デジタル化・AI導入補助金の申請準備アカウントと必要手続き

デジタル化・AI導入補助金2026に申請する前に、何を取り、誰が持てばよいのか。すべての枠に共通する事前の手続きは、GビズIDプライムの取得と、SECURITY ACTIONの宣言の二つです。SECURITY ACTIONの申込みにはGビズIDが要るので、順番はGビズIDが先になります。この二つが済んでいないと、見積りと事業計画ができあがっていても提出できません。

もう一つ、取るだけでは足りないものがあります。申請マイページのログインID、パスワード、SMSを受ける携帯電話、連絡用のメールアドレスは、申請者自身が管理することが要件です。IT導入支援事業者（事務局の審査を経て採択され、ITツールを提供して導入と申請を支援する事業者。公募要領7ページ）が入力を手伝っても、本人の認証と最後の宣誓・提出は工務店の側に残ります。社長、経理、総務、現場責任者が別々の情報を持つ工務店では、誰が認証し、誰が数値を作り、誰がIT導入支援事業者の入力を確かめ、誰が提出を決めるかを、先に決めておくことが準備の中身になります。

この記事は通常枠を中心に、2026年10月3日に公式サイト、通常枠の公募要領（2026年8月28日改訂）、GビズIDとIPAの案内で確かめた内容をもとにしています。ページ番号は公募要領の冊子に印刷されたものです。社内の締切、確認票、役割の分け方は編集部の提案で、制度が定めたものではありません。締切は公募回ごとに決まるので、公式サイトで確かめてください。

01.制度が求めることと、社内で決めること

制度が求めていることと、それを漏れなく実行するために社内で決めることは、分けて書いておきます。混ざると、社内の決まりを「補助金のルール」と思い込んだり、公募要領の要件を「できればやること」として後回しにしたりします。

上の四行は、申請前に必要な手続きと公募要領（9～11ページ、21ページ、35～36ページ）に書かれている要件です。下の二行は、複数の人が関わる会社で、入力の食い違い、認証できない、無断で提出された、といった事故を防ぐための工夫です。

通常枠の申請は、IT導入支援事業者と申請者が共同で作ります。ただし、共同で作るというのは、IT導入支援事業者に本人の認証や宣誓まで任せるという意味ではありません。資料づくりは分担してよく、認証と最後の判断は申請者に残す、というのが線の引き方です。社長がすべての資料を作る必要はありませんが、社長の携帯電話に届いた認証の情報を外部の担当者に転送し、その担当者だけが内容を見て提出する、という形は取れません。

02.GビズIDプライム：取り方で日数が変わる

GビズIDは、複数の行政サービスを一つのアカウントで使うための認証の仕組みです。この補助金で要るのは「GビズIDプライム」で（公募要領9ページ）、GビズIDのほかの種別のアカウントを持っているだけでは足りません。

取り方は二つあります。GビズIDの公式サイトによると、事業の区分とマイナンバーカードを持っているかどうかなどによって、オンライン申請と書類申請に分かれます。オンライン申請にはGビズIDアプリと、マイナンバーカードを読み取れるスマートフォンが要ります。2026年7月9日以降、オンライン申請の審査は速やかに行われるようになり、書類申請の審査期間は従来の最大2週間から最大1か月に変わりました。書類申請では、内容に不備があっても提出した書類は返送されません。

補助金の手続きフローのページは、発行までの期間を「おおむね2週間」と案内しています。どちらの数字も発行を約束する日数ではありません。書類申請になる会社は最大1か月を見込み、製品を比べ始めた時点で着手します。

公募要領の別紙（49ページ）は、取得に必要なものとして次を挙げています。法人は、法務局が発行した印鑑証明書の原本と、法人代表者印を押した申請書。個人事業主は、地方公共団体が発行した印鑑登録証明書の原本と、実印を押した申請書。証明書はどちらも発行日から3か月以内のものです。加えて、代表者または個人事業主本人のメールアドレスと、本人がSMSを受信できる電話番号が要ります。メールアドレスはアカウントのIDになり、電話番号は二要素認証に使われます。手続きの方法は変わることがあるので、申請の時点ではGビズIDの公式サイトの案内を優先します。

