工務店・ハウスメーカーのAI利用契約確認 保存・学習利用・解約時の論点

AIサービスの利用規約を読んでも、「この業務で、この情報を入れてよいか」までは決まりません。同じサービスでもプランや機能によって適用される文書と設定が違い、入れる情報によって確かめるべき条件が変わるからです。判断の材料になるのは、自社が契約するプランと機能に適用される文書、入力・履歴・添付・ログといったデータごとの保存と利用目的、管理画面の設定が文書どおりに効いているか、規約が変わったときと解約するときに何が起きるか、の四つです。確かめられない点が残る用途は保留にし、入れる情報を狭めて始めます。

この記事は、導入するサービスの候補が決まった後の確認を扱います。候補を選ぶ段階で提供者に何を聞くかは工務店のAIサービス選定質問集｜機能以外に確認する項目、利用者の追加や停止などアカウントの管理は工務店のAIサービス権限管理｜共有アカウントに頼らない運用で扱います。

説明には、架空の「工務店例002」が二つの用途を検討する例を使います。実在の工務店、サービス、契約を示すものではありません。

01.承認は「サービス」ではなく「プラン×機能×用途」で出す

法人プランと個人プラン、ブラウザー版とAPI版、通常のチャットとファイル添付や外部連携では、適用される文書や管理設定が異なることがあります。公開済みの施工事例から見出しを作る用途と、施主の名前や住所を含む打ち合わせ記録を要約する用途では、確かめるべき保存や閲覧の条件も違います。

そこで承認は「サービス名×契約プラン×使う機能×用途×入れる情報の区分」の組み合わせごとに出します。「法人プランだから全機能を使える」「公開情報で試して問題なかったから顧客情報にも使える」とは考えません。後から添付や音声記録、外部連携を使い始めるときは、データの通り道が変わらないかを確かめ直します。

結論は次の四つのどれかにします。

条件付き承認の条件は、「個人情報に注意する」のような心がけではなく、「公開済みページの文章だけを入れる」「ファイルを添付しない」「会社指定の法人アカウントだけを使う」のように、使う人や管理者が実行できる形で書きます。工務店例002では用途Aを条件付きで承認しても、用途Bは保留になることがあります。「このサービスを承認した」とだけ残すと、保留中の用途まで使ってよいと読まれるため、結論は用途ごとに残します。

02.適用される文書と管理画面をそろえる

最初に集めるのは、営業担当から案内された利用規約のURLだけではありません。保存、学習利用、解約の条件は、利用規約、プライバシー関連文書、法人向けの条件、データ処理に関する文書、管理者向けの資料、料金・解約の案内などに分かれて書かれていることがあります。文書の名前ではなく、何を決めている文書かで集めます。

Webの文書は後から変わるため、URLだけでなく、改定日や版、確認した日、適用されるプラン、該当箇所を控えます。文書同士の書き方が違うときは、どれが優先するかを定めた条項を探します。営業資料に「入力は学習に使わない」とあっても、それが予定のプランや添付ファイルに適用される正式な条件かは別に確かめます。

分からなかった点は空欄にせず、「資料では特定できない」「設定画面を未確認」「提供者に照会中」と状態を書きます。何が足りないかが見えれば、影響する用途だけを保留にできます。

一度集めた資料も、いつまでも有効ではありません。契約プランや名義を変えたとき、添付・音声・外部連携などの機能を加えたとき、入れる情報の区分を広げたとき、規約や設定画面が変わったとき、誤入力などの事故が起きたとき、解約や乗り換えを考え始めたときは、定期の確認日を待たずに見直します。

03.保存と削除はデータの行き先ごとに読む

「AIに入れたデータ」と一括りにすると、保存や削除の条件は確かめられません。入力した文、添付ファイル、生成された出力、会話履歴、操作ログ、サポートへの問い合わせ記録、外部連携先に送られた情報は、それぞれ別の場所で別の条件で扱われている可能性があります。サービスの内部構成を推測するのではなく、自社から見える入口と保存先と出口を並べ、それぞれについて次の四点を契約文書から拾います。

1. 何が保存されるか 2. どの期間、またはどの条件まで保存されるか 3. 誰が、どの操作で削除できるか 4. 通常の削除の対象にならない例外（安全対策のための保持、バックアップなど）があるか

