IT導入補助金の実績報告・効果報告デジタル化・AI導入補助金2026で集める証拠と数値

交付決定を受けたあと、工務店が出す報告は二つあります。一つは補助金が入金される前の実績報告で、交付決定のあとに契約・発注し、申請したITツールが納品され、決められた方法で代金を払い、報告の時点で使い始めていることを、日付・名義・金額・ツール名がつながる書類で示します。もう一つは効果報告で、入金後も数年にわたり、ITツールを使い続けていることと、営業利益、人件費、給与、最低賃金などの数値を、申請時と同じ定義で報告します。

どちらも、あとから書類を探すと揃わないものが出ます。振込の完了画面は表示期間が過ぎると取れなくなり、給与の対象者は年度末に組み直すと入退社の月を確かめ直すことになります。この記事では、何をいつ残しておけばよいかを、制度の要件と社内の工夫に分けて説明します。

対象は、デジタル化・AI導入補助金2026の通常枠です。公式サイトはこの制度を「デジタル化・AI導入補助金（旧：IT導入補助金）」と表記しており、過去にIT導入補助金2022～2025で交付決定を受けた事業者には、賃上げなどで別の要件がかかります。ページ番号は通常枠の公募要領の冊子の番号で、2026年10月3日に確認した内容です。個別の期限は申請マイページと事務局の最新の案内が優先します。

01.実績報告と効果報告は、示す事実が違う

実績報告は「買って、払って、使い始めた」ことの確認です。提出後に事務局の確定検査があり、補助金の額が示され、補助事業者が承認してから交付されます。効果報告は「使い続け、経営の数値がどう変わったか」の確認で、交付のあとに続きます。

置き場所も分けておくと迷いません。実績報告には取引の証拠を、効果報告には継続利用と経営数値の根拠を置き、両方に要る資料だけを参照させます。申請の準備やGビズIDの扱いはデジタル化・AI導入補助金の申請準備、交付決定前に契約してはいけない理由はIT導入の補助金と契約時期で扱っています。

02.実績報告の期限と、事業の順序

公募要領30ページでは、補助事業の実施・実績報告の期間を「交付決定日～6ヶ月間程度」とし、詳しい締切は事業のホームページで順次公表するとしています。2026年10月3日時点の事業スケジュールで通常枠として日程が載っている締切は2026年10月30日17時で、交付決定日は12月10日（予定）、事業実施期間と実績報告の期限は2027年5月31日17時（予定）です。それより後の締切回の日程はまだ載っていません。交付決定日から6か月を自分で数えるのではなく、申請マイページに表示される期限を正本にします。

同じ30ページは、事業の実施を「契約・発注」「納品・導入」「請求・支払い」の三つの手続きとし、契約・発注がすべてに先立つこと、その後の納品と支払いの順序は問わないが、支払いの前に必ずIT導入支援事業者から請求が出ていること、実績報告までにすべてのITツールで利用・運用が始まっていることを求めています。確定検査で、契約より先に納品や支払いがあった、請求より先に支払っていたと分かれば、補助金は交付されず、交付決定が取り消される場合があります。

ですから、支払いは到達点ではありません。ライセンス料を払っていても、アカウントが発行されていない、初期設定が終わっていない、社員がログインできない状態では、報告の準備ができたとは言えません。社内では、交付決定日、契約日、発注日、納品日、導入開始日、請求日、支払日、利用開始の確認日、提出日を一列に並べ、それぞれの当日に証拠を取ります。

社内の締切を公式期限より前に置くのは自社の判断ですが、IT導入支援事業者の確認、書類の取り直し、代表者の最終確認には日数がかかります。たとえば公式期限の10営業日前を社内締切にすれば、差戻しが一度あっても間に合う余白が残ります。

納品が遅れるなど申請した内容に変更が生じたら、速やかにIT導入支援事業者へ共有し、事務局へ報告することが35ページ（ク）で求められています。予定を上書きせず、旧予定、変更理由、新予定、連絡した日を残し、自社の判断で別の製品に置き換えてから報告する進め方は避けます。

03.証憑は一つの取引としてつながるように集める

PDFを一つのフォルダに入れただけでは足りません。確定検査で見られるのは、契約書、請求書、振込明細、利用画面が同じ取引を指しているかどうかです。製品名、契約期間、相手先、金額がつながらなければ、追加の確認を求められます。