すでに持っている会社が確かめること

取得済みの会社にも、確かめることが三つあります。

一つ目は種別と有効期限です。GビズIDプライムには、アカウントの発行日から2年3か月の有効期限があります。期限が切れると、行政サービスへのログインなど一部の機能が使えなくなります。以前の補助金で取ったアカウントは、期限を先に見ます。

二つ目は、今の代表者が実際にログインできるかどうかです。工務店でよくあるのは、以前の補助金を担当して退職した社員のメールアドレスがIDになっている場合です。会社の代表アドレスに見えても、受信できるのが元社員だけなら、会社が管理しているとは言えません。パスワードを再設定できるか、SMSの認証が今の電話番号に届くかまで試します。ログインできても、認証が古い電話番号に送られるなら、まだ使える状態ではありません。

三つ目は登録情報です。代表者の交代、社名の変更、本店の移転があった会社は、登録の内容が今の登記と合っているかを見ます。

反対向きの問題もあります。総務の担当者が補助金の事務をしているからといって、代表者本人に届く認証の情報を、担当者の私用の端末にいつも転送する運用は適切ではありません。代表者が認証し、担当者は横で入力のもとになる資料を読み上げる、というように、本人の操作と事務の補助を分けます。

準備用の台帳に書くのは、管理者、登録したメール、認証用の電話の末尾4桁、最後にログインを確かめた日、問題が起きたときの連絡先です。パスワードそのものは書きません。表計算ソフトや紙の確認票に平文で写さず、会社で決めている安全な方法で管理します。

代表者が長い出張や入院で操作できないおそれがあるときは、締切の当日に代わりの人が認証する、と社内で決めてしまわず、早い段階でGビズIDと補助金の事務局に確かめます。役職者だから本人の代わりに認証してよい、という判断は社内ではできません。

03.SECURITY ACTION：GビズIDのあとに申し込む

SECURITY ACTIONは、中小企業や小規模事業者が情報セキュリティ対策に取り組むことを自己宣言する、IPAの制度です。この補助金では「一つ星」か「二つ星」のどちらかの宣言が要件で、交付申請のときに宣言済アカウントIDを入力します（公募要領9ページ、50ページ）。

順番に注意が要ります。IPAの申込方法のページによると、2026年4月1日に申込方法が変わり、自己宣言の申込みにはGビズIDのプライムまたはメンバーのアカウントが必須になりました。GビズIDを取ってからでないと申し込めません。期間は、補助金の公式サイトが宣言済アカウントIDの発行まで「おおむね2～3日」、IPAがGビズIDの取得からロゴマークの使用まで「最短1日で実施が可能」と案内しています。どちらも確約ではなく、入力の誤りを直す日数も見ておきます。

以前に宣言した会社も、そのままでよいとは限りません。公募要領は、第2回公募以降について、2026年4月に運用が始まったSECURITY ACTION管理システムで一つ星か二つ星の宣言を行っている場合に申請できる、としています（10ページ）。前の年度までの補助金のために宣言した会社は、今の管理システムで宣言済みになっているかをIPAの案内で確かめます。

一つ星と二つ星のどちらにするかは、通常枠の申請要件としてはどちらでも構いません。二つ星は、IPAの「5分でできる！情報セキュリティ自社診断」を実施し、情報セキュリティ基本方針を外部に公開していることが条件です。宣言の内容と社内の実態を合わせることが先で、基本方針を公開していないのに二つ星を選ぶことはできません。通常枠以外の枠での扱いは、その枠の公募要領で確かめます。

工務店は、顧客の住所、図面、資金計画、家族構成、工事写真、協力会社の連絡先を扱っています。宣言を担当者一人の事務にせず、退職者のアカウントが残っていないか、工事写真の共有リンクが無期限になっていないか、といった現状を一度見る機会にすると、導入するITツールで何を良くしたいのかも説明しやすくなります。

