工務店・ハウスメーカーのLINE日程調整 候補の出し方と確定の文例

LINEで日程を決めるときは、「選べる候補」と「確保できた予約」を分けて伝えます。顧客から希望が届いた段階では、担当者や会場をまだ確保できていないことがあります。必要な準備を含めて枠を押さえ、日時・終了予定・場所を一通にまとめて確定を知らせると、双方が同じ予定を見返せます。

この記事では、会う目的が決まった後の候補提示、確定、変更を扱います。目的から考えたい場合は、次回アポイントの作り方が参考になります。

以下の時間配分、相談件数、文例は編集部作成の架空例です。記入欄は実際の会話と自社が対応できる条件に合わせて置き換えます。

01.候補を作るときは、面談の前後も予定に入れる

カレンダーの空白だけでは、案内できる枠かどうかは分かりません。仕様を比較する相談なら、営業担当のほかに設計担当、面談室、資料の準備が必要な場合があります。現地見学なら移動時間、鍵、現場への立入り許可も候補を左右します。

架空の例として、13時30分から60分の仕様相談を行い、同じ担当者が前後に15分ずつ作業するとします。

顧客への案内は13時30分〜14時30分ですが、担当者の予定は13時15分〜14時45分です。14時30分から別の面談を入れると、後作業が重なります。この90分は標準値ではなく、説明用の設定です。設計担当は相談の後半だけ、面談室は片付けまでなど、必要な人と場所を実際の役割に合わせて確保します。

顧客に聞く条件も、候補を作るために必要な範囲で足ります。対応できる参加方法、曜日や時間帯、受け入れに関わる人数が中心です。すでに「平日は夕方のみ」と聞いていれば、その条件から探せます。入口や子ども連れの対応について希望があった場合は、設備や人員を調べてから案内します。

[会社名・担当者名]です。
[相談の目的]について、日程をご相談します。所要時間は[確認した時間]を予定しています。

参加方法は[実際に対応できる方法]からお選びいただけます。
ご希望の方法と、都合のよい曜日や時間帯をお知らせいただければ、その範囲で候補をご案内します。
予定がまだ分からない場合は、決まってからのご相談でも構いません。

02.候補には日時と、選ぶと変わる条件を書く

候補は月日・曜日・開始時刻・終了予定を同じ順で並べます。「土曜の午後なら」という返事は、特定の開始時刻への承諾とは限りません。13時か14時かで違う予定になるため、確定前には時刻までそろえる必要があります。

候補数を決めるより、本人が選べる違いがあるかが大切です。平日の午前が難しい人へ、同じ時間帯をいくつ並べても選択肢にはなりません。合う枠が一つならその一つを示し、難しい場合にどこまで別案を探せるかを添えます。

[会社名・担当者名]です。
[面談の目的]について、次の日程をご案内できます。いずれも[場所・参加方法]で、約[所要時間]の予定です。

① [月日・曜日] [開始時刻]〜[終了予定]
② [月日・曜日] [開始時刻]〜[終了予定]

ご希望の番号をお知らせください。どちらも難しければ、別の曜日や時間帯もご相談ください。
現時点では枠の取り置きはしていません。ご希望をいただいた後、空き状況を確認して確定のご案内をお送りします。

実際に仮押さえする運用なら、最後の段落を、押さえる日時・期限・期限を過ぎた場合の扱いに替えます。取り置きの有無が分かれば、相手もいつまでに予定を相談する必要があるかを判断できます。

候補によって担当者や会場が違う場合は、その違いも選択に関わります。平日は設計担当が同席し、土曜は営業担当だけなら、その場で答えられる範囲が変わるかを説明します。60分を30分へ短縮する場合も、扱うテーマを絞るなど、時間に合う相談内容に変えます。

候補を差し替えた後の「②でお願いします」は、新旧どちらを指すか曖昧になりがちです。受領時には番号だけでなく日時を示します。日付と曜日は送信前にカレンダーと照合し、過去の文例に残った曜日を使わないようにします。