31～32ページは、実績報告に要る書類として、IT導入支援事業者から補助事業者へ出された請求書（内容が「一式」で詳細が分からなければ請求明細書も）、支払いの証憑、補助金を受け取る口座の情報（国内の口座に限り、キャッシュカードの写しは不可）、ITツールを使っていることが分かる資料を挙げています。書類を受け取った時点で、次の六点を確かめておくと、後で慌てません。

施工管理システムでは、見積、工程、写真、原価など複数の機能が一つの契約に入り、申請時のツール名、請求書の商品名、画面上のサービス名が違うことがあります。単語の一致で判断せず、どの資料のどの行が申請した対象に当たるかの対応表を、IT導入支援事業者に作ってもらうか、自社で作って確認してもらいます。対象外の作業を同時に頼むなら、請求明細で対象と対象外を分けてもらいます。

ファイル名に日付、資料の種類、対象、金額を入れると探しやすくなります（例：2026-12-20_請求書_○○施工管理_税込1100000円）。ただしファイル名は証拠ではないので、原本の表示を変えたり、日付を書き足した画像を原本扱いしたりはしません。紙をスキャンするときはページの欠けや印影の読みにくさを見て、インターネットバンキングは振込予約ではなく取引完了が分かる画面を、支払ったその日に保存します。

04.支払いは、方法と名義を先に確かめる

31ページの支払方法は、原則として銀行振込とクレジットカード1回払いだけで、ほかの方法で払うと補助金を受けられません。

• 銀行振込：補助事業者の口座からIT導入支援事業者の口座へ。窓口やATMでも現金での支払いは認められない。口座振替も可だが、通帳などで補助事業者からIT導入支援事業者へ払ったことが分かる書類が要る。
• クレジットカード：分割払いやリボ払いではなく1回払い。法人は法人・ビジネス・コーポレートカードなど法人名義の口座から決済されるもの、個人事業主は本人名義のカード。利用明細には支払日、支払元・支払先、金額、利用内容、引落し口座の情報が要る。

35ページ（エ）は、支払元は必ず補助事業者の口座、支払先は必ずIT導入支援事業者の口座とし、補助事業者名義でない口座から払った場合は補助金を受けられないとしています。支払った後に名義や方法を直すことはできないので、請求書が届いたら、申請内容との照合、交付決定後の取引か、支払元と支払先の名義、支払方法を確かめてから経理が払う、という順序を決めておきます。支払データを作る人と承認する人を分けるだけでも、社長個人のカードや対象外の払い方を止めやすくなります。

架空例で考えます。木造住宅会社A社が、施工管理ソフトを税込110万円で導入し、補助対象にならないデータ整備を税込22万円で同時に頼んだとします。請求書が「システム導入一式132万円」だけでは、どこまでが申請した対象か分かりません。契約書と請求明細で「登録ITツール110万円」「対象外作業22万円」を分け、振込額132万円との関係を説明できるようにします。消費税は補助対象外の経費なので（18ページ）、対象経費として考えるのは税抜きの100万円です。それが全額認められても、補助金は補助率を掛け、確定検査を経て決まる額で、100万円が入金されるわけではありません。

請求の前に払ってしまった場合、領収書を作り直して順番を整えることはできません。事実と時系列をそのままIT導入支援事業者に伝え、申請マイページや事務局の案内に従います。

05.利用開始は、画面と契約の範囲で確かめる

納品は契約したツールや役務が提供されたこと、利用開始は自社が使い始めたことで、別の事実です。32ページは、利用を証する資料として、ソフトウェア名が分かる画面と、利用者が補助事業者だと分かる画面を挙げ、確認できなければ別の書類を求めることがあるとしています。

施工管理ツールなら、会社名が表示された管理画面、契約プランの画面、ユーザー一覧、案件の登録画面が候補です。顧客名、住所、図面、個人の携帯番号が写り込みやすいので、提出に要らない個人情報は入れず、必要な項目が読める画面を選びます。

