工務店・ハウスメーカーの案件別採算管理 四列で見積と完成時のずれを工事中に把握する

契約時には利益が残る計算だったのに、完成後に請求を集めると想定より少ない。追加工事で契約額は増えたのに、利益は減っている。こうしたずれに完成後に気づいても、数量や仕様、発注条件を見直す機会はもう過ぎています。

工事中に完成時の利益を見通すには、届いた請求書を集計するだけでは足りません。当初の見積と実行予算を保存したまま、「すでに発生した原価＋発注済みでまだ発生していない原価＋未発注の残工事」で完成原価を毎回組み直し、合意済みの変更だけを契約額に入れることが要点です。こうすると、利益がどれだけ、なぜ変わったかを工事中に説明でき、次に誰が何を確認するかを決められます。

以下の案件、金額、割合、日程はすべて架空の説明例です。採算の計算は税抜・万円単位、対象は一つの案件の着工から完成までです。ここでいう原価と利益は社内管理用の数字で、決算上の売上原価・売上総利益とは区別します。原価の範囲や会計処理は経理担当者・税理士と、契約変更の扱いは契約担当者と確認が必要です。

01.四列で「いつの想定か」を残す

同じ案件の数字を、作った時点ごとに横に並べます。

架空案件Aを四列で記入すると次のようになります。確定実績は後日の最終照合を終えた値で、工事中はこの列を空欄にして使います。

粗利率は粗利額÷売上×100で、たとえば実行予算は800÷3,200×100＝25.0％、最新着地見込みは750÷3,300×100＝約22.7％です。25.0％から22.7％への変化は「約2.3ポイントの低下」で、「2.3％の減少」とは違います。売上が増えれば粗利額が同じでも率は下がるため、表には率だけでなく売上・原価・粗利額を並べます。式は決算書の売上総利益率（売上総利益÷売上高。J-Net21「財務の基礎知識」参照）と同じ形ですが、原価の範囲が社内の決め方によるので、決算の率とそのまま比べることはできません。粗利率と原価を分母にする上乗せ率（値入率と呼ぶ会社もあります）の違いは粗利管理の記事で扱っています。

見積と実行予算は上書きしない

見積列には、採用した提案の売価と原価見込みを保存します。顧客に出す見積書に原価が載っていなければ、社内の原価積算をひも付けます。提案を何度か出した場合は、どの版を基準にしたかを書きます。

案件Aでは、提案時の原価見込みは2,350万円でしたが、施工準備で仮設・運搬の見積漏れ50万円が分かり、実行予算は2,400万円になりました。この50万円は見積の段階で拾えたはずの漏れで、工事中の値上がりとは性質が違います。見積列を上書きせずに残しておけば、受注前に確認できた項目か、受注後に条件が変わった項目かを後から分けられます。実行予算を改定する場合も、当初の承認版と改定版、改定日、理由、承認者を残します。最新の予算に差し替え続けると、着地との差が小さく見えても経緯が消えます。

最新着地見込みは毎回組み直す

最新着地見込みは、当月に発生した金額ではなく、基準日時点で分かる情報で完成までの売上と原価を組み直した数字です。表示は最新の一列でも、更新前の値は履歴として保存します。当初との差は見積や施工計画の改善に、前回との差は今回起きた変化の判断に使います。

確定実績は最終照合の後に埋める

現場が完成しただけでは確定実績は埋めません。顧客との最終変更、協力会社の未着請求、社内作業や立替経費を確認し、売上と原価が社内で確定できる状態になってから記入します。代金がまだ入金されていないことと、金額が確定していないことは別なので、採算の確定と回収の状態は別の欄で管理します。管理上の確定日は、会計上の売上計上日や税務上の処理日とは別のものです。

02.売上側：合意済みの変更だけを契約額に入れる

案件Aでは、当初契約3,200万円に、合意済みの追加120万円と、合意済みの減額20万円があります。管理上の契約額は3,200＋120−20＝3,300万円で、これが最新着地見込みの売上です。減額は正の数で入れて引く方式にそろえます。−20と入力してさらに引くと、契約額が増えてしまいます。

協議中の増額は別の試算にする

見積を出した、相手が検討している、金額まで合意した、はそれぞれ違う状態です。担当者の「請求できそう」という見通しを、合意済みの契約額に混ぜません。

ただし原価は別です。仮に案件Aで、追加原価60万円が必要な作業について、代金80万円の増額を協議していたとします。必要な原価60万円は合意を待たずに見通しに入れるので、最新着地見込みの原価は2,550＋60＝2,610万円になります。

この二行を並べると、合意の有無が利益に与える影響を説明できます。四列の表の案件Aでは、この協議は起きていない設定です。そのため四列の原価は2,550万円のままで、この節の数字は以降の例に持ち込みません。