03.希望を受けた後は、確定までの状態を伝える

希望が届いたら、選ばれた日時で担当者と会場を確保できるかを見ます。電話でも予約を受ける会社では、空きの照合から予約記録の更新までを担当者間でつなぐ必要があります。誰が最後に確定を伝えるかを決めておくと、受付と営業が別々の内容を約束する行き違いを防ぎやすくなります。

社内確認が残るときだけ、受領の連絡を挟みます。すぐ確保できる場合は、予約を記録してから確定通知へ進めます。

ご返信ありがとうございます。
[月日・曜日]の[開始時刻]、[場所・参加方法]をご希望とのこと、承りました。

現在、[実際に残る確認]を進めています。
[実際に連絡できる日時]までに、確定できるかをご案内します。予約はまだ確定していません。

希望された枠が埋まっていた場合は、その日時を用意できないことを伝えて代案を出します。取り置きを約束していたなら、約束と異なる対応になった理由と補う対応を責任者が判断します。近い日時でも、本人の返事を待たずに振り替えることはできません。

確定通知は、当日に見返して使える一通にまとめます。

[会社名・担当者名]です。
次の内容でご相談の予約が確定しました。

日時：[月日・曜日] [開始時刻]〜[終了予定]
内容：[今回確認すること]
場所：[会場名・住所]
担当：[当日対応する担当者]
お持ちいただくもの：[必要な物と、必須か任意か。なければその旨]

会場への道順：[会場の地図リンク]
[駐車場所・入口・集合場所などの補足]
変更や遅れがある場合は、[当日に対応できる連絡方法]へお知らせください。

持参物は、ないと相談できない物と、手元にあれば持ってきてほしい物を分けます。オンラインなら参加方法と接続できない場合の窓口を入れ、相手が海外にいるなど時刻の基準が異なる場合は日本時間などの基準も添えます。

地図は会場まで、入口の写真は到着後の動きを案内するために使えます。会場名と住所を本文にも残すと、画像やリンクだけでは分かりにくい場合に行き先を特定できます。施工中の現場では、当日使える経路と案内の許可を現場担当とそろえます。

リンクは「こちら」だけでなく「相談会場の地図」のように内容を示します。デジタル庁も、リンク先の目的を理解できる表現を案内しています。これを日程案内に応用した考え方です。デジタル庁「リンクテキストのアクセシビリティ」

日時と条件への合意を経て確定を通知した予約は、通知への挨拶が返らないだけで未確定には戻りません。別の重要な回答が必要なら、その用件を分けて伝えます。

04.変更と取消しでは、元の予約の扱いを明らかにする

「土曜は行けなくなりました」と「可能なら日曜に変えたい」では、元の予約の扱いが違います。前者は参加できない意思が明確です。後者では、日曜が難しければ土曜を維持するのかが残ります。

変更のご希望、承りました。[希望された日時]の空きを確認します。
希望の枠が難しい場合は、現在の[元の日時]の予約を維持するご希望でしょうか。それとも、現在の日時へのご参加も難しい状況でしょうか。

新しい枠では、同席担当や準備できる資料も変わることがあります。来店からオンラインへの変更なら、実物の素材比較を同じようにできるとは限りません。扱う内容を本人と合わせたうえで、予約記録、部屋、資料、参加案内を更新します。

ご相談の予約を、次の内容へ変更しました。

新しい日時：[月日・曜日] [開始時刻]〜[終了予定]
場所・参加方法：[確定した内容]
相談内容・担当：[変更後の内容]

元の[元の日時]の予約は取り消し、新しい日時で承っています。
[変更後の道順や参加案内]

この通知は、新しい枠の確保と元の予約の処理が終わってから送ります。同じ相談の変更として履歴をつなげると、予約を二件に数えたり、旧日時の案内を送ったりする誤りを見つけやすくなります。

取消しでは対象の日時と相談を特定します。次の連絡について合意がなければ、会社から連絡する予定を勝手に加えず、本人が改めて相談できる窓口を伝えます。連絡を控えてほしいという希望は関係者にも共有します。