現場には「補助金の証拠を撮って」と頼むより、確かめる項目を渡します。以下は会社名・担当者・案件名すべて架空の記入例で、制度の様式ではありません。

対象ITツール：○○施工管理クラウド
補助事業者名：株式会社若杉工務店（架空）
確認日：2027年1月18日　確認者：工務部・山田
確認した機能：案件登録、工程共有、工事写真登録、日報入力
利用者：工務担当4名、事務担当1名
初めての実運用：架空の「若杉町モデル住宅」案件で工程を登録
取得した画面：会社名の表示、契約プラン、利用者一覧、案件画面
未完了：原価管理機能の操作研修（1月22日予定）
判断：基本機能は使い始めた。契約範囲全体の完了は責任者が再確認

この例のように、基本機能を使い始めても契約した役務が残っていれば、全体が完了したとは言えません。導入設定、マニュアル作成、導入研修は大分類Ⅲの役務（17ページ、カテゴリー6）に当たり、研修3回の契約で2回しか終わっていなければ注意が要ります。役務を契約しているなら、実施日、参加者、内容、成果物も残します。導入が遅れたときは、仮データを入れて稼働済みに見せるのではなく、未完了の項目と完了予定を一覧にし、期限に間に合わないおそれが見えた段階でIT導入支援事業者に伝えます。

06.提出、確定検査、承認、入金は別の段階

交付決定後の手続きのページによると、実績報告は、補助事業者が申請マイページで情報を入力し証憑を添付して作成し、IT導入支援事業者が内容を確認して必要な情報を入力し、最後に補助事業者が確認して事務局へ提出します。実績報告期間中に正しく報告しなければ、補助金は交付されません。

起きやすいのは「IT導入支援事業者に渡したので提出済みだと思っていた」という行き違いです。IT導入支援事業者の確認が終わっても、補助事業者が提出しなければ提出にはなりません。資料回収中、社内照合中、IT導入支援事業者の確認中、最終確認中、提出済み、確定検査の対応中のどこで止まっているかを、社内で一か所に書いておきます。差戻しで書類を差し替えるときは元のファイルを消さず、理由と日付を残し、発行元の記載誤りは発行元に訂正を頼みます。自社で画像を加工して直すことはしません。

提出しても、その時点で補助金額が決まるわけではありません。確定検査のあと、申請マイページで検査結果と補助金交付決定額を確かめ、相違がなければ承認します。承認にはSMS認証が要り、承認しなければ補助金は交付されません。

SMSが届く携帯電話は、申請者自身が管理する一つの番号を登録するよう求められています（10ページ（カ））。退職者の携帯のままになっている、社長が端末を替えて受信できない、という事態に備え、実績報告の前に登録番号を持っている人と受信できるかを確かめます。住所や代表者名などが変わったときは、申請マイページから変更申請をします（35ページ（キ））。申請マイページのIDとパスワードは、IT導入支援事業者を含む第三者に渡してはいけません（11ページ（シ））。

確定検査の結果に違和感があれば、承認してから相談するのではなく、表示された内容と減額の理由を確かめ、IT導入支援事業者に共有して、事務局の示す方法で問い合わせます。

資金繰りでは、申請した額、交付決定の額、確定検査後に承認した額、入金額を別の列にします。架空のA社なら、申請時に見込んだ補助金の額は経営会議の資料で「申請上の見込み額」として示し、確定検査後に示された額を承認した時点で初めて確定額として扱い、実際の入金日も別に記録します。代金はまず全額を自社が払い、補助金は検査と承認の後に入るため、その間の資金を見込んでおく必要があります。仕訳や税務の扱いは税理士や会計担当者に確かめます。

07.効果報告の数値は、申請時と同じ定義で毎月集める

33ページは、事業終了後に、営業利益、人件費、減価償却費、事業者当たりの総労働時間、1人当たり給与支給総額（非常勤を含む全従業員）、事業場内最低賃金（事業場内で最も低い賃金）と、ITツールを継続して使っていることを証する書類を報告するとしています。根拠となる決算書などの提出も求められ、賃上げ要件については賃金台帳などの提出を求める場合があります。

