工務店・ハウスメーカーの補助金申請台帳 住宅案件と自社投資を混同しない管理

顧客の住宅に使う補助金と、自社のIT投資に使う補助金は、契約と申請の順番が逆になることがあります。みらいエコ住宅2026事業の注文住宅は、着工前に工事請負契約を結び、基礎工事が完了してから交付申請をします。デジタル化・AI導入補助金2026の通常枠は、交付決定を受けてからITツールを契約・発注します。この二つを「補助金」という一つの一覧で管理すると、住宅の感覚でIT投資を先に発注してしまう、といった取り違えが起きます。

そこで台帳は、行を作る時点で「住宅顧客案件」「自社投資案件」「候補・調査中」のどれかを選ぶところから始めます。この記事では、その区分を軸に、台帳の項目、状態の書き方、提出前の照合、権限、担当交代、保存までを説明します。

制度の内容は、2026年10月3日に各制度の公式ページと公募要領で確認したものです。台帳の構成、社内期限、権限の分け方、点検の条件は編集部の提案で、国や事務局が指定する様式ではありません。受付状況と期限は変わるので、申請の判断をするときは公式ページを開き直してください。

01.同じ「補助金」でも、申請する人と契約の順番が違う

みらいエコ住宅2026事業の注文住宅では、建築主は自分で申請できません。あらかじめ登録した「みらいエコ住宅事業者」である建築事業者が交付申請を行い、補助金を受け取り、建築主に還元します（申請手続きの詳細）。工務店にとっては、営業の案件管理と補助金の管理がつながっていないと回らない仕事です。

デジタル化・AI導入補助金2026の通常枠では、工務店自身が申請者になり、IT導入支援事業者と一緒に申請内容を作ります。交付決定の後に、ITツールの契約・発注、導入、支払い、実績報告を行い、その後も効果報告が続きます（通常枠 公募要領20ページ、30ページ。以下、ページ番号は冊子に印刷された番号です）。こちらは社内の稟議、経理、賃金の計画とつながる仕事です。

住宅の側の順番は、工事請負契約が建築着工まで、対象になる基礎工事の着手が2025年11月28日以降、交付申請が基礎工事の完了以降です（対象要件の詳細、申請手続きの詳細）。自社投資の側は、交付決定の前にITツールを契約・発注すると補助の対象になりません（公募要領30ページ、35ページ）。「住宅だから着工前に申請」「補助金だから契約前に申請」と一つの決まりにまとめられないので、行ごとに区分を持たせます。

区分を選んでいない行には、期限、金額、契約可否を入力できないようにします。対象になるか分からない段階の行は「候補・調査中」とし、契約可否は「未確認」のままにします。この段階で営業担当が顧客に「使えます」と伝えるのは早すぎます。住宅証明書等の発行も補助金の交付を約束するものではなく、ほかの要件を満たさない場合や申請期限に間に合わない場合があると、住宅証明書等の一覧に書かれています。台帳の「対象見込み」は、予約の成立でも交付決定でもありません。

02.台帳は基本・期限・証憑の三つに分け、案件IDで結ぶ

全項目を一枚の横長の表に入れると、見たい情報にたどり着けなくなります。営業は顧客への説明と必要書類、工務は着工・基礎完了・引渡し、経理は契約・支払い・入金・還元、管理者は期限と申請の状況と、見たいものが違うからです。案件を一意に決める「基本台帳」、期限を一行ずつ持つ「期限台帳」、提出書類の版と照合結果を持つ「証憑台帳」に分け、同じ案件IDで結びます。

基本台帳：制度年度と金額の区分を上書きしない

制度名と制度年度は別の欄にします。過去の年度の交付決定が、今年度の申請条件に関わるからです。デジタル化・AI導入補助金2026の通常枠では、IT導入補助金2023〜2025の通常枠などで交付決定を受けた事業者は、労働生産性の目標が1年後3％以上から4％以上に上がり（公募要領10ページ）、賃金引上げ計画の扱いも変わります（12ページ）。IT導入補助金2025の通常枠などで交付決定を受けた事業者は、交付決定日から12か月以内は2026の通常枠に申請できません（23ページ）。過去の採択歴は、今年度の行に上書きせず、独立した項目として残します。