宣言済アカウントIDが届いたら、メールを個人の受信箱に置いたままにせず、申請の台帳にも写します。IDを入力する人と、それが自社の宣言のIDであることを確かめる人を分けると、別の会社の番号や申込みの受付番号を写してしまう誤りを防げます。予定を過ぎても届かないときは、迷惑メール、登録したアドレスの綴り、申込みが完了しているかを見て、申込みを重ねる前にIPAの問い合わせ先に確かめます。重複して登録すると、どのIDを申請に使うのか分からなくなります。

04.申請マイページの電話番号、メール、パスワードは申請者が持つ

公募要領は、連絡先とログイン情報について、次のことを求めています。

• 交付申請のとき、申請者自身が管理する携帯電話番号を一つ登録する。この番号に、申請に必要なパスワードなどがSMSで届く。事務局から連絡があれば応じる（10ページ）。
• 登録する担当者の携帯電話番号は、ほかの申請者の交付申請や、IT導入支援事業者の電話番号として使えない（35ページ）。
• 申請マイページのログインIDとパスワードは、責任をもって管理し、IT導入支援事業者を含む第三者に渡さない（11ページ）。
• 企業情報、連絡先の電話番号、メールアドレスなどは、必ず申請者自身が管理するものを設定する（35ページ）。

最後の点には、守らなかった場合の扱いも書かれています。第三者が管理するメールアドレスを使っているなど、管理者や受信者があいまいで、申請の内容に疑義が生じた場合、事務局はIT導入支援事業者に内容を確かめます。その結果、申請マイページの開設やその後の手続きを申請者自身が行っていない（なりすまし行為）と事務局が判断すれば、申請を含めて補助金の交付が取り消されることがあり、支援したIT導入支援事業者の採択の取消しや、双方の名称の公表もあり得ます（35～36ページ）。

工務店の側で決めるのは、この条件を満たしながら、担当者の退職や不在にも耐えられる持ち方です。社長の私用の携帯を登録するなら、通知を見落とさない方法を決めます。社用の携帯を登録するなら、誰が持ち、不在のときに誰が着信を見るかを決めます。メールアドレスは、IT導入支援事業者が作り、その事業者しか受信できないものは使いません。会社のドメインで補助金専用のアドレスを作る方法もありますが、大勢が読める共有の受信箱にすると認証の情報が広がるので、読める人を申請の責任者と補助の担当者に絞ります。

決めた内容は、一枚の確認票にしておくと引き継げます。

申請者名：株式会社青葉工務店（架空）
申請責任者：代表取締役 青葉太郎
GビズID登録メール：代表者本人が受信できる会社メール
申請マイページ用携帯：会社管理の社用携帯、末尾1234
通常の保管者：総務責任者
SMS確認が必要なとき：総務責任者が代表者へ端末を渡し、代表者が認証
不在時の対応：提出日を変更し、第三者による本人認証は行わない
事務局からの連絡共有先：代表者、申請事務担当、経理責任者
最終確認日：2026年○月○日

会社名、氏名、番号はすべて架空です。確認票には、パスワード、SMSの認証コード、本人確認書類の番号は書きません。端末がどこにあり、誰がどういう順で認証するかが分かれば足ります。

担当者が退職したときは、メールの転送だけで済ませず、申請マイページの登録情報とGビズIDの登録情報のどちらを変える必要があるかを分けて考えます。住所や代表者名など交付申請の情報に変更が生じた場合は、速やかに申請マイページから変更申請を行うよう定められています（35ページ）。事務局から不備訂正の連絡が来たときも、メールをIT導入支援事業者に転送して終わりにせず、申請の責任者が求められている内容と期限を読み、誰が直し、誰が根拠を確かめ、誰が再提出するかをその日のうちに決めます。

05.添付する書類は、有効かどうかまで見る

通常枠の交付申請に必要な書類は、法人が3種類、個人事業主が4種類で、代替の書類は一切認められません。必要に応じて追加の書類を求められることもあります（公募要領21ページ）。

法人が用意するのは、発行から3か月以内の履歴事項全部証明書、税務署が発行した直近分の法人税の納税証明書（その1またはその2）、直近分の貸借対照表と損益計算書です。

