工務店・ハウスメーカーの採用戦略 求人前に役割・条件・受け入れを決める

「監督をもう一人採りたい」。この希望の裏には、違う二つの状況が隠れていることがあります。現場で判断できる人が本当に足りない場合と、監督が写真の整理や帳票の転記に時間を取られ、判断の仕事に手が回らない場合です。前者なら採用が必要ですが、後者なら、転記を減らすことや、記録の整理を別の役割に分けることでも解決に近づけます。

採用に進む場合は、求人媒体を選ぶ前に三つのことを決めます。誰に何を任せるか（役割）、どの条件で働いてもらうか（条件）、誰がいつ教えるか（受け入れ）。この三つが決まらないまま募集すると、求人で約束した仕事と入社後の仕事が食い違います。

この記事では、社員9人の架空の「川庭工務店」を例に、この三つを順に決めていきます。会社名、人数、時間、金額は説明のための設定で、実在企業の実績や業界平均ではありません。

01.人手が足りないのか、仕事の進め方で時間を失っているのか

川庭工務店の社長は、最初「何でもできる監督をもう一人」と考えていました。ところが2人の監督に聞くと、夕方に写真の整理、帳票への転記、協力会社への資料送付が集中していることが分かりました。

忙しさの原因は、二つに分けて考えます。

前者の状態のまま人を増やすと、新しい人の質問も同じ承認者に集まり、かえって仕事が遅くなることがあります。反対に、後者を「工夫が足りない」と片付けると、既存の社員に無理を重ねることになります。調べるときは、手を動かした時間と、返事や資料を待った時間を分けて記録すると、どちらの状況かを見分けやすくなります。

川庭工務店で、切り出せそうな作業を監督2人の合計で調べたとします。

入力先をまとめて転記を3時間減らしても、週17時間の作業が残ります。ただし、これは切り出し候補の時間です。フルタイムの一人を採るべきだという結論にはなりません。短時間の勤務で受け持つか、ほかの事務と合わせて一人分の仕事にするかは、作業が集まる時間帯によっても変わります。この例では作業が夕方に集中しているため、日中だけの勤務にするなら、翌朝に回してよい作業かどうかを先に決めておく必要があります。足りない時間を人数と入社の時期に置き換える計算は、採用人数計画で説明しています。

採用を見送る場合も、誰がどの仕事を減らすかを決めます。「当面は皆で頑張る」では、監督の夕方の負担がそのまま残ります。

川庭工務店の状況は、冒頭の二つのうち後者に当たります。そこで社長は、監督をもう一人採るのではなく、残った週17時間の記録整理と資料送付の準備を受け持つ役割を、新しく設ける方向で検討することにしました。現場での判断は、これまでどおり2人の監督が担います。以下では、この役割を例に、役割・条件・受け入れを決めていきます。

02.役割：職種名ではなく、任せる仕事と判断の境界を書く

「工務アシスタント」という職種名だけでは、応募者も、教える監督も、仕事の範囲を判断できません。役割は、受け取るもの、作るもの、確認する人の組み合わせで書きます。川庭工務店なら次のようになります。

現場担当が登録した写真を案件ごとに整理し、不足している写真の候補を監督へ伝える。施工の良し悪しは監督が判断し、社外へ送る資料も監督の承認を受けてから送る。

こう書くと、新しく入る人が自分で進める作業と、監督に確認を求める判断が分かれます。

「補助」という名前を付けても、資格や経験が必要な判断まで任せられるわけではありません。写真のファイル名を規則どおりに直すことは任せられても、写真から施工の良否を判定することは監督の仕事として残ります。

募集の前に、この役割表を実際の一件に当てはめてみます。写真が決まった場所に登録されていない、監督が質問に答える時間を取れない、といった問題が見つかれば、入社した人も同じところで止まります。受け渡しを直してから募集すれば、求人に書いた仕事と入社後の仕事のずれを小さくできます。

03.条件：入社時に求めることと、会社が教えることを分ける

必須条件は、入社した時点で満たしていなければ仕事が成り立たないものに絞ります。「即戦力」「明るい人」「経験豊富」は、何を確かめればよいかが決まらない言葉です。資料整理を任せるなら、不足に気づく、分からない点を尋ねる、版の違いを見分ける、といった仕事上の行動で考えます。

会社が教えられることは、必須条件から外せます。たとえば自社で使っているソフトの操作は、入社後に教えられます。ただし「未経験歓迎」と書くなら、教える人、使う資料、練習に使う仕事がそろっていることが前提です。施工管理を独り立ちで任せるための経験は、ソフトの操作と同じようには入社後に補えません。経験者として任せる範囲と、学びながら担当する範囲は、求人の中でも分けて書きます。条件ごとに理由と選考での確かめ方を書く方法は、採用要件で扱っています。

