工務店・ハウスメーカーの入金管理 契約から請求・着金までを案件別に追う方法

契約金額は分かっているのに、今月どれだけ口座に入るかを説明できない。着工や引渡しが延びたとき、入金予定のどこを直せばよいか分からない。こうした迷いは、契約上の支払条件、工程、請求、入金予定、実際の着金を一つの「入金」欄にまとめていることから生まれます。

答えは、管理の単位を「案件」ではなく「案件と入金回」にすることです。一回ごとに、金額、予定日の根拠、いまどこまで確認できているか、次に誰が確かめるかを持たせます。そうすれば、請求の準備で止まっているのか、相手先の手続きを待っているのか、着金後の照合が残っているのかを追え、工程が延びたときも元の予定を残したまま、入金と支出を同じ日付の上で組み直せます。

以下では架空の案件K-101を、契約から最後の着金まで順に追います。案件名、金額、日付、記入例はすべて説明用で、標準的な入金の割合や安全な残高を示すものではありません。金額は税込・円、日付は同じ年の月日です。契約の解釈、会計処理、融資の条件は、社内の責任者や必要な専門家に確認が必要です。

01.契約額と今月の入金が一致しない理由

契約した日に契約額の全額が入るわけではありません。請求書を出した日に口座が増えるわけでもありません。同じ「売上」「入金」という欄でも、担当者によって記録している数字が違えば、集計する前からずれます。まず、どの数字とどの日付を別々に持つかを決めます。

「今月の売上見込み」をそのまま「今月の入金見込み」に転記すると、この違いが消えます。会議資料では「契約額」「当月請求額」「当月入金予定額」のように、対象と期間を欄の名前に入れます。売上をいつ認識するかは会計方針の問題なので、経理担当者が決めます。

着工、中間工程の到達、完了、引渡しは工事の進み具合を表す出来事で、それが請求の条件になるかどうかは契約ごとに違います。現場から「完了しました」と報告があっただけで入金予定を確定にすると、必要書類や相手先の確認が抜けます。

図は確認する場所を分けるための概念図です。工程名や書類名は自社の契約に置き換えて読んでください。

02.案件と入金回で台帳を作る

台帳は、案件の基本情報（契約総額、変更後の総額、工事範囲）と、入金回ごとの明細（請求額、予定日、着金）に分けます。こうすると、前の回の入金が済んでいても、次の回の確認が残っていることを表せます。紙や表計算でも、同じ番号で情報をたどれれば始められます。

支払条件を読んで項目に分ける

入金予定の起点は、前の案件の入金日ではなく、今回の契約の支払条件です。「契約金」「中間金」「最終金」と名前が同じでも、金額の決め方や支払いの条件は契約ごとに違います。各回について、金額の根拠（固定額か計算式か、税込か税抜か）、請求の条件となる出来事、必要な資料、支払期日の決め方（特定の日か、請求から何日後か）、契約書の該当箇所を書き出します。読み取れない点は推測で埋めず、営業や契約担当への照会事項として残します。社内のひな型にある入金割合を、個々の契約の合意として記録しないようにします。

工程の日と請求できる日を別に持つ

工程予定日は工事がその段階に進む見込みの日、請求可能日は契約の条件と必要な確認がそろって請求できると判断した日です。同じ日になる案件もありますが、別に持っておけば、工程以外の理由で止まっていることが見えます。たとえば中間工程に到達しても、確認や承認が残っていれば請求の準備は終わっていません。引渡し日が変わっても、最終金の入金日がどう変わるかは支払条件と相手先の手続き次第です。条件がはっきりしないときは「完了」の一語にまとめず、「工程到達済み・請求条件を照会中」のように済んだことと残っていることを並べます。

支払期日の計算も、請求書の日付から数えるのか、相手先の受領や締め処理が関係するのかを確かめます。住宅ローンが関係する入金は、融資が予定されているという情報だけで実行日を確定にしません。顧客や関係先から確認できた事実を記録します。

番号は延期しても変えない

案件番号K-101に対して、入金回をK-101-01、-02、-03と番号付けします。顧客名や住所を番号に入れる必要はありません。入金日が変わっても、同じ請求の対象なら番号は変えません。延期のたびに新しい番号を作ると、古い予定が残って二重に数えられます。取り消した明細も削除せず、取消の状態と後継の番号を残します。