個人事業主が用意するのは、本人確認の書類として、有効期限内の運転免許証、運転経歴証明書、発行から3か月以内の住民票のいずれか。それに、税務署が発行した直近分の所得税の納税証明書（その1またはその2）、税務署が受領した直近分の確定申告書の控え、所得税の青色申告決算書または収支内訳書です。

細かい条件は22～23ページにあります。納税証明書は、納税の領収書ではなく、税務署が発行した「その1」か「その2」で、税目が法人税（個人事業主は所得税）であること。確定申告書は令和7年（2025年）分で、やむを得ない事情があれば令和6年分でもよいこと。確定申告書は税務署が受領したことが分かるものに限られ、第一表の控えに受付番号と受付日時が印字されているか、受信通知（メール詳細）を添えられることが要ります。税理士の印だけが押された書類は、適切な添付資料として扱われません。この方法で受領を確かめられない場合は、第一表の控えと、同じ年度の納税証明書（その2 所得金額用）を出すことで足りるとされています。

ファイルがあるかどうかではなく、発行した機関、税目、年度、期限、受領の確認まで見ます。「納税証明書」という名前のファイルでも、中身が消費税や都道府県税のものなら指定の書類ではありません。

添付する書類には、原則としてマイナンバーや保険者番号などの個人情報が載っていないものを使います。載っている場合は、黒塗りなどで判別できないようにします（22ページ）。黒い図形を上に重ねただけで、コピーすると文字が読める処理は避けます。加工する前の原本と提出用のファイルは分けて保存し、ファイル名に個人番号や生年月日を入れないようにします。

書類が期限までにそろわないときは、似た書類で代えて出すのではなく、提出する回を変えることを含めて判断します。通常枠は、事務局から再提出を指示された場合を除き、いったん提出した交付申請を結果の公表まで取り下げられません（24ページ）。

06.申請できる会社かを、先に確かめる

アカウントと書類がそろっても、申請者の要件に合わなければ進めません。確かめる順は、会社の規模、資本関係、過去の交付歴、ほかの補助金との重なりです。

規模。 建設業は、資本金の額または出資の総額が3億円以下の会社、または常時使用する従業員が300人以下の会社と個人事業主が、中小企業等に当たります（8ページ）。「常時使用する従業員」は、労働基準法第20条の「予め解雇の予告を必要とする者」を指し、会社役員と個人事業主は含みません（9ページ）。会社案内の人数や給与計算上の在籍者数とは一致しないことがあります。

資本関係。 規模が要件に合っていても、発行済株式の2分の1以上を同一の大企業が持っている、3分の2以上を大企業が持っている、大企業の役員や職員を兼ねる人が役員の2分の1以上を占める、直近3年の課税所得の年平均が15億円を超える、といった会社は対象外です（15ページ）。親会社が議決権の50％超を持つ子会社がある場合や、代表者と住所が同じ法人どうしは「みなし同一法人」とされ、1社しか申請できません。親会社、関連会社、代表者が同じ別の会社がある工務店は、IT導入支援事業者と事務局に早めに確かめます。

過去の交付歴。 IT導入補助金2022から2025までの間に交付決定を受けたことがあるかどうかで、要件が変わります。

給与支給総額は非常勤を含む全従業員の1人当たりの額で、計画の期間は交付申請時点の翌事業年度以降の3年間です（12ページ、別紙1の38～39ページ）。保険医療機関など、公募要領が挙げる一部の事業者はこの要件の適用外です。交付申請のときに計画を従業員に表明したと申告したのに、実際には表明していなかったと分かれば、交付決定は取り消されます。

要件として立てた目標を達成できなかったときは、補助金の返還を求められます。判定の時点は、目標ごとに違います。事業場内最低賃金の目標は、毎年度の効果報告の時点（直近の月）で判定され、未達になった年度に応じて補助金の全部または一部の返還を求められます。公募要領の例では、1年度目の未達は全額、2年度目は3分の2、3年度目は3分の1です。1人当たり給与支給総額の目標は、事業計画の終了時点で判定され、未達なら補助金の全部の返還を求められる場合があります。事務局へ期間内に報告をしなかった場合も、返還の対象に含まれます。返還を求められないのは、最低賃金の目標では付加価値額の増加率が年平均1.5％に届かない場合、給与支給総額の目標では付加価値額が増えず、かつ3年の事業計画期間の過半が営業赤字の場合と、どちらの目標でも、天災など事業者の責めに帰さない理由がある場合です（13～14ページ）。