労働生産性は10ページで次の式と定められています。

労働生産性＝（営業利益＋人件費＋減価償却費）÷年間の事業者当たり総労働時間

分子は円、分母は時間でそろえます。千円単位の決算資料を使うなら、途中で円と千円を混ぜないようにします。架空例として、ある年度の営業利益800万円、人件費7,200万円、減価償却費1,000万円、年間総労働時間4万時間なら、分子は800＋7,200＋1,000＝9,000万円、労働生産性は9,000万円÷4万時間＝2,250円／時間です。計画では、この値を1年後に3％以上、計画期間の年平均で3％以上伸ばす必要があります（IT導入補助金2023～2025の通常枠などで交付決定を受けた事業者は4％以上。10ページ（ク））。なお、未達のときに返還を求める場合として13～14ページと34ページに挙がっているのは、次の章の賃上げの要件です。

1人当たり給与支給総額は、給与支給総額を従業員数で割ったもので、10～11ページで定義が細かく決まっています。

• 含めるもの：給料、賃金、賞与、残業手当、休日出勤手当、職務手当、地域手当、家族（扶養）手当、住宅手当など、給与所得として課税対象になるもの
• 除くもの：役員報酬、福利厚生費、法定福利費、退職金
• 対象の従業員：交付申請時の直近の事業年度と各算出年度で、全月分の給与を受けた従業員。中途採用や退職で全月分を受けていない人は、その年度に限り除く
• 除くことができる人：産前・産後休業、育児休業、介護休業などで時短勤務をしている従業員
• パートタイム従業員：正社員の就業時間に換算して人数を出す

給与システムの標準の集計とは一致しないことが多く、年度末にまとめて組み直すと入退社の月や時短の期間を確かめ直すことになります。毎月の給与が確定した時点で、対象者の区分、対象となる給与額、事業場内で最も低い賃金を、効果報告用の表に転記しておくと楽になります。営業利益は経常利益や粗利益と、人件費は申請時に計上した範囲と、総労働時間は対象者と期間を、それぞれ取り違えないよう、担当（経理か労務か）と一緒に表の見出しに書いておきます。

08.報告期間、賃上げ要件、解約の扱い

効果報告は一度では終わりません。33ページの期間は次のとおりです。

事業計画期間前はITツールを継続して使っていることの報告だけで、1～3年度目は数値を報告します。決算月によって対象の事業年度が報告期間中に終わらない場合は、事務局が案内する期間に報告します。

賃上げの要件は、申請した額と、過去にIT導入補助金2022～2025で交付決定を受けたかどうかで変わります（12ページ）。

• 150万円以上を申請：1人当たり給与支給総額の年平均成長率3％以上、事業場内最低賃金を地域別最低賃金＋30円以上、この計画を交付申請時点で従業員に表明
• 150万円以上を申請し、IT導入補助金2022～2025で交付決定を受けた：成長率3.5％以上、最低賃金＋30円以上、従業員への表明
• 150万円未満を申請し、IT導入補助金2022～2025で交付決定を受けた：成長率3.5％以上、従業員への表明
• 保険医療機関、介護サービス事業者、社会福祉事業者、学校などは適用外

従業員に表明したと申告したのに実際には表明していなかった場合は、交付決定が取り消されます。自社がどの要件で申請したかは、申請書と交付決定時の資料で確かめておきます。

賃上げ目標が必須の申請で、効果報告を期間内に出さなかった場合や、要件を満たしていないと事務局が確認した場合は、補助金の全部または一部の返還を求められます（34ページ）。返還の考え方は13～14ページにあり、最低賃金の目標が未達なら未達の年度に応じて全額から3分の1まで、給与の成長率が計画終了時に未達なら全額を求められる場合があります。返還額は交付額が上限で、加算金や延滞金は含みません。一方、最低賃金の目標では付加価値額（営業利益＋人件費＋減価償却費）の伸びが年平均1.5％に届かない場合、給与の目標では付加価値額が増えておらず計画期間3年の過半数で営業利益が赤字の場合、またどちらも天災など事業者の責めに帰さない理由がある場合は、返還を求めないとされています。「業績が悪かったから返還はないだろう」と自社で決めず、定義どおりに実績値を出し、事情があれば資料にして事務局の判断を受けます。

解約にも注意が要ります。導入したITツールを解約・利用停止したときは辞退の手続きが必要で、複数のツールのうち一部だけを解約しても補助事業の辞退とみなされる場合があります。廃業、倒産、事業譲渡、吸収合併などで補助事業をやめるときも同じです（33ページ、交付決定後の手続きのページ）。辞退すると補助金の全部または一部の返還が必要になる場合があり、賃上げ目標が必須の事業者が効果報告や達成状況の判定の前に辞退すると、未達とみなされて全額返還になります。利用者が少ない、料金が上がった、別のシステムに移りたいという理由でも、経理がサブスクリプションの更新を見て解約するのではなく、効果報告の進み具合と返還の扱いを確かめてから経営者が判断する流れにしておきます。