金額も一つの欄に上書きしません。営業の見積時の試算、申請額、交付決定額、実績報告後の確定額、実際の入金額は同じとは限らないので、金額の区分と更新日を付けて並べます。住宅案件では、還元の予定額、方法、実施日、建築主の確認を別に持ちます。

期限台帳：公式期限と社内期限を別の列にする

一つの案件には、予約、交付申請、不備への回答、出来高の報告、完了報告、効果報告と、複数の期限があります。期限台帳は一案件一行にせず、期限ごとに行を作って「期限の種類」「公式期限」「社内期限」「提出予定日」「実際の提出日」「根拠のURL」「確認した日」を持たせます。

公式期限は制度が定める期限、社内期限は書類の取り直しや承認の時間を見込んで会社が決める期限です。同じ列に入れると、社内の目標日を国の期限のように顧客へ説明したり、公式期限を社内の日付で上書きしたりする誤りが起きます。社内期限を何営業日前に置くかは、人員と案件数で決めます。

公式期限に「遅くとも」と付いている場合、その日まで必ず受け付けるという意味ではありません。みらいエコ住宅2026事業の受付期間には「予算上限に達した場合は当該時点まで」と書かれています。予算に対する申請額の割合や受付状況は日々変わるので、台帳に数字を写し続けるより、最後に確認した日、確認した人、公式ページのURLを残します。

締切が近づいたら、資料の取得期限、社内の照合期限、代表者または統括責任者の承認期限の三段階で知らせます。一人が書類集め、内容確認、ポータル入力、送信まで抱えると、締切日に誤りを見つけても止めにくくなります。間に合いそうにないときは、日付を消したり翌日に書き換えたりせず、「遅延見込み」として原因、窓口への照会日、回答、経営者への報告日を残します。間に合うだろうという推測で顧客に確約することも避けます。

証憑台帳：ファイルの有無ではなく、版と照合結果を残す

証憑台帳には、文書の種類、発行日、名義、金額、版、提出先、提出日、照合した人、不備の履歴を書きます。ファイルを保存しただけでは、変更前の見積書を出したのか、結び直す前の共同事業実施規約が残っているのかを区別できません。

三つの台帳のどの行にも、最後に更新した人と日時、根拠を確認した日を付けます。古い資料を根拠にした行と、最新のページを確認した行が混ざっていることを、見て分かるようにするためです。

状態欄：「提出した」と「決まった」を分ける

状態欄が「申請中」「採択済み」「完了」だけだと、予約で予算を確保しただけなのか、交付申請を出したのか、交付決定されたのか、額が確定したのか、入金されたのかが分かりません。制度をまたいで使う状態は四つにし、制度ごとの出来事を補助状態として添えます。

住宅案件の補助状態は「予約提出」「予約有効」「予約失効」「基礎工事完了」「交付申請提出」「交付決定」「出来高報告」「完了報告」、自社投資は「交付申請提出」「交付決定」「契約・発注」「納品・導入」「請求」「支払い」「実績報告」「額確定」「入金」「効果報告」です。デジタル化・AI導入補助金の交付申請の結果は申請マイページで通知されるので（公募要領24ページ）、通知の内容をそのまま写します。

不備の訂正、変更の照会、取下げ、失効は、通常の進行とは別の「例外状態」の欄に書きます。「交付申請提出／不備回答待ち」「交付決定／仕様変更照会中」のように並べると、進行と問題対応が一つの欄で混ざりません。

入金の見込みも状態とは別に扱います。交付決定日を入金予定日に置き換えず、制度から通知された振込予定日と、社内が資金繰りのために置いた仮の日付を別の項目にします。立替の負担は補助金の入金までの資金繰りで扱っています。

03.住宅案件で台帳に入れる日付と書類

以下は、みらいエコ住宅2026事業の注文住宅の新築について、申請手続きの詳細と対象要件の詳細で確認した内容です。

予約と交付申請の期限

交付申請の予約は任意の手続きで、するかどうかは予算の執行状況を踏まえ、事業者の責任で判断するとされています。予約しなかった案件は申請漏れではありません。

受付は、予算上限に達した場合はその時点までです。

ZEH水準住宅は、2026年10月1日以降、新しい予約も交付申請もできません。予約だけを済ませて9月30日までに交付申請をしていない案件も、申請できません。台帳に残っているZEH水準住宅の行は、期限内に交付申請した案件なら出来高と完了報告の管理に進め、申請に至らなかった案件なら、状態を公式の表示に合わせて閉じ、顧客への説明の記録を付けます。ほかの区分で申請できるかどうかは、その区分の要件と受付状況で最初から判定することで、自動で切り替わるものではありません。詳しくはZEH水準住宅の補助金で扱っています。