交付歴に関する制限はほかにもあります。IT導入補助金2025の通常枠または複数社連携IT導入枠で交付決定を受けた事業者は、その交付決定日から12か月以内は2026の通常枠に申請できません（23ページ）。2022から2025までに交付決定を受けた事業者は審査で減点され、IT導入補助金2024または2025で交付決定を受けたソフトウェアのプロセスと、今回入れるソフトウェアのプロセスが重なる場合も減点、完全に一致する場合は不採択です（28ページ）。

「以前申請したが不採択だった」「採択されたが辞退した」「補助金が入金された」は同じ状態ではありません。応募、交付決定、辞退、実績報告、額の確定、入金を分けて、書類で確かめます。担当者の記憶で「使ったことはない」と決めないようにします。

ほかの補助金との重なり。 国や中小機構などのほかの補助金と重複する事業を、補助事業の対象に含めていないことが申請の要件です（10ページ）。「別の制度だから大丈夫」とは考えず、同じソフトウェア、オプション、初期設定の費用をほかの申請に二重に載せていないかを、経費の明細ごとに照らします。

もう一つ、申請の前に知っておくことがあります。この補助金では、ITツールの契約と発注は交付決定のあとに行います。交付決定の前に契約・発注したITツールは補助対象になりません（30ページ）。工事が終わってから申請する住宅向けの補助金の感覚を持ち込まないでください。契約の時期の管理はIT導入の補助金と契約時期｜交付決定前の発注を防ぐで扱っています。

07.数値は、誰が作り、誰が確かめるかを決める

公式のフローでは、IT導入支援事業者の招待を受けて申請者が申請マイページを開設し、申請者が基本の情報を入力し、IT導入支援事業者がITツールの情報と事業計画の値を入力し、最後に申請者が内容を確かめ、宣誓して提出します。

画面に入力する人と、その数値に責任を持つ人は、同じとは限りません。年間の総労働時間をIT導入支援事業者が画面に入力しても、もとのデータは工務店の勤怠の記録です。誤りがあったときに「IT導入支援事業者が入力したので分からない」は通りません。社内では、少なくとも次の役を分けます。小さな工務店で一人が複数の役を兼ねても構いませんが、どの立場で確かめたのかは書き残します。

従業員5人の工務店なら、社長が経営の責任者と業務の責任者、経理担当が申請事務と数値の作成を兼ね、税理士には決算の数値の出どころだけを確かめてもらう、という形でも回ります。税理士やIT導入支援事業者が関わっていても、申請マイページのIDとパスワードを渡して提出まで任せることはできません。

資料を渡すたびに、ファイル名、版の番号、作成日、作成者をそろえます。架空の例で、株式会社青葉工務店の経理担当が、年間の総労働時間「18,400時間」をIT導入支援事業者に送ったあと、パート社員の換算の誤りに気づいて「17,960時間」に訂正したとします。訂正のメールを送るだけで終えず、「前の版は使わないでください」と書いて受け取りの返事をもらい、申請の台帳に、前の値、訂正後の値、理由、画面に反映されたことを確かめた日を残します。どちらの数字も説明のための架空の値です。

労働生産性の計算は、単位をそろえる

通常枠では、交付申請時点の翌事業年度以降3年間の事業計画を作り、労働生産性を1年後に3％以上、事業計画期間の年平均でも3％以上向上させる計画にすることが要件です。IT導入補助金2023の通常枠（A・B類型）やデジタル化基盤導入枠（複数社連携IT導入類型）、2024・2025の通常枠や複数社連携IT導入枠で交付決定を受けた事業者は、どちらも4％以上になります（10ページ）。

