新築住宅の補助金完了報告 工務店・ハウスメーカーが引き渡し後まで見落とさない工程表

みらいエコ住宅2026事業の注文住宅では、交付申請を出したあとにも、期限のある報告が二つ残ります。一つは「一定以上の出来高」の報告で、必要な案件は2027年1月31日まで。もう一つは引き渡しと入居を報告する「完了報告」で、戸建住宅は2027年7月31日までです。完了報告を出さなければ、交付済みの補助金は返還を求められます。

この記事では、交付申請のあとから、完了報告、補助金の還元、書類の保存までに、誰が何をいつまでにそろえるかを説明します。制度の内容は2026年10月3日に、みらいエコ住宅2026事業の公式サイトで確認しました。本文に出てくる社内の締切や台帳の例は編集部の提案で、制度が定めたものではありません。

01.「完了」と付く報告は二つあり、期限が違う

注文住宅の新築では、建築主が自分で申請するのではなく、あらかじめ登録された「みらいエコ住宅事業者」が、申請から補助金の受領、建築主への還元までを行います（申請手続きの詳細）。手続きは次の順に進み、それぞれが別の段階です。

取り違えやすいのは、出来高の報告と完了報告です。出来高の報告は、交付申請の時点で、基礎工事に着手して以降の工事の出来高が補助額に届いていない案件だけに関わります。2027年1月31日までにその出来高の工事を終えて報告するもので、住宅がその日までに竣工している必要はありません。期限までに報告が確認できなければ、申請は却下され、すでに交付決定を受けていれば取り消されます（対象要件の詳細）。

完了報告は、新築住宅を建築主へ引き渡し、建築主が入居したことの報告です。交付決定のあとから出せます。こちらは全案件に必要で、提出がなければ事務局は交付済みの補助金の返還を求めます。

社内で二つをどちらも「完了報告」と呼んでいると、1月31日と7月31日の期限が入れ替わります。台帳の欄は「出来高の報告」と「完了報告」に分けておきます。

交付決定のあとも、工務、営業、経理の仕事が順に残ります。申請の担当者だけが案件を抱えていると、検査済証が出ても担当者に届かず、営業が入居日を知っていても住民票の依頼が遅れ、経理が入金に気づいても還元の条件が分からない、ということが起きます。

02.2026年10月時点で残っている期限

ZEH水準住宅の交付申請は、2026年9月30日で受付期間が終わりました（予約は8月17日まで）。期限内に交付申請を出した案件は、これから出来高の報告と完了報告の管理に入ります。予約だけをして交付申請に至らなかった案件は、10月1日以降は申請できません。

GX志向型住宅と長期優良住宅は、予約が遅くとも2026年11月16日まで、交付申請が遅くとも2026年12月31日までです。どちらも予算の上限に達した時点で受付が終わります。公式サイトが示す予算に対する申請額の割合は、2026年10月2日午前0時の時点で、GX志向型住宅が62％、長期優良住宅・ZEH水準住宅が35％でした。この数字は毎日変わるので、社内の一覧に写した値で判断せず、提出の直前に公式サイトで見直します。

予約をした案件には、制度全体の最終日とは別に、予約ごとの有効期限があります。2026年12月31日と、予約の提出から3か月後の、早いほうです。たとえば10月10日に予約を出した案件の有効期限は12月31日ですが、9月10日に出した案件は12月10日ごろに切れます。予約したから年末まで大丈夫、とは言えません。

共同住宅の階数は、地下を含めた階の合計です。地下1階・地上9階の建物は階数10として数えます。

右の列は社内の締切なので、顧客へ頼むときに「制度の期限」と言わないようにします。「住民票は引き渡しから14日以内にお願いします」と頼むなら、「書類の不備を直す時間を取るため、当社の回収期限を14日以内にしています」と伝えます。起点も決めておきます。引き渡しの予定日から数えるのか、実際の引き渡し日から数えるのかがあいまいだと、工程が動いたときに締切がずれます。

長期優良住宅で、認定の手続きと補助金の手続きを並行して進める場合の分担は、長期優良住宅の補助金｜認定と交付申請をつなぐ工程管理で扱っています。

03.出来高の報告が要る案件を見分ける

「一定以上の出来高」とは、基礎工事に着手して以降の工事の出来高が補助額以上であることです。戸建住宅ではその住宅の補助額以上、共同住宅では、申請する住戸のうち最も高い補助額に、申請しない住戸も含めた総住戸数を掛けた金額以上です。