[対象の日時・相談内容]の予約取消しを承りました。
今後の日程は、ご希望が決まりましたらこの窓口へお知らせください。こちらからの日程確認の連絡は控えます。

取消しに費用や申込み条件が関係する場合は、実際の約束や規約に加え、適用される法令上の条件も踏まえて扱います。本稿の文例は無料・有料を定めるものではありません。会社都合の変更なら、その理由、顧客への影響、選べる代案を伝えます。

05.事前案内は、変更後の予約から作る

事前案内は、確定した日時と道順を思い出してもらうためのものです。送る時期は、本人と合意した連絡方法、準備に必要な時間、会社が応答できる時間に合わせます。

LINE公式アカウントでは、予約メッセージ一覧から内容・送信日時の編集と削除ができます。2026年10月6日に公式マニュアルで確認しました。LINE公式アカウント「チャット設定」

ただし、メッセージの送信予約と面談の予約は別の作業です。日程変更や取消しの際は、担当者・会場の予定と、古い案内の送信予定を合わせて更新します。外部サービスを使う場合も、連動する範囲は自社の設定によります。

[会社名・担当者名]です。
ご予約いただいている[月日・曜日]のご相談について、当日のご案内です。

開始：[開始時刻]／終了予定：[終了時刻]
場所：[会場名・住所、または参加方法]
[道順や準備するもの]

変更やご不明な点がある場合は、[対応できる窓口]へお知らせください。
予定に変更がなければ、この案内への返信は不要です。

人数などの回答を求める場合は、返信不要の一文を替えます。単なる案内への返事と、予約の再承認を混同しないためです。日時や場所の誤案内に気づいたら、正しい情報を一通にまとめて訂正し、残っている送信予定も直します。

06.当日の遅れは、残る時間で何ができるかを相談する

架空の60分相談に15分遅れる場合、当初の終了時刻までに使える時間は45分です。後の予定があれば、自動的に15分延長できるわけではありません。早口で全項目を説明するより、優先する内容を本人と選ぶ方が判断に使える相談になります。

ご連絡ありがとうございます。どうぞお気をつけてお越しください。
本日は[当初の終了予定]までのご案内を予定しています。
到着後は[優先して扱える内容]を中心にご相談できます。予定していた内容をまとめて確認する方がよければ、別の日程も調整できます。到着後にご希望を伺います。

会場が閉まるなど、到着しても対応できない場合は、その条件を先に伝えます。移動中の顧客に詳しい返信を求めず、受付から当日の担当へ状況を引き継ぎます。

オンラインの接続不良では、電話で扱える内容と、図面や資料を見ながら進める必要がある内容を分けます。別の方法へ切り替えるなら、連絡先や費用などの条件を含めて相談します。

無連絡で開始時刻を過ぎたときは、別の担当が変更や取消しを受けていないかを先に調べます。その後の連絡は、事前に案内した窓口と本人の希望に沿って行います。返信がない理由を決めつけて、希望されていない方法へ次々に切り替える必要はありません。

07.引き継ぎと集計は、同じ相談を一件として扱う

当日の受付には、現在の日時、場所、担当、人数、必要な準備、変更の反映状況が分かれば対応しやすくなります。会話の全文だけを渡すと、最新の予定を探す負担が残ります。一方、予算や家庭事情など、受付に不要な情報まで広げる必要はありません。

日程調整を振り返る場合も、メッセージ数や変更回数をそのまま予約数にしないようにします。

確定している相談は8件＋2件＝10件です。変更した2件の更新記録をさらに足すことはなく、予定日を迎えていない相談も含むため、10件の来場実績でもありません。

確認中の1件が会社の同席担当待ちなら、顧客への催促では進みません。候補文が曖昧だったのか、部屋を確保できなかったのか、本人の希望が変わったのかで直す場所が違います。現在の予約と顧客へ伝えた内容が一致しているかを見れば、文例と社内の引き継ぎのどちらを直すべきかが分かります。