計算式は次のとおりです。

労働生産性（円／時間）＝（営業利益＋人件費＋減価償却費）÷年間の事業者当たり総労働時間

誤りが出やすいのは単位です。決算書を千円単位のまま写して、結果を円として読むと1,000倍ずれます。総労働時間は、人数ではなく時間で入れます。

架空の計算で確かめます。青葉工務店の基準の年度が、営業利益1,200万円、人件費6,000万円、減価償却費800万円、年間の総労働時間40,000時間だとします。分子は1,200万円＋6,000万円＋800万円＝8,000万円で、労働生産性は8,000万円÷40,000時間＝2,000円／時間です。1年後に3％向上させる計画なら、2,000円／時間×1.03＝2,060円／時間になります。採択や成果を保証する数字ではなく、単位の合わせ方を示すための計算です。

現場の責任者は、「施工管理ソフトで残業が減る」とだけ書かず、どの作業がどう変わるかを経理担当に渡します。現場写真の整理、工事台帳への転記、協力会社への工程の連絡、図面の差し替えの確認のように、入れる機能と関係する作業に絞ります。

これも架空の例で、現場監督4人が写真の整理に毎月8時間ずつ使っていて、導入後は毎月5時間になる計画だとします。1年で減る時間は、4人×（8時間－5時間）×12か月＝144時間です。ただし、この144時間がそのまま年間の総労働時間から減るとは限りません。空いた時間を検査、顧客への説明、見積りの確認に回すなら、総労働時間は変わりません。その場合、効果が出るとすれば分子（営業利益など）の側ですが、出るとは限りません。計算の都合がよい方だけを採らず、経理と現場で、どちらに表れるのかを話して決めます。

計画値の根拠を、IT導入支援事業者が勧める削減率だけにしないことも大事です。いまの作業の回数、1回当たりの時間、担当の人数、繁忙期と閑散期の違いを自社で記録し、測れていない項目は「仮定」と書きます。施工管理ソフトの機能の見方は施工管理ソフトの補助金｜現場業務と対象機能の確認方法、会計ソフトを入れる場合の整理は会計ソフト導入と補助金｜既存業務・移行費用を整理するで扱っています。

IT導入支援事業者から入力が済んだと連絡が来ても、そこで完成ではありません。会社名、所在地、代表者、申請額、ITツールの名前、事業計画の値、過去の交付歴は、別の資料から写される途中で誤りが入りやすい項目です。申請者の側で、画面の値をもとの資料と照らし直します。

08.加点の手続きは、いつまでに済ませる条件かで選ぶ

GビズIDプライムとSECURITY ACTIONは申請の要件で、これがないと申請できません。これに対して、クラウド製品の選定、IT戦略ナビwith、省力化ナビなどは加点の項目で、なくても申請はできます。同じ欄で管理すると、加点の手続きが間に合わないから申請をやめる、という取り違えが起きます。

加点の項目は公募要領の25～28ページにあります。準備の順序に関わるのは、項目ごとに「いつの時点で済んでいること」が条件なのかが違う点です。

このほか、健康経営優良法人2026の認定、えるぼし・くるみんの認定なども加点の対象です。IT戦略ナビwithとIT経営サポートセンターは、両方を利用しても加点はどちらか一方です。表は準備の時期に関わる項目を抜き出したもので、全件ではありません。公式サイトの加点項目一覧は2026年6月3日更新と表示されており、その後の公募要領の改訂（8月28日）で加わったIT経営サポートセンターは、公募要領で確かめます。

IT経営サポートセンターの「締切日の前月末日まで」という条件は、締切が10月30日の回なら9月30日までに利用していることを意味します。10月に入ってから利用しても、この回の加点の条件には届きません。

賃金の引上げは、チェックを入れれば済む加点ではありません。「申請できる会社かを、先に確かめる」の表のとおり、申請額と過去の交付歴によっては、加点ではなく申請の要件になります。加点として選んだ場合も、達成できなかったときは、効果報告で未達が報告されてから18か月の間、中小企業庁が所管するほかの補助金への申請で、正当な理由が認められない限り大幅に減点されます。災害などでやむを得ず達成できなかったと事務局が認めた場合に限り、減点は免除されます（28ページ）。従業員への表明は、誰に、いつ、何を伝えたかを残します。採択されやすくなるという理由だけで、将来の人件費の見通しを確かめずに選ぶものではありません。

