工務店・ハウスメーカーの集客データが合わないとき 集計条件の確認手順

媒体のレポートと受付台帳の件数が違っても、すぐにどちらかが間違いとは限りません。送信回数と問い合わせ案件数を比べていたり、同じ問い合わせを別の日に計上していたりするためです。

まず「同じ出来事を、同じ範囲で数えているか」をそろえ、その後に個別記録を照合します。数字を一致させることより、差の理由を説明できる状態を目指します。

01.件数の意味、日付、除外条件の順に比べる

例えば予約を取り消した人も、問い合わせを送信した事実は残ります。問い合わせ件数を数えるのか、現在有効な予約件数を数えるのかで、取り消しの扱いは変わります。商圏外の問い合わせも、受付総数には含め、対応対象の件数では分けるなど、目的による違いがあります。

Google広告では、表示する日付基準にも差がある

Google広告で広告クリック経由のコンバージョンを集計する場合、通常のコンバージョン列は、成果が発生した日ではなく、それにつながったクリックの日時を基準に計上します。コンバージョン発生日時に基づく列も用意されています。送信日で記録した受付台帳と比べる際は、選んだ列の日付基準を確かめる必要があります。Google広告の公式説明

通常のコンバージョン列には、クリックを伴わない動画視聴後の成果であるエンゲージビューコンバージョンも含まれます。こうした成果が含まれる場合は、レポートの「広告イベントタイプ」で、クリック経由か動画視聴などの接点による成果かも確認します。エンゲージビューコンバージョンの公式説明

ただし、日時別の列へ替えるだけで台帳と一致するとは限りません。対象の成果、流入範囲、広告への貢献度の割り当て、処理方法なども関係します。ここでいうコンバージョンは広告上で設定した成果であり、自社の予約確定件数と同じ意味かどうかも別に見ます。

02.架空例：送信10件と問い合わせ8件の差を説明する

次は計算を示す架空例です。対象は同じ問い合わせフォームの全流入、期間は2026年9月1日0時以上・10月1日0時未満の日本時間とします。フォーム管理画面は送信完了の回数、受付台帳は問い合わせ案件数を数えています。

個別の受付番号と送信記録を照合したところ、送信10件には社内テスト1件と、すでに受け付けた同一案件の再送信1件が含まれていたとします。この2件は別々の記録であり、残る8件が台帳の8案件と対応していることも確認できた、という前提です。

計算は10－1－1＝8件です。元の送信回数10件が誤りだったのではなく、数える単位を問い合わせ案件へそろえた結果です。同じ人からの連絡でも別の工事相談なら別案件になり得るため、氏名が同じという理由だけで重複にしません。

この例は、個別記録を追えるフォームと台帳の照合です。広告レポートの合計に差が2件あるというだけで、テストと重複を1件ずつ差し引くことはできません。

03.条件をそろえても残る差を、記録から調べる

対象と期間をそろえても対応する記録が見つからない場合は、受付台帳への転記漏れ、送信処理の不具合、計測の重複などを候補として調べます。原因を推測で決めず、フォームの受付記録、通知、台帳、計測設定の変更履歴をたどります。

照合には業務上利用できる受付番号などを使い、氏名や連絡先を会議資料へ広く転記しないようにします。集計データしかなく個別対応を確かめられない差は、未解決として残せます。その際は、何件の差があり、どこまで調べ、次に誰が何を調べるかが分かれば十分です。

04.元の値と比較用の値を両方残す

元データは保持し、比較用の一覧に元の件数、対象期間、集計単位、除外・統合した件数と理由、根拠となる記録、確認日を添えます。同じ記録を複数の理由で二重に差し引かないことも必要です。

差の理由が分かった場合は、会議資料へ「送信回数」と「問い合わせ案件数」を分けて載せれば、毎回どちらが正しいかを議論せずに済みます。分からない差は未解決のまま示し、その数字だけで媒体の良し悪しや担当者の成果を決めない扱いにします。