工務店・ハウスメーカーの業務棚卸しシート 時間と頻度から見直す記入例

忙しさを減らすために、どの仕事から見直せばよいのでしょうか。業務名と担当者を並べるだけでは、時間のかかる理由も、変えてよい部分も分かりません。棚卸しシートには、仕事の区切り、時間と頻度、待ちや手戻り、止めた場合の影響を同じ行に置きます。

時間は改善候補を見つける入口です。月の作業時間が大きい転記は入力方法を、作業時間は短くても承認待ちが長い仕事は受け渡しを見直します。顧客への説明や必要な検査まで、長いという理由だけで削ることにはつながりません。

以下のシートと運用は編集部の提案です。記入例に登場する「柏原建設」は架空の工務店で、時間・件数・改善案は説明用の仮定です。業界平均や改善実績を示すものではありません。

01.最初は、仕事の区切りと集計条件をそろえる

一行には、何を始め、何ができたら次へ渡せるかが分かる業務を書きます。「見積」では範囲が広すぎるため、「協力会社へ見積を依頼する」「回答を原価表へ転記する」「社内承認を依頼する」のように分けます。担当や成果物が変わるところを区切ると、後で仕事の一部を変更できます。

反対に、同じ人が同じ資料を使って続けて行い、別々に配分する必要がない短い作業はまとめても構いません。細かさの基準は、記録できるかではなく、見直す場所を選べるかです。

業務は、受注から引渡しまでの成果物をたどって拾います。たとえば見積書ができるまでには、条件の受領、依頼、催促、入力、承認、共有があります。経理・総務、採用、教育、広報など会社運営の仕事と、仕様変更や担当者不在時の例外対応も加えます。工程間のつながりを描く場合は、工務店の業務フロー図も関連します。

架空例・柏原建設の集計条件

柏原建設は注文住宅と小規模改修を扱い、代表1人、営業2人、設計1人、工務2人、積算・発注1人、経理・総務1人の計8人とします。

実際には、工程表、請求書、会議予定、送信履歴などから回数を拾うと、記憶だけで埋めるより根拠を追えます。引渡しが集中した期間なら、その月平均を通常月の負荷と呼ばず、通常月と繁忙月を分けます。

年次業務や低頻度の事故・苦情対応は、月平均では目立たなくなります。負荷が小さくても、止まったときの影響と代替できる担当は残しておきます。

02.シートには「時間の範囲」と「仕事が止まる理由」を置く

最初から多くの評価欄を埋める必要はありません。業務名、開始・完了条件、担当、時間、頻度をそろえ、見直す候補について待ち、手戻り、停止影響を補う方法でも始められます。

「手戻り2回」とだけ書くと、負荷の合計にその時間を足してよいか分かりません。1回時間へ含めたのか、別の行で集計したのか、まだ測っていないのかを添えます。待ちも、相手の回答を待つ経過時間と、催促に使う実作業時間を分けます。

この表は社内改善用の時間表です。IPAのDX推進指標も、関係者が現状や課題の認識を共有し、行動につなげるための自己診断を案内していますが、本記事の列や数値を指定する制度ではありません。

03.一人の時間、会社全体の負荷、待ち時間を分けて計算する

一人で行う業務の基本式は、次のとおりです。

1回の実作業時間（分／回）×月間頻度（回／月）＝一人分の月間作業時間（分／月）

架空例として、工程確認が15分／回、月20回なら300分／月です。300分を60分／時間で割ると5時間／月になります。

複数人で行う場合は、各人の時間を合計します。全員の参加時間が同じなら、時間×人数×回数で計算できます。会社全体の集計では、人の時間を合計したことが分かるよう「人分」「人時」を使うと、会議の経過時間との混同を避けられます。

端数は表示上丸めても、負荷の計算では可能なら丸める前の回数を使います。年次業務の月平均は年間配分の比較値なので、実施月に必要な時間は別に見ます。

回答待ち2営業日は、2日分の人の作業量として加算しません。催促に10分使ったなら、その10分を作業として数えます。作業量が大きいのか、待つために納期が延びているのかで対策が変わるからです。

04.架空の8業務から、同じ負荷でも違う改善先を読む

次は柏原建設の積算・発注担当1人について、対象3か月の月平均を表した架空例です。この例では、EST-01の20分を依頼8回すべての初回点検、EST-04の45分を転記の時間として整理します。不足が見つかった月3回の追加対応と、月2回の転記修正にかかる時間は元の仮定値から確定できないため、未計測として表の集計から外します。

表内の合計は、160＋360＋180＋360＋270＋80＋120＋40＝1,570分／月、約26.2時間／月です。一人分なので約26.2人時／月とも表せます。EST-01の追加対応とEST-04の転記修正は未計測のため含まれず、この8業務全体の時間もまだ確定していません。未計測分は測定後に別行で加えます。この8行以外の業務や他の人の時間も含む値ではありません。