架空の戸建住宅で、地域区分5～8のGX志向型住宅として110万円を申請し、申請の時点で基礎着手以降の出来高が160万円だったとします。160万円は110万円を50万円上回るので、数字の上では出来高の報告は要りません。出来高が80万円だったなら、2027年1月31日までに110万円以上に達して報告することになります。別の架空の例で、総住戸数8戸の共同住宅のうち2戸だけを申請し、最も高い補助額が125万円なら、基準は125万円×8戸＝1,000万円です。申請する2戸分で計算するのではありません。

出来高に何を算入し、どの資料で示すかは、申請時点の手引きとポータルの案内で確かめます。社内の請求額や支払いの実績だけで判断しないのは、協力会社へ支払った日や請求書が届いた日と、現場で施工が済んだ範囲にずれがあるからです。契約の総額とも別の数字です。営業が契約金額から見当をつけるのではなく、工務か原価の担当が進み具合と費用の資料を見て、申請の担当が基準と突き合わせます。

完成後の完了報告を2027年1月31日までに出せる案件は、その提出で出来高の報告を兼ねられます。ただ、竣工や入居が2月以降になる案件で「完了報告を出すから出来高の報告は要らない」と予定を組むと、1月31日に何も出ていないことになります。申請の時点で出来高が届いていなかった案件は、竣工の予定とは別に、1月31日の欄を台帳に持たせます。

工程が遅れたときは、最新の工程で1月31日までに基準へ届くかを工務が計算し直します。届かないおそれが出た時点で、経営者か補助金の責任者に上げ、事務局への確認と建築主への説明を始めます。期限の直前まで「人を増やせば間に合う」で済ませると、交付決定の取り消しを建築主に伝える時間がなくなります。

04.完了報告の書類は、交付申請の書類とは別にそろえる

交付申請の書類がそろっていても、完了報告の準備は済んでいません。交付申請では、共同事業実施規約、工事請負契約書、建築確認申請書と確認済証、基礎工事完了確認書、住宅の性能を証明する書類などを出します。完了報告で出すのは、検査済証、入居したことが分かる住民票、そして該当する案件ではHEMS機器の本体写真や古家の閉鎖事項証明書です。

住民票は、同じ名前の書類でも役割が二つあります。長期優良住宅とZEH水準住宅は子育て世帯か若者夫婦世帯が対象なので、交付申請では建築主本人と家族構成を確かめる住民票が要ります。完了報告で要るのは、新築住宅に入居したことが分かる住民票です。交付申請のときの住民票は入居の前に取ったものなので、そのまま完了報告に使えるとは考えず、記載された住所と取得日を確かめます。ファイル名に「完了報告_入居確認」のように用途を入れておくと、取り違えを防げます。

HEMSの写真は、導入した機器の型番が確認できる本体のカラー写真です。分電盤のまわりを広く撮っただけでは型番が読めないことがあるので、工務の担当には「設置状況の写真」ではなく「本体と型番の表示が読める写真」と頼みます。

古家の除却の加算を使う案件では、2025年11月28日から完了報告までに解体工事が終わるものが対象です。交付申請のときに閉鎖事項証明書を出せず全部事項証明書を出した案件は、完了報告のときに閉鎖事項証明書を出します。「登記の書類は申請時に提出済み」と一つのチェックで済ませると、この差し替えが抜けます。

建築確認が要らない住戸では、検査済証の代わりに、不動産登記の建物の登記事項証明書を出します。通常の案件のチェックリストをそのまま使うと「検査済証なし」で止まるので、建築確認の要否を契約の時点で台帳に書いておきます。

提出する画像が粗く、内容の確認が難しい場合は不備になることがあります。スキャンのあとに、全ページがあるか、四隅が欠けていないか、文字と印影が読めるか、カラーの指定を満たしているかを人の目で見ます。ファイル名が整っていても中身が別の案件ということはあるので、建築主の氏名、住所、住戸番号も見比べます。