期間が見つからないときに「無期限」と推測せず、「確認した資料では期間を特定できない」と書いたうえで、その不明点が用途にどう響くかを判断します。用途Aのように公開済みの情報だけを入れるなら影響は小さく、用途Bのように社内の情報を入れるなら保留の理由になります。

画面から会話を削除できても、操作ログ、バックアップ、問い合わせ記録、連携先のデータまで同時に消えるとは限りません。反対に、削除の証明書がないことだけを理由に「消えていない」とも言えません。対象ごとに、文書に書かれた条件と自社が実際に行った操作を分けて残します。

AIサービスの外も忘れがちです。出力をメール、個人のメモ、表計算、顧客管理システムに写せば、サービス側で消しても社内に残ります。用途ごとに正式な保存先を決め、目的のない複製を増やさないようにします。

04.「学習に使わない」は、ほかの利用目的まで決めない

「入力をモデルの学習に使わない」という条件と、品質改善、安全性の確認、不正利用の対策、サポート対応、人による確認のための利用は、同じ意味とは限りません。学習から除外されると分かっても、それだけで保存、閲覧、ログ、問い合わせ時の扱いまで確認できたことにはなりません。

学習除外の設定や申請がある場合は、申請した日、対象の組織とデータ、反映を確かめた日、後から加わった利用者にも効くかを控えます。

確認の結果は、入れてよい情報の範囲に反映させます。工務店例002で学習からの除外が確認できても、品質改善、ログ、サポートでの扱いが確かめられていなければ、社内のメモを入れる用途Bは保留のままにし、用途Aは入れる情報を公開済みの文章に限って始めます。用途ごとの承認文の書き方は、最後の確認票の章で示します。

契約の要約をAIに頼むときの注意

条項の整理にAIを使うこと自体はできますが、出てきた要約をそのまま結論にはしません。たとえば、AIが次のように答えたとします。

このサービスは入力を学習に使わず、データも安全に削除されるため、顧客情報を入力して問題ありません。

この文には、どのプランの話か、学習以外の利用目的、保存期間、削除の例外、顧客情報を入れてよい根拠のどれもありません。使えるのは次のような形です。

確認した法人向けWeb版の資料では、標準チャットの入力・出力をモデルの学習から除外する旨の記載を確認した。一方、品質改善、安全性確認、操作ログ、問い合わせ記録の扱いと、削除後の例外保持は別に確認が要る。この確認だけでは顧客情報を入れてよいかは決まらないため、用途Aは公開済みの情報に限る。

直した文では、確認できた事実、確認できていない事実、当面の使い方が分かれています。AIに頼むときも、入力・添付・出力・ログの対象ごとに、利用目的、保存期間、削除の起点、例外、適用プラン、根拠の箇所を表にさせ、書かれていない項目は「記載を確認できない」と出させると、原文に戻って確かめやすくなります。入れる情報の区分そのものの決め方は工務店のAI入力データ分類｜社外秘・顧客情報・公開情報の扱いで扱います。

05.個人情報が入る用途で追加して確かめること

氏名を役割名に置き換えたり住所の一部を削ったりしても、現場名、家族構成、工程、見積額などを組み合わせると、個人や案件が分かる場合があります。公開済みでも、特定の個人を識別できる情報は個人情報に含まれます。このため、用途Aでも公開ページを丸ごと入力せず、個人を識別できる情報を含まない文章に限ります。置き換えれば必ず安全になるとは考えず、判断が難しい用途は入力を止めて確かめます。個人情報を入れる可能性がある用途では、利用目的、保存、共有、委託の関係、安全管理措置を具体的に整理します。その際の一次資料は、個人情報保護委員会の個人情報保護法ガイドライン（通則編）です。

データの処理には、契約先の会社だけでなく、クラウド基盤、外部のモデル、サポート、連携アプリなど複数の事業者が関わることがあります。関わる事業者が多いこと自体を不承認の理由にはしませんが、どの事業者がどのデータに接するのか、再委託先が追加・変更されたときにどう知らされるのかは確かめます。外部連携は、本体の契約に含まれているように見えても、取得する権限や送信先が変わります。承認していない連携は追加しません。