予約の有効期限は案件ごとに違うので、提出日を入れたら、制度上の上限日と提出の3か月後を比べ、早いほうを期限の行にします。予約済みの案件で交付申請をすれば予算の確保は続きますが、その交付申請が却下または取下げになると、予算は確保されなくなります。予約が失効しても、申請期間内なら改めて予約や交付申請ができますが、要件外として却下された予約は除かれます。失効した予約が自動で交付申請に進むことはないので、予約と交付申請は別の期限の行にします。

同じ住宅について、予約を重ねて行うことも、交付申請を複数行うこともできません。別の担当者が同じ住宅を登録してしまわないよう、住宅を特定するキーは住所だけで作らず、建築主、敷地、契約番号など、社内で重複を見つけられる情報を組み合わせます。

交付申請の後に来る期限

交付申請の時点で一定以上の出来高の工事が終わっていない場合は、2027年1月31日までにその工事を完了して報告します（完了報告の提出でも構いません）。この日までに報告が確認できないと、交付申請は却下され、交付決定済みなら交付が取り消されます。現場の工程表の日付を台帳に手で写すだけでは、工程が変わっても台帳は変わりません。工程が変わったときに補助金の担当へ知らせる人を決めておきます。

完了報告の期限は建物で違います。戸建住宅は2027年7月31日まで、階数10以下の共同住宅は2028年4月30日まで、階数11以上は2029年2月28日までです。階数は地下を含めた合計で、地下1階・地上9階なら10と数えます。完了報告の提出がない場合や、不備が解消できなかった場合は、交付済みの補助金の返還を求められます。

共同事業実施規約と証明書は、版を照合する

共同事業実施規約は、事業者と建築主が結ぶ取り決めで、補助金の受け取り方（契約代金への充当か、現金での支払いか）、契約金額・補助金額・手数料、申請できない場合や交付を受けられない場合の損失の負担などを定めます。記載内容が変わったら、変更後の内容で結び直し、完了報告のときに提出します。台帳は「締結済み」のチェックだけでは足りず、使った様式の更新日、締結日、署名の有無、書いた補助金額、還元の方法、手数料、結び直しが要るかを持たせます。営業が保存したPDFと、申請担当がポータルに出したPDFが同じ版かも照合します。

性能を証明する書類は、住宅の区分と手続きで違います。住宅証明書等の一覧では、交付申請時に出す書類は、GX志向型住宅がBELS評価書か設計・建設住宅性能評価書のいずれか、長期優良住宅が長期優良住宅建築等計画の認定通知書です。予約時は、交付申請時にこれらを提出できることを前提に、証明書類の発行受付書や、長期優良住宅では認定通知書に代わる確認書でも受け付けられる場合があります。発行受付書や確認書のままでは交付申請できないので、正式な書類名と条件は一覧で確かめます。共同住宅では、GX志向型住宅は住棟と住戸の両方の評価、長期優良住宅とZEH水準住宅は住戸ごとの評価が必要です。区分をまたいで同じチェックリストを使わず、証憑台帳に「証明書名」「対象区分」「使った手続き（予約・交付申請）」「住棟・住戸」「発行依頼日」「受領日」を書きます。

変更認定通知書だけでは申請できず、変更前の認定通知書も一緒に出します。最新版だけを残して旧版を消すと書類が足りなくなるので、旧版は「変更前資料」として同じ案件に結び付けておきます。

必要書類は「全案件に共通のもの」と「条件に当てはまるときだけのもの」に分けて一覧にします。共通するのは、共同事業実施規約、工事請負契約書、建築確認の書類（建築確認申請書、確認済証）、住宅証明書等で、交付申請には基礎工事完了確認書が加わります。長期優良住宅とZEH水準住宅では建築主本人と家族構成を確認できる住民票（世帯票）の写しなど、GX志向型住宅では建築主の本人確認書類が必要です。古家の除却を伴う場合は、解体工事の工事請負契約書などが加わります。