一回の請求に複数回の着金があれば、入金番号の下に着金明細を複数置きます。一つの振込で複数の請求分を受け取ったら、口座の取引と各入金番号を対応表でつなぎます。

状態は「済んだ確認」で書く

確認の状態は、担当者の期待を示す割合ではなく、済んだ確認を表す言葉にし、意味を表の説明欄に書きます。請求から消込までの段階の分け方は後の章で説明します。金額は合意済みでも支払日は未確認、ということがあるので、必要なら金額と日付の状態を分けます。根拠の欄には「担当者確認」ではなく「変更合意資料M-01」「9月14日の相手先回答記録」のように、原資料へ戻れる参照先を書きます。

K-101の最初の台帳

K-101は契約総額12,000,000円、三回払いの架空契約です。8月31日時点の台帳は次のとおりです。

三回の合計は12,000,000円で契約総額と一致します。実際の台帳では根拠、担当、次回確認日を別の列にし、経緯の詳細は履歴欄に分けます。

03.変更工事は合意した分だけ総額に入れる

工事内容が変わったら、「相談を受けた」「見積を出した」「内容と金額に合意した」「どの入金回で請求するかも決まった」を別の状態として扱います。

見積額に一定割合を掛けて入金予定に足すと、何が確認できたら採用してよいのかが分からなくなります。経営判断に候補額が必要なら、基本の見通しとは別の試算にします。ただし、未合意の追加工事でも材料の手配など支出が先に起こる可能性があれば、支出の担当には伝えます。入金を保留したことを理由に、支出まで一覧から消さないことです。

K-101では、9月5日に追加600,000円、9月8日に減額200,000円に合意し、どちらも第3回で精算することを確認しました。さらに追加300,000円の見積を出していますが、まだ合意していません。

合意済みの総額は12,000,000＋600,000−200,000＝12,400,000円、第3回は6,400,000円になります。第1回、第2回は変わりません。300,000円は総額に含めず、候補として別に置きます。

減額は、案件の総額だけを減らして明細を残すと、入金回の合計が新しい総額を上回ったままになります。未請求の回で減らすのか、発行済みの請求を訂正するのか、すでに受け取った額との調整が要るのかを確かめ、対象の入金番号を特定してから直します。最後の回から自動的に引く方法がどの契約でも使えるわけではありません。返金や相殺が絡む場合は、相手方と確認した内容を記録し、会計上の扱いは経理と整理します。

支払条件そのものを変える必要が出たら、社内で予定を動かしただけでは相手方との約束は変わりません。変更前の条件、提案する条件、協議日、相手方の確認状況、社内の承認者を残し、合意までは元の条件を消さずに、試算は「合意待ち」と明示して分けます。

04.工程が延びたら、入金と支出を同じ日付で組み直す

工程の延期を聞いたら、入金予定日を同じ日数だけ後ろへずらす前に、何が影響を受けるかを確かめます。工程と請求条件がつながっていても、着金までの動きは相手先の手続きで変わります。支出も同じだけ延びるとは限りません。

元の予定を残し、質問を分ける

当初の予定日は残したまま、最新の見込みを別の欄に入れます。現場から経理への連絡には、影響しそうな入金番号を添えます。支払条件の解釈まで現場に任せる必要はなく、「第2回の条件に関係する工程が変わった」と分かれば、営業と経理が確認を始められます。

照会するときは「入金も遅れますか」と一つにまとめず、「請求条件を満たす日」「必要資料がそろう日」「請求書を出せる日」「相手先が支払う予定の日」に分けて聞きます。そうすると、社内で片付く保留と、相手先の回答を待つ部分を区別できます。

K-101の第2回が延びた場合

K-101の第2回の条件に関係する工程確認が、9月10日から9月14日に延びました。必要資料を確認した結果、請求書の発行は9月12日予定から9月16日に変わり、9月14日に相手先に確認したところ、着金の見込みは9月20日から9月27日になりました。一方、この工事に関係する外注先への9月22日の支払いは変わりません。

残高は、9月18日時点の口座残高を5,000,000円と置き、9月22日までに表の入出金以外はないとした限定的な試算です。更新前は5,000,000＋4,000,000−3,000,000、更新後は5,000,000−3,000,000です。月内に入る金額は同じでも、途中の残高は4,000,000円違います。

再予測が済んだら、入金台帳を直しただけで終えず、資金繰り表のどの版に反映したかまで記録します。たとえば「案件台帳9月14日版、第2回の最新予定を9月27日に更新、資金繰り表9月14日版へ経理が反映、責任者確認待ち」です。メール添付の旧版と共有場所の新版が混ざると、担当者ごとに違う残高を説明することになるので、更新先は一つに決めます。

