工務店・ハウスメーカーの追客計画表 次回連絡の目的を記録する

「来週メール」「月末に電話」だけの追客表では、その日になってから何を話すかを考えることになります。使える計画表にするには、次に顧客が判断したいこと、そのために会社が準備すること、連絡してよい条件をつなげて書きます。

特に分けたいのは、社内で調べる仕事と顧客へ連絡する仕事です。相手の返事待ちに見えていた案件が、実は会社の回答待ちだったと分かることもあります。

本稿の顧客ID、案件、日付、作業時間、集計値はすべて架空です。日付は2026年を想定し、記入と判断の方法を示します。表は編集部の実務提案であり、実績や業界標準ではありません。

01.一行を一つの仕事にすると、準備と連絡を分けられる

顧客一覧は誰との関係か、連絡履歴は何が起きたか、行動計画はこれから何をするかを示します。一つの自由記入欄へ全部を入れると、過去のやり取りに次の約束が埋もれます。

表計算でも、顧客IDで三つをつなげられます。行動計画には一行ごとの計画IDを付け、同じ顧客に複数の仕事があれば行を分けます。連絡先の詳細は顧客一覧を参照すれば、各行へ繰り返しコピーせずに済みます。

J-Net21のCRM解説も、情報を入力するだけでなく、計画・実行・効果測定・改善へ使うことを重視しています。以下の表は、その考えを次の一件の仕事へ応用する提案です。CRM導入の進め方と注意点

計画表の列と架空の記入例

目的欄の「電話する」は方法、「来場獲得」は会社側の目標です。「土地候補の比較で困っている点を、本人の希望時期に尋ねる」「実物で収納寸法を確かめる機会を案内する」と書けば、準備する材料が決まります。

実施した行は履歴として残し、次に必要な仕事を新しい行へつなげます。日付だけを書き換え続けると、何を約束し、何を実行したかが追えなくなります。

02.四人の架空例で、連絡する仕事と待つ仕事を分ける

次の四人は、予定日を持つ意味がそれぞれ異なります。

N101：準備期限と送付日を別行にする

N101には、担当Aが9月12日までに二つの配置例と適用条件を整理するP101-1と、確認を済ませた資料を9月14日にメールで送るP101-2を置きます。12日という期限は架空の設定です。実際には作成、確認、修正に使える営業日と担当者の勤務予定から逆算します。

本人が話したのは、洗濯機から干す場所への移動を比較したいという希望です。収納まで同じ階にしたいかは未確認とします。この未確認部分を、担当者の推測で希望欄へ足さないことが大切です。

P101-2が完了する条件は、約束した資料を正しく送ることです。家族の結論を14日までに出してもらうことではありません。

N102：社内準備の日を連絡日にしない

N102について9月20日に前回の質問や案内範囲を社内で読む予定を入れても、その日は顧客へ連絡する日ではありません。連絡行は、本人が示した10月初めの範囲で設定します。営業担当の時間が空いたことだけを理由に前倒しする予定にはしません。

N103：営業連絡の停止は、空欄より明確にする

N103の次回連絡日が空欄だけだと、別の担当が記入漏れと考えるかもしれません。「本人から必要時に連絡する。営業連絡は不要」と希望と根拠の履歴を残し、顧客への次回予定は設定しない状態にします。

既存の営業案内や送信予約は同じ顧客IDで探して取り消します。これは社内の作業であり、停止を受け付けるために不要な再確認を本人へ繰り返す作業ではありません。この架空例には未回答の依頼がないものとします。別の案件で依頼済みの個別回答が残る場合は、その依頼と停止希望の範囲を分けて扱います。

N104：会社の回答待ちを、本人の返事待ちにしない

N104には、9月15日までに見積担当へ条件を確かめる社内行と、16日までに回答する連絡行を置きます。目的を「予算確認」だけにすると、会社が答える宿題が見えなくなります。今回の質問に不要な収入や借入の詳細を、追加で聞く必要もありません。

期限までに全部が判明しない場合は、約束への影響を早めに伝えます。分かった範囲、残る確認、次の回答または経過連絡の予定を示し、未確認の仕事を残します。

03.連絡希望と送信条件は、予定日とは別に持つ

連絡先があることだけでは、今回の内容・方法・時期が本人の希望に合うかは分かりません。計画から、依頼や案内希望を受けた日時・内容へ戻れるようにします。最新のやり取りで希望が変われば、関連する計画と実際の配信予定を更新します。

個人情報保護委員会は、入力画面などで本人から直接情報を取得する場合、原則として利用目的の明示が必要と説明しています。取得状況から目的が明らかな場合には例外がありますが、新サービスの案内は自明の目的に当たらない場合があります。利用目的の明示に関するFAQ Q4-17

広告宣伝メールには、原則として事前同意、同意の記録、必要事項の表示、受信拒否への対応などのルールがあります。同意の例外や特定商取引法も関わるため、個別回答と営業案内を分け、適用条件に沿って運用します。計画表の「実行可能」は法的要件を満たした証明ではありません。総務省・消費者庁「特定電子メール法のポイント」

営業連絡を止めた人は、長期間連絡していないという理由だけで再開対象へ戻しません。本人から新しい相談が来た場合も、その依頼の範囲と、営業案内の再開希望は区別します。

計画表に必要なのは判断に使う情報です。家族の事情や連絡先を各行へ増やすより、基本情報の正しい記録を参照し、閲覧できる人を業務上必要な担当に絞ります。相談の写真や図面を広告へ使うなら、利用目的と公開許諾は別に扱います。