04.自社投資は、交付決定の前に契約・発注できない仕組みを先に作る

デジタル化・AI導入補助金2026の通常枠は、次の順に進みます。制度の理解、GビズIDプライムの取得とSECURITY ACTIONの宣言、IT導入支援事業者とITツールの選定、申請マイページへの招待と入力、申請者による最終確認と宣誓・提出、交付決定。その後に、契約・発注、納品・導入、請求・支払い、実績報告、効果報告が続きます（新規申請・手続きフロー、公募要領20〜21ページ）。

公募要領は、交付申請前の選定について「契約ではない」と明記しています（21ページ）。商談と見積依頼はできますが、契約と発注は交付決定の後です。交付決定の前に契約・発注したITツールは補助の対象にならず（30ページ）、交付決定前に契約、発注、納品、支払いなどを行った場合は補助金を受けられません（35ページ）。

実務で迷うのは、何が契約・発注に当たるかです。発注の意思を示すメール、注文書、利用の申込み、利用規約への同意、初期費用の支払いがこれに当たらないかは、自社で判断せず、IT導入支援事業者に確かめます。稟議書に「補助金利用予定」と書くだけでは発注は止まらないので、発注できる条件を「補助金管理者が交付決定通知を確認し、台帳の契約可否の欄を解除した後」と決めます。営業や経営者の口頭の指示だけでは発注しません。

GビズIDプライムの発行はおおむね2週間、SECURITY ACTIONの宣言済アカウントIDの発行はおおむね2〜3日と、手続きフローのページに書かれています。これは目安で、締切に間に合うことの保証ではありません。未取得なら、申請の準備とは別の先行作業として期限の行を作ります。

対象になる経費と支払い方法

補助の対象は、IT導入支援事業者が提供し、あらかじめ事務局に登録されたITツールの導入費用です（公募要領17ページ）。ITツールはソフトウェア、オプション、役務の三つに分類され、導入設定や保守サポートといった役務は、登録時に対になっているソフトウェアと一緒に導入する場合に限って申請できます。工務店が業務で使うソフトなら対象になる、というわけではありません。施工管理ソフトでも、登録されたツールか、申請する機能がどの業務プロセスに当たるかを確かめます。見積書の「導入支援一式」をそのまま台帳に写さず、登録されたITツール名、カテゴリー、対象期間、税抜の金額を分けて書きます。消費税は補助の対象外です（18ページ）。

補助率は2分の1以内、補助額は5万円以上450万円以下です。150万円未満は1プロセス以上、150万円以上450万円以下は4プロセス以上のソフトウェアが必要です。賃上げ目標は、150万円以上では必須の要件、150万円未満では加点項目（過去に交付決定を受けた事業者は必須）です（19ページ）。最低賃金に近い賃金で雇用している従業員が一定の割合以上いるなどの条件を満たす事業者は、補助率が3分の2以内になります。

支払いは、原則として銀行振込かクレジットカードの1回払いだけです。現金での支払い、分割払い、リボルビング払いは認められません。法人の申請では、法人名義の口座や法人名義のカードから支払います（31ページ、35ページ）。順番にも決まりがあります。契約・発注がすべての手続きの最初で、支払いの前に必ず請求が行われている必要があります。請求より先に支払っていたことが確認されると、補助金が交付されず、交付決定の取消しになる場合があります（30ページ）。台帳では、支払方法、支払元の名義、支払先、請求日、支払日を照合します。

申請と報告で台帳に入れる日付

交付申請の書類は、法人の場合、発行から3か月以内の履歴事項全部証明書、税務署が発行した直近分の法人税の納税証明書（その1またはその2）、直近分の貸借対照表と損益計算書です（21ページ）。発行日に条件があるので、証憑台帳には発行日と、提出時点で有効かどうかを書きます。

申請は1法人につき1申請で、一度提出した交付申請は、事務局から再提出を指示された場合を除き、結果が公表されるまで取り下げられません。不採択になった場合は、次回以降の締切までに申請できます（23〜24ページ）。再申請するときは元の行を上書きせず、提出時点の一式を残したまま、申請回を分けて新しい行を作ります。変えた箇所、変えた理由、最新の要領を確認した日を書いておけば、どの数字を変えたかを後から説明できます。