05.請求から消込までを段階で追う

「完了」の欄が一つしかないと、請求書を作っただけなのか、相手に届いたのか、口座に入ったのか、どの請求に充てたのかが分かりません。準備中 → 発行済み → 受領確認済み → 支払日確認済み → 着金確認済み → 消込完了と段階を分け、それぞれ確認した日を残します。順番が前後する取引もあるので、各段階の記録を独立して持たせます。

請求前に確かめること

請求書を作る前に、案件番号と入金番号が合っているか、契約の請求条件を満たしたか、合意済みの追加・減額を反映したか、税込・税抜とこれまでの請求分との関係が明らかか、宛先と送付方法が正しいか、社内の承認を終えたかを確かめます。資料が足りなければ「請求保留」とだけ書かず、資料名、準備する人、必要な時期を残します。

送信の記録があっても、相手先の処理窓口に届いたかは別の確認です。「受け取りました」という連絡があっても、支払日まで分かったわけではありません。訂正や再発行をしたら、相手先がどの請求書を有効として扱っているかを確かめます。

9月16日時点の照合

K-101の第2回の請求書を9月16日に発行した時点で、総額と請求・入金を照合します。変更M-01・M-02を反映した総額12,400,000円を使います。

この例には、請求前に受け取った未割当の入金、返金、相殺、請求の訂正はありません。それらがあれば調整の明細を別に置きます。契約総額、請求済み累計、着金済み累計は同じお金を別の段階で見た数字なので、足し合わせて資金繰り表に入れてはいけません。資金繰り表に入れるのは、10,400,000円のうち対象期間に入る予定として採用した明細だけです。すでに残高に含まれている8月20日の第1回2,000,000円を、将来の入金として再び足さないことも同じ理由です。

着金は口座で確かめ、消込は別に記録する

実入金は、相手先の「振り込みました」という連絡ではなく、口座の着金記録で確かめます。着金日、金額、名義、取引の識別情報を記録し、対応する請求を探します。口座に入ったことが確認できれば資金の実績に反映しますが、どの案件のどの回に充てるかが未確認なら「着金確認済み・消込保留」です。未消込だからといって口座の増加を消すことも、口座が増えたからといって任意の案件を完了にすることもしません。

K-101の第2回4,000,000円に対し、9月27日に3,500,000円が着金しました。対応を確かめて3,500,000円を消し込み、残りの500,000円は未解消額として残します。差額を手数料などと決めつけず、相手先に確認します。理由が分からないうちに、相手先の資金事情などを台帳に事実として書くこともしません。9月28日に確認して10月3日という回答を得たので、それを残額の最新見込みとして記録しました。相手先への連絡は窓口を一つにし、複数の担当者が同じ件で連絡しないようにします。

予定日を過ぎても着金がないときは、まず見ている口座と記録の時点が正しいかを確かめ、それから請求の到達、相手先の処理状況、支払日の認識を照会します。新しい日付の回答が得られなければ「再予定未確認」とし、予定を翌月末へ移すだけで済ませません。

06.資金繰り表へつなぐ

入金台帳がどれだけ詳しくても、会社全体の残高は分かりません。外注費や材料費に加えて、給与、家賃、返済、税金、設備などの支出を、同じ口座、同じ期間、同じ単位で並べる必要があります。資金繰り表の作り方と月中の不足日の見つけ方は資金繰り表の記事で詳しく扱っています。

入金台帳は一回ごとの入金の根拠を追う場所、資金繰り表は会社全体の入出金と残高を読む場所です。契約条件を資金繰り表にすべて写す必要はありませんが、集計額から元の明細へ戻れるようにします。

支出も請求書が届く前から入れる

入金は確認できた分だけを慎重に入れているのに、支出は請求書が届いた分しか入れていない、という計算では、残高が実際より多く見えます。発注済みで請求書が届いていない支出は、発注額か根拠のある概算で置き、概算であることを表示します。返済や税金は、社内資料や関係先に確認した予定を使います。工程が延びても、発注済みの材料の支払日は変わらないことがあるので、入金の変更と支出の変更は別々に確かめてから計算し直します。

K-101を含む9月の見通し

9月1日から30日までの架空の見通しです。9月1日の期首残高5,000,000円には、8月20日の第1回入金がすでに含まれています。「その他」の入出金は説明用の集約で、実務では明細ごとに確認します。