EST-02とEST-04は同じ360分ですが、前者は依頼内容や送り方、後者は入力元と原価表の項目の違いが検討先になります。時間が等しいことは、同じ対策が使えることを意味しません。

EST-05は、図面を拾う速さより、変更箇所が伝わらず探索していることが原因かもしれません。EST-06は作業80分と小さくても、承認待ちが顧客提出を遅らせるなら優先して扱う理由があります。

架空例：会議の月4時間は、会社全体では24人時

営業2人、工務2人、設計1人、代表1人の計6人が、60分の工程会議へ月4回参加するとします。

60分／回×6人×4回／月＝1,440人分／月＝24人時／月

会議自体の経過時間は月4時間ですが、人の負荷は24人時です。ただし、会議を短くした結果、個別連絡が増える可能性もあります。見直す際は、会議で決まることと、会議の外に移る仕事まで比べます。

05.改善対象は、減らせる時間と止めた場合の影響から選ぶ

優先順位には、月間負荷に加え、手戻り、待ち、代替のしにくさ、停止影響を使います。点数の合計を作らなくても、次のように理由を示せれば順序を話し合えます。

使われていないように見える記録も、保存や説明のために必要な場合があります。廃止の判断ができないものは、必要性を確認する対象として残します。自動化を考える場合も、入力内容、例外、承認の流れを決めてから反復部分を選ぶと、不要な作業まで固定するのを避けられます。

棚卸しの説明では、時間の長い人を探す査定に使わないことを明確にします。経験や案件条件が違う人を時間だけで比べると、負荷の理由が隠れます。経営者が知りたいのは、どの前提や受け渡しを変えれば必要な仕事へ時間を戻せるかです。

06.削減試算では、未計測の時間をゼロにしない

部署の作業が減っても、別の部署へ同じ仕事が移れば会社全体の削減とはいえません。改善前後は、関係する担当の作業を同じ範囲で集計します。

架空例：積算依頼を変える試算

EST-01では、営業からの積算依頼に「図面版」「仕様確定範囲」「希望提出日」「未決事項」を添える案を試すとします。以下は成果ではなく、仮定に基づく試算です。

測定範囲を「積算の初回点検＋営業に新たに加わる追記」に限れば、差は（20－5－5）分／回×8回／月＝80分／月の減少候補です。

ただし、積算担当の不足発見後の追加対応と、営業の個別質問への回答は、改善前後とも時間を測っていません。したがって80分を、そのまま会社全体の純削減量とは呼べません。未計測はゼロではありません。

さらに、新しい記入欄の不足による差戻しが月2回あり、関係者の合計作業時間が1回15分かかると仮定すれば、追加は30人分／月です。先ほどの限定した範囲の差は80－30＝50人分／月になります。この30人分は新しい記入欄による追加分だけで、前表の未計測の対応時間を埋める値ではありません。これも会社全体の成果値ではなく、未計測部分を残した試算です。

会社全体の比較を完成させるには、次の式で同じ対象期間・案件条件の作業を集めます。

改善前の関係者全員の作業量－改善後の関係者全員の作業量＝その範囲の負荷の差

改善後には、新しい入力、確認、修正、例外対応を含めます。導入時の説明や教育は、毎月続く作業と分けて示すと、一度だけの負担と継続的な差を判断できます。処理件数が変わったときは、月合計だけでなく1件当たりの時間も比べます。

07.試行後は、時間と仕事の結果を一緒に更新する

改善案には、何を変えるかに加え、守る条件と、結果を見る担当・時期を置きます。積算依頼なら、差戻し回数や顧客への提出遅延を時間と一緒に見ると、必要な確認まで省いていないか判断できます。

初回から全業務を常時計測する必要はありません。概算で選んだ候補を期間限定で測り、差が大きければ作業の範囲を分け直します。表の合計が小さすぎる場合は探索や割込み、大きすぎる場合は待ち時間や人数、重複集計を調べます。比較する勤務時間側も、同じ担当者・人数・期間にそろえる必要があります。この表は勤怠記録を置き換えるものではありません。

更新では、新しく発生した業務、頻度が変わった業務、試行中の業務を中心に直します。全行を書き直すより、改善案の結果を見て次の対象を選べる状態が大切です。

時間を戻す先も、顧客対応、現場確認、原価の整理、育成など経営上の重点と結び付けます。工務店の経営計画の立て方で扱う方針と実際の時間配分を照らせば、棚卸しを作業の削減だけで終えず、必要な仕事へ人の時間を配る判断に使えます。