工務から申請の担当へ渡すもの

工務にとっての「完成」は、手直しを含めて引き渡せる状態のことです。補助金の完了報告は、検査済証、入居後の住民票、必要な設備の写真がそろわなければ出せません。同じ案件でも完了の意味が違うので、受け渡しは口頭の「終わりました」ではなく、物で行います。工務が残す引き継ぎの記録には、次の項目を入れます。

• 検査済証の発行日、受け取った日、保存した場所
• 実際の引き渡し日
• 交付申請のあとに変更した断熱材、窓、空調、給湯、太陽光、HEMSなど
• HEMS本体のメーカー、型番、写真を撮った日
• 古家の解体工事の完了日と、登記の手続きの状況
• 未完了の工事、後日の施工、交換を予定している機器
• 申請の担当へ渡した日と、受け取った人

申請の担当は、住民票が届くのを待たずに、工務の資料を交付申請のときの型番や性能の資料と見比べ始めます。すべてそろってから確かめる運用だと、最後にHEMSの型番の違いが見つかったときには現場の担当者が次の現場へ移っていて、撮り直しに時間がかかります。

住宅として引き渡せるかの検査と、補助金の資料がそろったかの確認は、同じ表の中でも合否を分けます。補助金の資料が未完であることを理由に、住宅の品質検査の結果を書き換えることはしません。

05.引き渡しと入居がずれる案件は、住民票の日程から決める

完了報告は引き渡しだけでなく入居の報告なので、引き渡し日だけを工程表に入れても足りません。外構の残工事、旧居の売却、子どもの転校、住所の異動の都合で、引き渡しと入居がずれる案件があります。建築主が自ら居住することは補助の要件で、住民票の住所で確認されます。鍵を渡した、登記が済んだ、住宅ローンが実行された、という事実は入居の確認の代わりになりません。

営業は、引き渡しの打ち合わせで「いつ住所を移せますか」と聞くだけでなく、完了報告に使う住民票をいつ取り、誰に渡すかまで決めます。受け取った住民票が旧住所のままだった場合は、受領済みにせず、新しい住所が確認できないことを説明して取り直しを頼みます。

本住宅の補助金の完了報告では、建築主様が対象の住宅へ入居されたことを確認できる住民票（世帯票）が必要です。

当社で書類を確認する期間を取るため、住所の異動のあと、2027年4月20日までに担当窓口へご提出ください。この日付は当社の回収期限で、国が一律に定めた提出期限ではありません。

取得されたら、お名前と対象の住宅の住所が正しく記載されていることをご確認ください。入居の時期が変わる場合や、期限までの取得が難しい場合は、分かった時点でご連絡ください。

回収の期限は、住宅の種類ごとの完了報告の期限と、社内で確認にかかる日数から逆算し、案件ごとに決めます。

住民票は個人情報なので、営業担当者の個人のメールや私物の端末に残さないようにし、受け取る経路、保存する場所、見られる人を会社で決めます。なお、公式サイトが保存の年数を定めているのは補助事業の経理の書類（後述の5年間）で、住民票などの個人情報を社内で何年保存するかは別に決めることです。

入居が大きく遅れる場合は、事情を聞くだけで終わらせず、完了報告の期限までに入居できるかを責任者が判断します。交付決定のあと、補助金の交付までに、建築主が居住しないなど補助の要件を満たさない変更が生じた場合は、速やかに交付申請を取り下げるよう公式の手続きに示されています。顧客への説明より先に、事務局の案内を確かめます。

06.交付申請のあとに変えたものを洗い出す

交付申請のときに要件を満たしていても、完成までの変更で条件が崩れることがあります。交付決定の通知は、その後のどんな変更も認めるものではありません。完了報告の前に、申請したときの住宅区分、性能の証明書、確認申請、実際の施工、機器の型番、建築主の情報を並べて見比べます。