更新後は5,000,000＋3,500,000＋2,000,000−4,000,000−2,000,000＝4,500,000円です。第2回の残り500,000円は10月3日の見込みとして10月に置き、9月には入れません。元の4,000,000円の予定を消さずに3,500,000円の実績を足すと、K-101第2回の9月の入金は7,500,000円になり、4,000,000円多く数えることになります。

基本の見通しに入れていないもの（この例では追加候補Q-01の300,000円や、入金日が確認できていない額）は、転記の記録に「採用しない候補」として書いておきます。確認できた支払日でも将来の着金を保証するわけではないので、採用した予定には根拠と確認日を残します。

中小企業基盤整備機構のJ-Net21「資金繰り表を活用する」は、資金繰りの実績表と予定表の差を比較・分析して今後の資金の流れを調整することを勧めています。入金番号の付け方、確認の状態、延期時の照会の分け方、転記した版の記録は、その考え方を工務店の業務に当てはめた編集部の提案で、公的資料が様式や更新頻度を定めているわけではありません。

07.予定と実績の差を次の確認に生かす

差を残さずに最新の予定へ上書きすると、どの確認が足りなかったのか、いつ見通しが変わったのかが分かりません。

金額の差と日付の差を分けて記録する

K-101の第2回は、残りの500,000円も10月3日に着金し、消込が完了しました。当初の予定日9月20日と比べます。

総額の差がゼロでも、9月の残高への影響は残りました。一つの入金番号に複数の着金があるときは、一つの入金日にまとめず、各着金日と全額の消込が終わった日を分けます。当初予定との比較か、最新予定との比較かも明記します。

原因は事実と仮説に分ける

「工程確認が9月14日にずれ、必要資料を確かめたうえで請求予定を9月16日に変更」は記録で確かめられる事実です。「社内の連絡不足が原因」は、受け渡しの経緯を調べるまでは仮説です。部分入金も、相手先が理由を説明していなければ「差額の理由は未確認」と残し、工程の延期と同じ原因だと決めつけません。後から理由が分かったら、仮説を書き換えて消すのではなく、追加の確認として履歴に残します。

同じ種類のずれが続くなら、担当者の注意に頼らず、確認の位置を変えます。請求資料の不足が繰り返されるなら、工程の完了後に経理が問い合わせるのをやめ、工程の予定に合わせて資料を準備する。支払日の確認が抜けるなら、発行済みの一覧とは別に支払日未確認の明細を抜き出す。部分入金の残額が埋もれるなら、未解消額がゼロでない明細を一覧に残す。過去の平均日数は準備の参考にはなりますが、次の契約の期日の代わりにはなりません。

情報を持つ人が変更を伝える

台帳は、更新する人と情報を渡す人が決まって初めて動きます。営業・契約担当は契約条件、変更の合意、相手先の回答を、工事担当は工程の予定と実績、請求に必要な資料の状況を、経理は請求、口座の実績、消込と残額を受け持ちます。経営者や責任者の役目は、表の数字を都合よく直すことではなく、どの照会や相談が必要かを決めることです。一人が複数の役を兼ねる会社でも、どの立場で何を確認したかは分けて記録します。経理から催促されるまで情報が止まる運用は見直します。

定例の確認では全案件を読み上げず、予定日を過ぎた明細と消込の不一致、直近の入金と先に来る支払い、工程や変更の新しい情報、前回の確認待ち、資金繰り表への反映の順に見ます。会議を終える条件は「報告を聞いた」ではなく、「更新済みか、誰の何の確認待ちかが分かる」状態です。未確認の額が大きくても先の話なら期限を決めればよく、少額でも直近の支払いと重なるなら早く確かめる、という順番で優先度を付けます。

不足のおそれが見えたら、全項目の確認が済むまで待たず、現時点の見通し、影響する日、未確認の事項を責任者に伝えます。金融機関、税理士、弁護士などへの相談で必要な資料は相談先に確かめます。この台帳だけで融資の可否や支払いの順番を決めることはできません。

共有する台帳には、案件番号、状態、担当など各役割に必要な情報だけを載せ、顧客の氏名や住所、契約書の全文、口座情報は閲覧できる人を絞った別の場所に置きます。担当が替わるときは、資料の閲覧権限も見直します。

始めるなら、いま動いている一案件で、契約総額と各入金回の対応を確かめ、未請求・請求済み・着金済みを分け、次の入金の根拠をたどるところからです。それから対象の案件を広げ、同じ期間の支出と資金繰り表へつなぎます。項目を増やすのは、実際に引き継ぎや判断で困った情報が出てきたときで十分です。