交付申請の期間は2026年3月30日からで、締切の日程は公式サイトに順次公表されます（23ページ）。2026年10月3日に事業スケジュールのページを確認した時点では、通常枠について、締切2026年10月30日17時、交付決定日12月10日（予定）、事業実施期間と事業実績報告の期限2027年5月31日17時（予定）の回が掲載されていました。締切回と日時は変わることがあるので、台帳に入れる前に公式ページで確かめます。

導入が終わっても、補助金の仕事は終わりません。実績報告では、請求書（一式表記で詳細が分からない場合は請求明細書も）、振込の明細やカードの利用明細、補助金を受け取る口座の情報、ITツールを利用していることを示す画面の写しなどを出します（31〜32ページ）。取引単位の細かい照合は補助金の証憑管理で扱っています。

その後の効果報告は、事業計画期間前の報告が2027年3月から、1年度目が2028年4月〜2029年1月、2年度目が2029年4月〜2030年1月、3年度目が2030年4月〜2031年1月です（33ページ）。報告するのは営業利益、人件費、減価償却費、総労働時間、1人当たり給与支給総額、事業場内最低賃金などで、IT担当だけでは作れません。交付決定の時点で、経理と人事・労務の責任者を後続の担当として台帳に登録します。賃上げ目標が必須の申請では、効果報告を期間内に出さなかった場合や、要件を満たしていないことが確認された場合に、補助金の全部または一部の返還を求められます（34ページ）。

05.提出前は、名義・金額・日付の順番・版を照合する

不備は書類の不足だけで起きるわけではありません。契約書と請求書で法人名が違う、見積と申請の金額が合わない、旧住所の証明書を使っている、変更前の規約を出している、支払日が請求日より前になっている。こうした食い違いは、「有・無」のチェックでは見つかりません。確認票には、何と何を照らし合わせたかを書きます。

スキャンが不鮮明だと、内容が正しくても不備になり得ます。ファイル名に「最終」と付けても確認にはならないので、ページ数、署名や押印の欄、四隅、文字が読めるか、ファイルが壊れていないかを見たことを証憑台帳に残します。

次は架空の記入例で、特定の案件の申請可否を示すものではありません。

「不一致あり」で終わらせず、誰に戻し、何がそろうまで提出を止めるかまで書いてあることが要点です。

不一致を見つけたら、行を消さずに止めた範囲を書く

台帳は、順調な案件を並べるためだけのものではありません。書類の誤り、仕様変更、契約日の問題、重複、予約の失効、顧客の計画変更が起きたときに、誤った提出を止める場所でもあります。手順は、提出・契約・支払いのうち影響が分からない行為を止める、元の資料を残す、影響する書類を特定する、窓口に照会する、回答を記録する、管理者が再開か取下げを承認する、の順です。止めるのは補助金上の行為です。現場の工事を止めるかどうかは、契約、工程、安全、顧客への影響を含めて別に判断します。

住宅案件で、申請の準備中に設備の仕様が変わり、性能の証明書と合わなくなった疑いが出たとします。現在の段階はそのままにして例外状態を「提出停止」にし、変更前後の仕様、性能計算への影響、証明書の再発行が要るか、事務局への照会を書きます。変更を反映しないまま提出したり、元の資料を消したりはしません。共同事業実施規約の記載内容が変わった場合は結び直しが必要なので、「再締結の要否」も例外の項目にします。

自社投資で、交付決定の前に契約・発注していた疑いが出た場合は、支払いを止めれば済むとは限りません。申込日、利用規約に同意した日、注文書、メール、アカウントの発行日、利用開始日を確かめ、IT導入支援事業者と事務局に事実を示して照会します。契約日を後の日付で作り直すことは、してはいけません。

照会の進め方は補助金の申請後に仕様が変わったらで扱っています。台帳には、変更に気づいた日、申し出た人、影響する書類、止めた範囲、照会日、回答者、回答、再開を承認した人を残します。期限を過ぎた行も消さず、「未提出」「期限超過」「失効」「却下」「取下げ」など、公式の通知に合う状態にします。

顧客に「補助金が出なかった分は会社が全額負担します」と担当者が独断で約束することも、この場面で起きがちです。共同事業実施規約では、申請できない場合や交付を受けられない場合の損失は、責めの程度を勘案して負担し、その範囲と方法をあらかじめ双方で取り決めることになっています。顧客への回答は、その取り決めに照らして決めます。