GX志向型住宅で影響が大きいのは設備の変更です。GX志向型住宅には断熱等性能等級6以上、一次エネルギー消費量の削減、高度エネルギーマネジメントの導入が求められ、HEMSは「ECHONET Lite AIF仕様」に対応するコントローラの設置が要件です（新築住宅の省エネ性能）。建築確認申請書の提出日が2026年7月1日以降の住宅では、HEMSコントローラなどについてJC-STAR★1以上の適合ラベルの取得が必須になりました。事務局のお知らせによると、交付申請と完了報告のときに適合ラベル取得製品リストのURLを申告し、申請の時点で「取得申請中」だった製品が完了報告の時点でも未取得であれば、交付決定の取り消しと補助金の返還の対象になります。欠品で機器を替えた場合、「同じメーカーだから」「上位機種だから」では判断できません。

長期優良住宅で計画を変更し、変更認定通知書を受けた場合は、変更認定通知書だけでは申請できず、変更前の認定通知書も併せて出します。共同住宅では、長期優良住宅とZEH水準住宅は住戸ごとに評価された証明書が、GX志向型住宅は住棟の評価と住戸の評価の両方が要ります。GX志向型住宅で性能評価書を使えるのは住戸の評価だけで、住棟の評価にはBELS評価書を出します。証明書の種類ごとの条件は住宅証明書等の一覧にあります。この一覧には、証明書の発行は補助金の交付を約束するものではない、とも書かれています。

立地の要件は、交付申請のときに建築士が各自治体などに確認し、その結果を申告しています（立地等の除外要件）。土地選びの段階での確かめ方は新築補助金と土地選び｜立地要件を契約前に確かめるで扱っています。完了報告の担当も、そのときの確認の記録を案件のファイルから外さないでおきます。

設備の変更が見つかったら、変更前後の型番、理由、発注日、施工日、性能への影響、写真の有無を記録し、設計の担当が要件への影響を判断します。建築主の変更、契約の解除、居住しないことが分かった場合は、台帳を直すだけでは済まないので、申請の担当が事務局の案内を確かめます。過去の年度の経験をそのまま当てはめないようにします。完了報告を出したあとで誤りに気づいたときは、書類を黙って保存し直さず、提出した内容、気づいた日時、誤りの範囲、正しい資料、事務局への照会の内容を記録します。

07.規約で決めた還元を、入金のあとまで追う

完了報告の遅れは、多くの場合、契約の時点で決めなかったことから始まります。補助金の受け取り方、建築主に出してもらう書類、住所を移す時期を決めないまま着工し、引き渡しの間際に住民票を頼むと、建築主には追加の手間に見えます。

登録事業者と建築主は、指定の様式の共同事業実施規約で、補助金の受け取り方などを取り決めます。受け取り方は、契約代金に充当するか、事業者から建築主へ現金で支払うかのどちらかです。規約の記載内容に変更が生じた場合は、変更後の内容で規約を結び直し、完了報告のときに提出します。設計変更で契約額が変わった案件は、規約の結び直しが済んでいるかを完了報告の前に見ます。

契約の前後に何を説明したかは、記録に残します。

案件番号：ME26-014
建築主：A様ご夫妻（架空）
住宅区分：GX志向型住宅を予定（地域区分5）
補助額：要件を満たした場合の想定額として110万円と説明。交付を保証しない旨を確認
還元方法：建築代金の最終支払の一部に充当する予定
建築主の協力事項：本人確認書類、入居後の住民票、変更事項の連絡
変更時の対応：契約額・補助想定額・還元方法等に変更がある場合は規約を結び直す
説明日：2026年6月15日
説明者：営業担当
建築主確認：説明を受けたことを署名で確認

金額を書くときは、制度上の補助額と、自社が資金計画に仮に置いた金額を分けます。GX志向型住宅の補助額は地域区分1～4で125万円／戸、5～8で110万円／戸ですが、設計の変更、要件の不適合、受付の終了によって交付されないことがあります。「必ず受け取れる」とは説明できません。

完了報告を出したあとの流れはこうです。交付決定の通知に書かれた取下期日までに取り下げや取り消しがない場合、または完了報告を行った場合に、実績報告と補助金の請求がなされたものとして扱われ、補助額が確定して登録事業者の口座に振り込まれます。振込の時期は、2026年度末（2027年3月末ごろ）と、完了報告の審査が終わったあと（当月20日締め、翌月末の支払い予定）の、早いほうです。個別の案件の入金日は審査や不備の状況で変わるので、確定の通知で確かめます。