国外の事業者が関わる場合、国名だけで適否は決まりません。個人データの処理を外国にある事業者に委託する場合にも、外国にある第三者への提供に関する規律（個人情報保護法第28条）が及び得ます。同条第1項が適用される提供では、国内の委託と同じように「委託だから第三者提供の同意は不要」とは判断できず、原則として外国への提供を認める本人の事前同意が必要です。ただし、委員会規則で定める同等の保護制度を持つ国への提供、基準に適合する体制を整えた相手への提供、法令に基づく場合などの法第27条第1項各号に当たる提供には例外があります。同等国・基準適合体制の場合も、第27条に沿った提供の根拠は必要です。基準適合体制を根拠にする場合には、その後の措置の継続確認や本人の求めに応じた情報提供も必要になります。こうした条件と、同意を得る際に伝える情報は、外国にある第三者への提供編で確かめます。

一方、個人情報保護委員会のQ&Aは、クラウドサービスの利用が提供や委託に当たるかを、保存するデータに個人データが含まれるかではなく、クラウドの事業者が個人データを取り扱うことになっているかで判断するとしています。契約条項で事業者がサーバ上の個人データを取り扱わない旨が定められ、適切にアクセス制御が行われている場合などは提供に当たらず、外国の事業者のサーバに保存する場合も同じです（Q7-53、Q12-3）。

その場合、法第25条の委託先監督義務は課されませんが、自社の安全管理措置は必要です。個人データを外国の事業者のクラウドに保存する場合（サーバが国内でも同じ）や外国のサーバに保存する場合は、当該外国の個人情報保護制度等を把握したうえで必要かつ適切な措置を講じます。保有個人データについては、事業者・サーバが所在する外国の名称と講じた措置を、本人が知り得る状態に置く必要があり、本人の求めに応じて遅滞なく回答する方法も含まれます。サーバの所在国を特定できない場合は、その旨と理由に加え、候補国など本人の参考になる情報を示します（Q7-54、Q12-3、Q10-25）。

このQ&Aの結論は、事業者がサーバ上の個人データを取り扱わないことが前提です。生成AIサービスは入力を処理して回答を返し、規約によっては品質改善やサポートで内容を扱うこともあるため、単に保存するクラウドと同じ条件に当てはまるとは限りません。個人情報保護委員会の生成AIサービスの利用に関する注意喚起等（2023年6月2日）は、個人情報を含む入力が利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確認するよう求めています。また、本人の同意なく個人データを含む入力をし、それが応答の出力以外の目的で扱われる場合は法の規定に違反する可能性があるとして、提供事業者が機械学習に利用しないこと等を十分に確認するよう求めています。自社の使い方に機械的に当てはめず、関わる事業者とその役割、対象の情報、契約上の根拠を整理したうえで、疑問が残る用途は始める前に法務担当者や外部の専門家に確認します。

責任の制限、出力の権利、他者の権利との関係も、この記事の範囲では法的な評価を完結させません。該当する条項と事実関係を記録し、疑いのある用途は専門家の確認を待ちます。

06.規約が変わったら、差分を用途ごとに判定する

変更の通知を受け取っても、新しい規約を保存しただけでは運用は変わりません。通知は担当者個人のメールではなく、契約管理用の共有アドレスなどで受けると、異動や退職の後も追えます。

旧版との違いを、保存、利用目的、閲覧、処理する事業者、設定、解約といった論点に振り分け、どの用途とどの情報区分に効くかを判定します。判定は「そのまま継続」か「全社停止」かの二択にしません。影響なし、手順の修正で継続、設定を直してから継続、一部の用途だけ一時停止、入れる情報を狭めて継続、専門家の確認まで保留、契約やサービスの変更、と幅を持たせれば、公開情報だけを扱う用途Aは続け、社内情報を扱う用途Bだけを止めるといった対応ができます。

使う人には規約の全文を転送するのではなく、「添付機能は再確認が終わるまで使わない」「用途Aの標準チャットは変更なし」のように、自分の操作がどう変わるかを伝えます。