自社に実態のない取組みを、申請の直前に形だけ整えようとすると、必要な証拠がそろわないうえ、何のためにツールを入れるのかがぼやけます。締切に間に合わない加点は、日付を作ったり、済んでいないのに済んだと申告したりせず、選ばないことにします。

09.提出の前に照らし合わせ、提出のあとも持ち続ける

提出の直前は、添付ファイルを眺めるだけでは足りません。画面に入力された値、もとになった資料、会社としての判断の三つが合っているかを見ます。

たとえば画面の従業員数が「18人」で、会社案内には「23人」と書いてある、ということがあります。役員、短時間で働く人、常時使用する従業員、給与計算上の在籍者では数え方が違うので、数字が違う理由を説明できるようにしておきます。ITツールも、商談で呼んでいた名前と画面の名前が同じだからといって、登録の番号、利用期間、オプション、役務、申請額が見積書と合っているとは限りません。

金額では、次の点が合っているかを見ます。通常枠の補助額は5万円以上450万円以下で、150万円未満は1プロセス以上、150万円以上450万円以下は4プロセス以上のソフトウェアが要ります。補助率は原則2分の1以内です。令和6年10月から令和7年9月までの間に、その期間の地域別最低賃金以上・令和7年度改定の地域別最低賃金未満で雇用している従業員が全従業員の30％以上である月が3か月以上ある場合は3分の2以内になりますが、所定の賃金状況報告シートの提出が要ります（19ページ、22ページ）。交通費と宿泊費、補助金の申請や報告の代行費、消費税、交付決定の前に購入したITツールは補助の対象外です（18ページ）。

確かめる人は、入力した人と別にするのが望ましい形です。人が足りないときは、入力した翌日にもとの資料から見直す、IT導入支援事業者とのオンライン会議で画面を共有して読み合わせる、というように、思い込みを外す手順を入れます。

締切の当日に社長が初めて内容を見る、という段取りは避けます。宣誓の内容に疑問が出ても、経理やIT導入支援事業者に確かめる時間がありません。公式の締切より前に社内の締切を置き、最後の日は通信の障害や認証の不具合に備える日にします。社内の締切を過ぎたときは、そのまま出すのではなく、次の回に回すことを含めて経営者が決めます。

提出の操作のあとに完了の画面が出なかった場合は、送信のボタンを繰り返し押さず、申請マイページの状態と通知のメールを確かめます。提出できたか分からなければ、画面の日時と状態を保存して、公式の問い合わせ先に確かめます。「入力完了」「支援事業者が確認済み」「交付申請を提出済み」は別の状態です。

提出のあとに続くこと

提出しても、準備の仕事は終わりません。事務局から不備の訂正を求められたら、速やかに再提出に応じます。不備が解消されたあとに、あらためて審査が行われます（25ページ）。連絡を受けたら、事務局が求めている事実と、社内で推測した原因を分けます。「決算書が不足」という連絡でも、ファイルの破損、年度の違い、ページの欠落と、原因はいくつか考えられます。推測で別の書類を大量に送らず、指示された方法と範囲を確かめます。

交付決定は入金ではありません。購買の担当には、「採択されたら発注してよい」ではなく、「申請マイページで交付決定の通知を確かめ、経営の責任者が発注してよいと伝えたら発注する」と伝えます。採択の見込み、営業担当からの口頭の連絡は、交付決定の通知の代わりになりません。申請の担当は、交付決定のあとの経理担当に、見積り、申請した経費、利用期間を引き継ぎます。

補助対象事業に関する書類は、補助事業が完了した日の属する年度の終了後5年間、保管する必要があります。公募要領は例として、交付決定通知、契約書、注文書、納品書、請求書、振込受領書、領収書、役務の実施の実態を示す資料を挙げています（35ページ）。申請の準備中の社内メモや確認票を何年残すかは、公募要領の例示だけでは決まりません。申請の判断の経緯を説明できるよう、公式の書類と同じ場所に置いておくことを勧めます。