交付された補助金は、原則として建築代金の最終支払いの一部に充当して建築主に還元します。先の架空の案件で、最終の請求額が300万円、補助額110万円を充当するなら、建築主が支払う額は300万円－110万円＝190万円です。ただし、補助額が確定する前に110万円を差し引いた請求書を出すと、不交付や減額になったときの扱いが問題になります。確定の通知、規約、請負契約の精算の定めを確かめてから請求します。現金で支払う方法を選んだ案件では、入金日、確定の通知、建築主の振込先、支払日、振込の記録を同じ案件番号でつなぎます。振込手数料の負担のように公式の資料に定めのない点は、規約や契約での合意によります。

経理は、通知の額と入金の額を突き合わせ、同じ日に複数の案件分がまとめて入った場合も案件ごとに分けます。台帳は「入金済み」で閉じず、「還元済み」まで進めます。入金済みで未還元の残高は、経営者が定期的に見られるようにします。

制度上、登録事業者は、補助事業の経理を他の経理と区分し、収入と支出を記載した帳簿と証拠書類を、補助金の交付を受けた年度の終了後5年間保存しなければなりません。社内の工程の確認票、引き継ぎのメモ、会議の記録を何年残すかは、公式の資料に定めがなく、自社の文書管理の決まりで決めます。

08.止まっている案件を、一案件一行の一覧で見つける

経営者が見たいのは、ポータルの操作の細部ではなく、どの案件がどの理由で止まっていて、いつ資金や顧客対応の問題になるかです。一案件を一行にした一覧を作り、書類そのものは案件のフォルダに分けます。

一覧の列は、案件番号、住宅区分、予約の有無と有効期限、交付申請日、交付決定日、出来高の報告の要否と報告日、引き渡しの予定と実績、入居の予定と実績、完了報告の制度上の期限と社内の締切、完了報告日、不備の状況、確定額、入金日、還元日です。状態は「申請中」「完了」の二つでは粗すぎるので、書類収集中、提出済み、差し戻し対応中、交付決定済み、出来高の報告待ち、完了報告待ち、額確定、入金済み、還元済み、といった刻みにします。

この案件で引き渡しが5月末に遅れたら、直すのは引き渡しの欄だけではありません。入居の予定、住民票の回収日、完了報告の社内の締切、顧客への説明日を連動して直し、戸建住宅の期限である2027年7月31日までに不備を直す余裕が残るかを見直します。

毎週の確認で全案件を同じ深さで読む必要はありません。期限か社内の締切まで30日以内、差し戻し中、入居日が未定、設備の変更あり、入金済みで未還元、といった条件で抜き出します。抜き出した案件が止まっている理由は、たいてい次のどれかです。

期限までに住民票が取れない見込みなら、営業は催促するだけでなく、理由と取得の予定日を聞いて補助金の責任者に上げます。期限を過ぎてからの例外は当てにできません。公式の対象要件のページには、個別の事情による期限の延長についての記載は見当たりませんでした。延ばせるかどうかを顧客に推測で伝えず、期限の前に事務局へ確かめます。

担当者しか制度を知らない状態も事故のもとです。公式の手続きでは、統括アカウントは本社の管理部門などが1事業者に1つ取得し、担当者アカウントは営業担当者などが取得します。交付決定や差し戻しの通知を担当者アカウントの利用者しか見ていないと、休暇や退職で止まります。通知を受けたら、通知日、内容、対応の期限、必要な資料を台帳に書き、差し戻しは原因の部門へ返したうえで、再提出の責任者を一人決めます。担当が替わるときは、一覧を渡すだけでなく、ポータルの状態と一致しているかを新旧の担当者が一緒に確かめます。

提出の直前には、別の案件の住民票を付けた、検査済証のページが抜けた、写真を圧縮しすぎて型番が読めない、規約が変更前のまま、という取り違えが起きます。提出する本人とは別の人が、案件番号、氏名、住所、住宅区分、ページ数を見てから出すようにします。人が少ない会社なら、営業と申請の担当が互いに見て、経営者は期限の近い案件だけ確かめる形でも足ります。

案件を閉じる条件は「完了報告を提出した」ではありません。不備が解消し、補助額が確定し、入金を確かめ、規約のとおりに建築主へ還元し、帳簿と証拠書類を保存に回した時点です。