04.今日の一覧は、日付・仕事の種類・条件で読む

期限が今日以前という抽出だけでは、停止中や資料未確認の行まで顧客連絡の候補になります。社内作業と顧客向け連絡を分け、顧客向けは予定日と準備の完了、最新の連絡希望を合わせて読みます。

状態名は、担当者の次の仕事が変わる違いに絞れます。

準備ができても、本人が指定した日が未来なら今日送ることにはなりません。実施済みも、顧客が理解した、検討が進んだ、契約したという意味ではありません。

2026年9月14日の扱い・架空例

N101の資料は確認済み、N102は10月初めを希望、N103は営業連絡停止、N104は16日の回答へ向けて社内確認中とします。

登録顧客は4人でも、今日顧客へ連絡する計画はN101の1件です。送信件数だけを見ると、N103の停止反映やN104の準備が作業量から消えてしまいます。

表計算では、種類、予定日、状態を別列にし、日付はメモの文章と分けて入力します。指定が期間なら、開始日と終了日を分ける方法もあります。並べ替えは行全体を対象にし、担当や期限だけが別顧客へずれないよう、架空の行で抽出と並べ替えを試します。

05.送った結果を残し、新しい問いを次の行へつなぐ

計画の目的が具体的なら、文面も前回の相談、今回の資料、見る点の順に組み立てられます。

先日は、洗濯機から干す場所までの動き方についてご相談いただき、ありがとうございました。お約束した、配置の違いを比べる二つの例をお送りします。

一つ目は洗う場所と干す場所を近くした例、二つ目は通路との関係を変えた例です。それぞれの図に、使い方と検討が必要な条件を添えました。

ご自宅でどちらの動き方が想像しやすいかをご覧ください。収納までの動線は今回の資料だけでは決まらないため、必要な際に別途確認できます。

分かりにくい点があれば、このメールへの返信でお知らせください。

実際に使う資料の内容・利用条件に合わせて書き換えます。送付後は日時、方法、資料の版、送信エラーの有無など、把握できる結果を残します。

「二例目の収納までの距離も知りたい」と返事が来たら、資料送付の行は実施済みとして残し、新しい質問への回答行を作ります。元の行を収納回答へ上書きしなければ、何を送った結果その質問が生まれたかを追えます。

返信がなくても、資料送付だけの約束で追加確認の合意がなければ、送付の仕事は完了できます。本人の検討状況は不明なままです。送信、閲覧、理解、契約を同じ結果として扱わず、次の連絡には新たな目的と、確認済みの連絡希望があるかを見ます。無返信だけを理由に、同じ計画を翌週へ複製したり、電話へ切り替えたりする運用にはしません。

06.遅れと担当交代では、元の約束を消さずに更新する

期限を翌週へ移すだけでは、仕事が進まなかった理由が残りません。会社の準備不足、本人の時期変更、担当者の不在、別の対応で解決した場合では、次に行うことが違います。

顧客と約束した日が過ぎた場合と、社内の目安日を過ぎた場合は分けます。約束への説明が必要なら、遅れと残る対応を伝える仕事も計画に含めます。

担当交代は顧客一覧の名前だけでは完了しません。「P101-2の資料送付を担当Bが引き受ける」と、仕事の単位で渡します。引き受ける人が目的、正しい資料、期限、本人の希望、残る確認を読める状態なら、前回と同じ質問を繰り返さずに進められます。

07.計画の数を、担当者が使える時間へ換算する

資料を調べる仕事と確認済みの回答を送る仕事では、必要時間が違います。予定へ載せる際は、連絡時間だけでなく準備や記録も含めて見積もります。

一人の担当者の一週間・架空の作業配分

次の24行は重ならない作業区分です。同じ顧客に複数行があるため、24顧客への連絡ではありません。個別回答の20分には確認と送信を含み、「別の相談後の記録」はその6件とは別の相談に関する作業です。

この業務に使える時間が8時間＝480分で、割込みや追加対応に60分残すなら、計画に充てられるのは480−60＝420分です。必要な450分に対し30分不足します。

顧客の約束や他の仕事へ影響しない社内準備2行を別の週へ移せると分かった場合、2×25＝50分を移すと今週は450−50＝400分になります。割込み用60分を維持しても、480−400−60＝20分が残ります。

移した先の週には、その50分を登録します。これは顧客への回答を無断で延期する例ではありません。移動先の余力や依存する仕事を見て、元の行に理由と新期限を残します。停止希望の反映を遅らせると不要な営業案内につながるため、調整できる社内準備と同列には扱えません。

08.実施率は対象を固定し、取消や変更と一緒に読む

作業量の見積もりとは別の架空例として、週初めに期限がその週内だった20行を固定して追います。週末の状態が、実施済み12行、適切に取消3行、理由を記録して翌週へ変更2行、期限超過で未実施3行だったとします。

単純な実施率は12÷20×100＝60％です。実施した12行のうち期限内が11行、遅れが1行なら、同じ週初20行に対する期限内実施率は11÷20×100＝55％です。これは顧客数でも受注率でもなく、固定した作業行に対する割合です。

取消や変更を後から分母から消すと、当初の予定をどれだけ実行できたかが分からなくなります。一方、本人の希望を反映した取消まで、連絡すべき未達として扱うのも適切ではありません。各状態と理由を併記し、準備不足、時間の見込み、不要な計画の発生を探します。

最初はN101〜N104のような架空例で、指定日、時期待ち、停止、会社の回答準備がそれぞれ必要な一覧へ出るかを試せます。その後、少数の実案件で担当者が次の仕事を説明できるかを見ます。使われない欄は減らし、毎回足りない情報は、それを受け取る時点や記録場所を直す方が、欄を増やし続けるより運用を整えられます。