選考では、職務に必要な適性・能力を基準に判断します。厚生労働省の「公正な採用選考の基本」は、家族や生活環境など本人に責任のない事項について、採用の基準にしないつもりでも把握すれば結果として採否に影響し、就職差別につながるおそれがあるとしています。採否の材料にしないだけでなく、そもそも尋ねないことが前提です。面接では、役割表に沿った同じ質問を、どの応募者にもします。

業種名や話し方の印象で決めず、答えの中の事実を記録します。たとえば、注文番号を照合して誤発送を防いだ経験は、建設業の経験でなくても、資料整理の確認方法につながります。確かめきれなかった点は「確認不足」として残し、能力がないこととは区別します。

求人に載せる条件を、社内で一つに決める

求人を出す前に、仕事内容、勤務地、勤務時間、休日、賃金、雇用形態などを社内で確定します。会社が説明できない条件は、応募者も判断できません。条件の正本を一つ置き、求人サイト、自社の採用ページ、紹介会社に渡す資料で同じ内容を示します。勤務場所などを変えたときは、掲載中の媒体と、選考中の人への説明も合わせて直します。項目ごとの根拠資料と確認の進め方は、募集条件の整理で説明しています。

募集時等に明示すべき事項には、2024年4月から、業務と就業場所の変更範囲、有期契約を更新する場合の基準に関する事項が追加されています。これは追加された項目の要点で、必要事項の全一覧ではありません。掲載前に、厚生労働省の募集時等の明示事項に関する案内と自社の募集内容を照らし合わせます。個別の条件や契約時の手続きは、労務担当者や専門家と確かめます。

会社の魅力も、働く場面が浮かぶ言葉に置き換えます。

具体的に見せるために、まだない制度や社員の声を作ることはできません。社員の言葉を使うなら、本人が話した内容と掲載の了解を確かめます。検討中の制度は、いま利用できる制度と分けて書きます。

求人媒体を選ぶのは、この仕事内容と条件を説明できるようになってからです。媒体の利用者数を、そのまま自社の応募見込みにはできません。役割と条件を十分に伝えられる経路から始め、応募に対応できる範囲で運用します。

04.受け入れ：教える時間と費用を、募集の前に予定へ入れる

採用の準備で見落としやすいのは、教える側の時間です。川庭工務店で教えるのは、いま夕方に記録整理を抱えている監督自身です。仕事を渡し終えるまでの数週間は、監督の負担はむしろ増えます。新しく入る人が日中だけ働く場合、監督は日中の多くを現場で過ごすため、説明や振り返りに充てる曜日と時間帯を、先に週の予定へ入れておきます。

架空の例として、最初の4週間に次の時間を見込みます。

この16時間は、新しく入る人の勤務時間とは別に、社員の側で必要になる時間です。監督の予定に空きがなければ、採用の準備段階で、ほかの仕事を移すか締め切りを調整します。社長が「現場で教えて」と言うだけでは、教える人の納期も責任も変わりません。

入社後は、一つの作業を説明し、本人が試し、担当者が確認する、という小さな単位で進めます。何日で独り立ちできるかは仕事の難しさや本人の経験で変わるので、日数ではなく、どこまでできるようになったかを見て任せる範囲を広げます。習得が遅いと感じたときは、資料を渡せていたか、質問できる相手がいたか、予定した指導時間を取れたかという、会社側の準備も振り返ります。

費用も、募集広告や紹介手数料だけではありません。説明用に、次のような準備・選考の予算を考えます。

社員の時間を金額に換算すると比べやすくなりますが、その時間にはすでに給与を払っています。現金の支出と混ぜると、実際にいくら用意すればよいかが分からなくなります。この例には、給与や社会保険料など入社後も続く費用を含んでいません。期中に入社すれば今期の負担は小さく見えても、翌期は通年でかかります。実際の金額は、契約する媒体や紹介会社の条件、見積書に置き換えます。

05.募集を始める前に、四つの問いに答える

次の採用会議では、一つの役割について、次の問いに答えられるかを確かめます。

• 必要性：その人が入ると、どの仕事や負担がどう変わるか。
• 役割と条件：何を任せ、どの条件で働いてもらうか。
• 受け入れ：誰が教え、いつ質問や振り返りの時間を取るか。
• 代わりの案：採用できない場合、どの仕事の進め方や配分を変えるか。

答えられない項目は、募集原稿の言い回しで埋めず、社内で決める担当者と期限を置きます。応募を受けた後の連絡窓口と、結果や状況を伝える予定も決めておきます。応募者から辞退の連絡が来たら、引き止めるより意思を確かめて選考を終えます。

活動を始めたら、応募数だけでなく、仕事内容の説明で食い違いがなかったか、選考や指導の時間を取れたかを振り返ります。数字を比べるときは、同じ募集に応募した人を同じ時点まで追います。今月の応募数で、先月の応募者を含む今月の入社数を割っても、選考がどれだけ進んだかを表す数字にはなりません。少人数の募集では一人の違いで率が大きく動くため、件数と理由を合わせて読みます。

求人に書いた役割を、入社後にもそのまま任せられるか。その準備が整った役割から、募集を始めます。