07.学習利用・履歴・削除は架空のデータで試す

契約文書に書かれた条件が管理画面で実際に再現できるかを、導入前に試します。対象は、契約と設定の対応が特に重要な学習利用、履歴、削除の三つです。利用者の追加・停止や共有、外部連携、管理者の交代の試験は、権限管理の記事で扱う導入前の確認に任せます。試験には顧客情報や実際の図面を使わず、架空のデータを使います。

管理画面の値は、新しい利用者に最初に入る初期値、管理者が組織全体に固定できる値、利用者が個別に変えられる値に分けて記録します。初期値が望ましくても、利用者が変えられるなら定期的な確認が要ります。組織全体に固定できれば、一人ひとりの注意に頼る部分を減らせます。

契約文書では学習から除外できると読めるのに、予定のプランの管理画面で確かめられないこともあります。その場合は、契約のプラン・名義・組織が一致しているか、設定が申請式か画面式か契約時の自動適用か、組織全体と個人のどちらに効くか、反映までの時間を順に確かめ、それでも分からなければ食い違いを具体的に示して提供者に照会します。確認が終わるまで、影響する用途は始めません。都合のよい方だけを採用しないことです。

08.解約は契約の前に試す

解約の条件は、やめると決めてから読むものではありません。導入前に架空のデータで、必要なものを取り出せるか、連携を外せるか、利用者を止められるか、解約後に何が残るかを確かめておきます。会話履歴だけでなく、テンプレート、社内向けの指示文、プロジェクトの設定、連携の設定、利用者の一覧も業務の資産になります。取り出せないものは、乗り換え時に作り直す負担として見積もっておきます。試用環境や提供者の案内を使い、どこまで実際に操作でき、どこから先が文書の確認や問い合わせになるかを分けて記録します。

日付は一つの「解約日」にまとめません。解約を決めた日、更新停止の期限、課金の終了日、アクセスの終了日、データ出力の期限、削除の予定日は、それぞれ違うことがあります。

本番の終了は次の順で進めます。

一般の利用者と管理者を同時に止めないのは、解約の受付、最終の請求、削除の時期、アクセスの停止を確かめるのに管理者の権限が要る場合があるからです。残す管理者も通常の利用はせず、解約後の確認に必要な操作だけを行います。

解約前にすべての会話を保存すると、誤って入れた情報、使わなかった案、目的のない個人情報まで社内に持ち帰ります。残すのは、正式な成果物やその根拠、業務を続けるのに必要なテンプレートや設定で、保存先と保存期間と管理者が決まっているものに絞ります。出力した後は件数だけでなく、文字化け、添付の漏れ、日時の欠落、開けない形式がないかを中身で確かめます。

09.確認結果を一枚の確認票にまとめる

最後に、確認の結果を用途ごとの確認票にまとめます。長い条文、画面の記録、規約の差分、解約の試験結果は別の記録にし、確認票からたどれるよう番号でつなぎます（例：条項・証拠記録E-01、設定照合記録S-02、規約変更差分記録D-03、解約試験記録X-01）。

空欄は「問題なし」ではありません。工務店例002の用途Aは、次のように書けます。

用途A「公開済み施工事例を基にした広報文案作成」を条件付きで承認する。会社指定の法人アカウントと承認済みの標準機能だけを使い、公開済みの施工事例・見学会情報のうち、個人を識別できる情報を含まない文章に入力を限る。顧客の氏名・住所・連絡先、非公開の写真、未公開の図面、見積明細、添付ファイルは入れない。生成結果は広報担当者が元の公開ページと照合する。外部連携の追加、入れる情報の拡大、保存・学習利用・解約条件の変更があれば再審査する。

用途Bは保留です。

用途B「社内会議の要点整理」は保留する。個人名などを除いても案件を特定できる情報が残る可能性があり、予定する入力に対する保存、閲覧、利用目的の確認が終わっていないためである。確認が終わるまで実際のデータは入れない。架空の会議メモによる設定の試験は、業務利用と分けて行う。

運用を始めた後に確認票と実態が食い違っていたら、まずその用途の新しい入力を止め、影響する利用者、期間、入力内容、連携先を特定してから、設定の修正、提供者への確認、再周知、用途の再承認へ進みます。個人情報の漏えいが疑われる場合は、工務店のAI利用ミスへの対応｜誤送信・誤掲載の連絡と修正の手順に移ります。