保存先は、担当者個人のパソコンやメールだけにしません。読める人を絞った会社の保管場所に、事前手続き、交付申請、交付決定、契約・導入、実績報告、効果報告のように工程ごとに分けて置きます。パスワードとSMSのコードは証拠の書類ではないので、このフォルダには入れません。IT導入支援事業者と共有したリンクは、用が済んだら見直します。

補助金が入ったあとも、効果報告が続きます。最初は事業計画期間前の効果報告で、ITツールを継続して使っていることを示す書類を報告します。報告期間は2027年3月からで、受付の日程は公式サイトで順次公表されます。そのあとの報告期間は、1年度目が2028年4月から2029年1月、2年度目が2029年4月から2030年1月、3年度目が2030年4月から2031年1月です。制度の内容と日程は変更される場合があります（33ページ）。担当者が異動するときは、ログインの情報を紙で渡すのではなく、登録情報の変更が要るか、対応していない不備、今後の報告の時期、保存の場所、事務局の連絡先を引継書にまとめます。「入金済み」を案件の終わりの印にしないでください。実績報告と効果報告で残すものは、IT導入補助金の実績報告・効果報告｜導入後の証拠と数値管理で扱っています。

10.締切から逆算する

事業スケジュールに掲載されている通常枠の直近の締切は、6次締切分の2026年10月30日17時です。7次締切分の日程は、10月3日時点で掲載されていません。次の回が必ずあるとも、来年度に同じ条件で申請できるとも、今の時点では言えません。

10月3日から10月30日までは4週間足らずです。GビズIDプライムをまだ持っておらず、書類申請になる会社は、審査が最大1か月かかるので、6次締切に間に合わないおそれがあります。オンライン申請ができるかどうかを、最初に確かめてください。

締切から逆算した社内の目安を示します。日数は編集部の提案で、制度の期限ではありません。

この表は、締切に向かって必ず進むためのものではなく、各段階に止める判断を置くためのものです。不備のある申請を急いで出すより、次の回が公式に案内されているかを確かめて、経営者が見送りを決める方がよい場合があります。

途中で起きやすいつまずきと、最初に見るところを挙げます。

• GビズIDにログインできない：パスワードの再設定で済むのか、登録したメールや電話番号が使えないのかを切り分ける。締切の日に初めて試すことのないよう、取得済みのアカウントも早い段階で動かしてみる。
• 代表者名や本店の住所が、登記、GビズID、申請書類で合わない：どれか一つを画面の上で書き換えて合わせるのではなく、変更の日と正式な情報を確かめ、必要な変更の手続きをする。
• IT導入支援事業者に「先に契約すれば枠を確保できる」と言われた：通常枠では、交付決定の前に契約・発注したITツールは補助の対象外。商談、見積り、ツールの選定と、契約・発注を分け、発注の意思を示す書面を渡さない。
• 最後の画面で見積額と申請額が合わない：消費税、対象外の経費、補助率、対象になる期間、オプションの扱いを一つずつ確かめる。差額を端数として放っておかない。
• 経理担当とIT導入支援事業者で労働生産性の値が違う：営業利益、人件費、減価償却費、総労働時間のどれが違うかに分ける。千円と円、月間と年間、全従業員と一部の従業員、という単位と範囲のずれを先に疑う。
• 申請のあとに代表者、住所、連絡先、導入の内容が変わった：社内の控えを直して終わりにせず、申請マイページでの変更申請や事務局への報告が要るかを確かめる。交付決定を受けた内容の変更は、取消しや返還につながることがあるので、IT導入支援事業者にもすぐ伝える。

申請の準備ができたと言えるのは、IDが取れたときではありません。代表者が本人として認証でき、SECURITY ACTIONの宣言済アカウントIDが自社のものだと確かめられ、指定の書類が有効で、数値の根拠を説明でき、IT導入支援事業者の入力を申請者が照らし合わせ、経営者が宣誓の内容を読んで提出できる状態になったときです。