一括資料請求の受付・重複照合・初回連絡の記録表

一括資料請求の反響の通知を受けたら、媒体名・請求日・資料名・申込み時の連絡の希望を1行に写します。次に電話番号とメールアドレスで既存の台帳と照合して重複の候補を出し、氏名・住所・履歴を人が確かめて本人と確認できた場合だけ重複の種類を書きます。疑わしい場合は「保留」とし、過去の接点に触れない文例Aにします。文例Bは本人と確認できた場合、文例Cは発送通知メールを了承した送付のみ希望の場合に限り、メールも不要な方は郵送のみとします。以前に連絡不要と希望された方は、今回の資料の送付と必要な受付連絡だけにとどめ、連絡停止の記録を維持してください。返事で継続の希望が確認できた方だけを案内に登録し、返事がない方には電話も登録もしません。記入例は架空なので、自社の受付記号と媒体名に置き換え、氏名・連絡先はこの表ではなく台帳本体で管理してください。

記入例は架空です。空欄行を複製し、自社の運用に合わせて使ってください。
出典：工務店の教養 / 一括資料請求の追客｜工務店が最初に確かめる3つのことと、初回メール3例