06.権限は、台帳の編集とポータルの提出を分ける

台帳を編集できる人と、ポータルで提出できる人は別です。営業が顧客の書類を集め、設計が性能の情報を確かめ、経理が支払いを照合しても、提出の操作は決められたアカウントの利用者が行います。全員が同じIDを使う運用は、誤送信と、担当が替わったときの混乱のもとです。

みらいエコ住宅2026事業のアカウントは二種類です。統括アカウントは、事業者登録を行い、各担当者の交付申請と補助金の受領を管理するためのもので、1事業者に1アカウントです。担当者アカウントは、補助対象者と契約して交付申請を登録するためのもので、数に制限はありません。社内の役割もこれに合わせ、提出は担当者アカウントの利用者、提出状況の監督は統括アカウントを持つ管理部門とします。

デジタル化・AI導入補助金2026では、申請マイページのログインIDとパスワードを責任をもって管理し、IT導入支援事業者を含む第三者に渡さないことが申請の要件です（公募要領11ページ）。申請者自身が管理する携帯電話番号を一つ登録する必要があり（10ページ）、メールアドレスなどの担当者情報も、申請者自身が管理するものでなければなりません。申請者が行うべき手続きを本人が行っていないと事務局が判断した場合は、交付の取消しになることがあります（35〜36ページ）。支援事業者に操作を任せきりにはできません。

編集の範囲は役割で分けます。

住民票、本人確認書類、家族構成、口座、賃金の情報は、台帳を使う全員に見せる必要がありません。基本台帳には「受領済み」「有効性確認済み」と保存先だけを表示し、ファイルは見られる人を絞った場所に置きます。パスワードやSMSの認証コードは台帳に書きません。書くのは、アカウントの種類、管理責任者、登録したメールアドレスと認証用の電話を管理する部署、最後にログインを確かめた日です。

担当者の退職や休職に備え、個人のメールアドレスや私物の携帯電話に頼らない登録にします。担当が替わったら、別の人が前任者のIDでログインするのではなく、制度の手続きに沿ってアカウントの変更や担当者の追加をします。

提出の操作は、作る人と確かめる人を分けます。少人数で完全に分けられない場合も、提出直前の画面をPDFか画面の写しで残し、別の役員か経理担当が、案件ID、申請額、対象のツール、還元の方法、期限を確かめます。これは社内の確認で、制度が求める手続きではありません。

07.担当が替わるときは「次に止まる場所」を引き継ぐ

「ファイルは共有フォルダにあります」「台帳を見てください」では引き継げません。新しい担当が知りたいのは、各案件がいまどこにあり、次の期限はいつで、解決していない食い違いは何か、外部の誰の回答を待っているか、顧客に何を説明済みか、特定の人しか操作できないアカウントがあるか、です。

引継ぎが終わった日は、説明をした日ではなく、新しい担当が台帳、証憑、ポータルの通知を自分で確かめ、管理者が未処理の事項を承認した日にします。退職だけでなく、繁忙期の応援、長期休暇、営業から管理部門への移管でも同じ表が使えます。例外案件は口頭の説明で済ませず、経緯を日付順に書いて残します。

住宅案件で失われやすいのは、建築主への説明の履歴です。規約の内容に加えて、「補助金は確約ではないと説明した日」「還元の方法を説明した日」「内容が変わったら結び直しが必要だと説明した日」を残し、メール、面談の記録、署名済みの資料を案件IDに結び付けます。工務の担当が替わる場合は、基礎工事の完了日、出来高の報告、引渡しと入居の確認に関わるので、工程が変わったときに補助金の担当へ知らせる人を決め直します。

自社投資では、IT担当から経理と人事への引継ぎが抜けやすいところです。導入が終わった時点で補助金の仕事も終わったと考えると、実績報告と、その後3年度にわたる効果報告が落ちます。外部の支援者とのやり取りも台帳に残します。IT導入支援事業者が入力する部分と、申請者が入力して宣誓する部分は別で、「支援者が確認したから自社の確認は要らない」とはなりません。住宅の性能評価機関や行政庁についても、依頼日、回答の予定日、受け取った資料、照会した事項を記録します。

08.架空例：住宅一件と自社投資一件を同じ台帳に入れる

ここからは架空の例です。実在の企業や採択の実績ではなく、補助額や入金を保証するものでもありません。日付は順番を示すための仮のもので、実際の締切回の日程とは関係ありません。

