メール不達の確認記録表

届かない可能性があるとき、または月に一度の定期確認のときに、送信元と宛先の組み合わせごとに1行ずつ記入します。フォームの試験は自分でお客様として送り、通知と自動返信を別の行に分けて記録してください。テスト送信には架空のお客様名・金額などの試験用データを使い、実際の見積や図面を社員の個人アドレスへ送らないでください。結果は「その宛先・その時点」の確認として記録し、お客様に届いた証拠としては扱いません。一時的なエラーは、送信ログで自動再試行中か確かめてから手動で再送します。エラーメールは要点だけを書き、原文は照会のときに転送します。DNSなどの設定はこの表をもとに管理者へ照会し、自分では変更しないでください。記入例は架空なので、自社の送信元と担当者に置き換え、お客様のアドレスは書かないでください。

記入例は架空です。空欄行を複製し、自社の運用に合わせて使ってください。
出典：工務店の教養 / 工務店のメールが届かないとき｜返信なしと不達を分け、送信元・バウンス・フォームを確かめる順番