09.社内の改善指標は、制度の数値と分けて見る

ITツールを入れた目的は業務の改善なので、写真整理の時間、日報の作成時間、工程の遅れの件数、追客漏れの件数など、自社の指標で効果を測ることには意味があります。ただし、社内の指標がよくなっても、制度上の労働生産性や賃上げ目標を達成したことにはなりません。

指標は導入前に同じ方法で基準値を取り、対象業務、対象者、期間、除外条件を固定しておきます。架空例として、工務店B社が工事写真の管理ツールを入れ、現場監督4人について導入前後それぞれ3か月、1現場・1週間あたりの写真整理時間を比べたところ、120分から75分に減ったとします。削減は45分で、10現場を同時に見ているなら45分×10現場＝450分＝7.5時間／週です。繁忙月と閑散月を比べた結果をツールの効果と言い切らないこと、記録の項目が減って必要な施工記録が失われていないかを合わせて見ることも必要です。紙の日報とシステム入力が並行していると、導入直後はかえって時間が増えるので、旧い運用をいつやめるかも決めておきます。

会計ソフトを導入する場合の整理は会計ソフト導入と補助金にあります。

10.保存期間と担当交代

35ページ（カ）は、補助事業に関するすべての書類を、補助事業の完了の日が属する年度の終了後5年間保管し、検査のときに閲覧・提出に協力するよう求めています。例として、交付決定通知、契約書、注文書、納品書、導入通知書、請求書、振込受領書、領収書、役務の実施実態の資料（業務日誌、勤怠管理簿）が挙がっています。起点は交付日でも実績報告日でもないので、自社の年度、補助事業の完了日、保存期限を台帳に書いておきます。補助事業の経理は他の経理と区別し、収支を帳簿で明らかにしておくことも求められています（35ページ（オ））。

効果報告は2031年1月まで続くため、途中で担当が替わることを前提にします。保存先を担当者個人のパソコンやメールにせず、共有の場所で閲覧と編集の権限を分け、原本、提出用ファイル、提出控えを区別します。引き継ぐときは、フォルダの場所だけでなく、申請マイページの管理者、登録している携帯電話、次の効果報告の対象年度、答えていない照会、ITツールの更新日と解約の権限、IT導入支援事業者の担当者を渡し、後任が実際にログインでき、原本を開け、効果報告の計算を再現できるところまで確かめます。パスワードは平文で引継書に書かず、自社の認証情報の管理方法で移します。

11.不備に気づいたら、先に止めて事実を固定する

実績報告の前に問題が見つかったら、まず次の処理を止めます。請求前の支払いに気づいたら追加の送金を、契約内容の食い違いに気づいたら納品確認や支払いの承認を止めます。辻褄を合わせようとして新しい書類を作ると、時系列がかえって分からなくなります。

次に、交付決定通知、メール、契約書、請求書、振込記録、画面をそのまま保存し、誰がいつ何を確かめたかを、推測と事実を分けて書きます。「契約したと思う」ではなく「契約書の日付は○月○日」と書きます。そのうえでIT導入支援事業者に共有し、申請マイページや事務局の案内に従います。

• 交付決定前の日付がある：契約、発注、納品、支払いのどれかを特定して資料を保全する
• 支払名義や請求額と振込額が違う：口座の持ち主、振込手数料、値引き、対象外経費、複数の請求の関係を分けて照会する
• ツール名が一致しない：申請時の登録名、商品名、画面の表示名の対応をIT導入支援事業者に確かめる
• 利用開始できていない：未完了の設定、研修、データ移行を特定し、期限内に終わるかを判断する
• 効果報告の値を再現できない：前年度の対象者、単位、除外条件を根拠資料から復元する

効果報告で計画の未達が見込まれても、数値を組み替えてはいけません。効果報告で事業の実態がない、ITツールが導入されていないなどの疑いが生じると事務局から確認があり、補助事業が行われていないと分かれば、交付決定の取消しや返還、是正の要求がありうるとされています（34ページ）。