ある工務店が、戸建注文住宅の案件H26-0042と、施工管理ソフトを導入する案件I26-0003を管理しています。住宅はGX志向型住宅を想定し、自社投資はデジタル化・AI導入補助金2026の通常枠を検討しています。

H26-0042は、建築主A氏、工事請負契約が2026年7月1日、共同事業実施規約の締結が7月8日です。補助額はまだ申請前の仮の入力で、性能の証明書は発行を依頼して受け取る前です。基本台帳の状態は「提出準備中」、補助状態は「性能証明書待ち」とし、予約有効とも交付決定とも表示しません。証明書を受け取ったら、住宅の区分、住所、建築主、断熱等性能と一次エネルギー消費量の表示を、申請の資料と照合します。

予約を出す場合は、受付状況と必要書類を確かめ、受付番号と提出日を記録します。仮に提出の3か月後が2026年12月10日なら、制度上の上限である12月31日より早いので、予約の有効期限の行には12月10日を入れます。3か月を90日に置き換えて計算はしません。ポータルに表示される期限と社内の計算が違ったら、自分で直さず、表示を保存して確かめます。

I26-0003は、登録されたITツールの税抜の対象経費を300万円、補助率を仮に2分の1として試算します。300万円×1／2＝150万円です。この試算は交付決定額ではなく、実際の額は審査と対象経費の確定で決まります。ここで気を付けるのは、150万円がちょうど区分の境目に当たることです。150万円以上の申請は4プロセス以上が必要で、賃上げ目標も必須になります。仮の計算だけで区分を決めず、登録ツールと申請額をIT導入支援事業者と照合します。

社内の稟議が通っても、交付決定までは契約可否の欄を「不可」のままにします。交付決定通知を受け取ったのが仮に11月20日なら、管理者が通知を確かめたその日以降に欄を解除します。契約を11月21日、請求を12月10日、支払いを12月25日と記録し、契約が最初で、請求より支払いが先になっていないことを確かめます。

効果報告の担当も、この時点で決めます。労働生産性は「（営業利益＋人件費＋減価償却費）÷年間の事業者当たり総労働時間」で計算するので（公募要領10ページ）、単位と集計の範囲を経理と人事が確かめ、申請時の計画値と報告時の実績値を別の列に残します。

この二件を同じ「申請中」と表示すると、住宅は証明書と基礎工事を待っていて、自社投資は契約を止めている、という違いが消えます。案件IDと状態の言葉は共通にし、次にすることは制度ごとに表示する。それが、一つの台帳で両方を扱うときの形です。

09.入金で閉じない。保存期間と定期点検を決める

入金済みを「完了」にすると、還元や完了報告が残っていても見えなくなります。住宅案件は、入金、建築主への還元、完了報告、不備の解消をすべて確かめてから「手続終了」にします。みらいエコ住宅2026事業では、交付された補助金は原則として、建築代金の最終支払いの一部に充てる形で建築主に還元するとされています。充当なら最終の請求書と精算書、顧客への説明の記録を結び付け、現金で支払う取り決めなら支払いの記録と受領の確認を残します。

保存期間は、制度ごとに起算点が違います。

会社として「全制度7年間保存」のように一律に決めることはできますが、それは社内の基準です。制度の保存義務より短くならないよう、制度が定める期限と社内の廃棄予定日を別の欄にし、案件ごとに廃棄できる日を出します。ポータルや申請マイページの通知と書類も、自社の保存先に写しを置きます。

点検は、全行を読み直すのではなく、条件で抜き出します。次は編集部が提案する例で、日数は自社の案件数に合わせて決めてください。

制度の年度が変わったら、台帳の制度マスターも作り直します。2026年度の内容を、翌年度も同じだろうという推測で使い回すことはしません。

台帳を導入するときは、既存の案件を一度に移そうとしないことです。期限が残っている案件、交付決定後の案件、入金後に報告が残っている案件から先に移し、完了済みの案件は保存義務と証憑の所在を確かめてから移します。担当者が分からない案件は、管理者を仮の担当にして放置しません。

この台帳は採択を保証するものではありません。役に立つのは、住宅と自社投資の手続きの違いを見分け、契約、着手、提出、支払い、還元、報告の誤りを早い段階で止められることです。