減額でも原価は同じだけ減るとは限らない

減額工事では、すでに手配した材料、製作済みの部材、実施済みの作業の費用が残ることがあります。案件Aの減額20万円は、原価で減らせるのが10万円という設定です。この変更だけで粗利は10万円減ります。原価も20万円減ると入力すると、利益への影響を見落とします。取りやめる範囲、発注・実施の状態、取消しや返品の条件を確かめてから原価を直します。

一つの変更に一つの番号を付ける

顧客側と発注側で状態が進む時期は違います。顧客とは協議中でも原価の見積は届いている、顧客とは合意済みでもまだ発注していない、ということが起こります。同じ番号で両側の状態と確認日を残します。

管理表への記入は契約変更の手続きの代わりにはなりません。工事範囲、金額、工期、承認方法は契約に照らし、判断が難しい場合は契約担当者や弁護士に確認します。請求済み額と入金済み額も契約額とは別の列で追います。入金の管理方法は入金管理の記事を参照してください。

03.原価側：三つの状態を重複なく足す

完成原価見込みは、完成までに必要な費用を次の三つに分け、一度ずつ足して出します。

請求書が届いていない費用も発生済みに入れる

発生済みは、支払ったかどうかではなく、作業や材料の使用が済んだかで決めます。実施済みで請求書がまだ届かない費用は、発注書や作業記録から金額を仮置きします。「請求がないのでゼロ」も「根拠のない概算を確定額として表示する」も避けます。これは完成原価を見通すための管理上の区分で、会計上いつ費用にするかは経理が決めます。

発注残は発生した分だけ減らす

100万円で発注した工事のうち40万円分が実施済みになったら、発生済みへ40万円を移し、発注残を60万円にします。合計は100万円のままです。発注残を100万円のまま残すと、合計が140万円になります。発注ごとに「発注総額＝発生済み＋未実施」を確かめ、工程の進捗率を根拠なく発注額に掛けて置き換えないようにします。

その後、同じ40万円分の請求が42万円で届いたら、仮置きの40万円を42万円に置き換えます。40万円を残したまま42万円を足すと二重になります。差の2万円は、対象範囲、数量、単価を確かめてから総額に反映します。請求が届いたことだけで、記載額を無条件に確定にはしません。

未発注の残工事をゼロにしない

未発注の工事は、費用がかからないのではなく、条件がまだ決まっていないだけです。図面、仕様、工程から残りの作業を洗い出し、数量と単価の根拠を付けて金額を置きます。「予算から使った分を引いた残り」をそのまま残工事にすると、予算不足が隠れます。先に完成に必要な額を見積もり、予算との差は対応を考える材料にします。金額が分からなければ、対象、数量、見積依頼先、回答予定日を残し、未反映の費用があることを表示します。

状態の移動と総額の変化を分ける

発注残から発生済みへの移動は、同額なら完成原価を変えません。数量の追加、単価の変更、未着請求との差額があれば、総額の変化として理由を記録します。状態を更新しただけで完成原価が増減したときは、まず重複や消し忘れを疑い、それから実際の費用の増減を確かめます。こうすると、帳票の操作で生じた差と現場で起きた差を分けられます。

04.残工事から着地を組み直し、差を原因別に分ける

最新着地見込みは、残りの予算ではなく、残りの仕事から作ります。

現場では「何が増え、何が決まっていないか」を聞く

見た目の進捗が半分でも、費用が半分発生したとは限りません。設備、仕上げ、外構など、作業によって費用の出る時期が違うからです。現場担当者には「予算内ですか」ではなく、「前回から増えた作業は何か」「まだ金額が決まらない部分は何か」「不要になった作業はあるか」と聞きます。工程表にない手直しや追加対応も、完成に必要なら残工事に加えます。

残工事は、数量、仕様、単価、施工条件、発注状態に分けて見積もります。過去の単価を使う場合は、仕様、時点、運搬条件が今回に合うかを確かめます。単価だけ新しくしても、数量や発注範囲が古ければ着地はずれます。

決まっていない金額は幅と条件を添える

案件Aの未発注の残工事550万円に、80万円で仮置きした項目が含まれ、条件次第で60万〜100万円になるとします。売上と他の原価は変えない試算です。

これは統計的な予測の幅ではなく、数量や施工方法など何が変わるとその金額になるかを示すものです。低い条件だけを採って利益が回復したと扱わず、見積の受領や現地確認など、条件を確定させる行動と期限を決めます。前の節の協議中の増額（原価60万円）の試算とは別のもので、合算しません。

原価の差を重複なく原因に分ける

案件Aの実行予算から最新着地見込みまでの原価増150万円を、原因別に分けた架空例です。

粗利の変化は、売上増100（120−20）から原価増150を引いた−50万円です。見積から実行予算への漏れ50万円は別の期間の差なので、この150万円には入れません。数量と単価が同時に変わった明細は、数量の差を旧単価で、単価の差を新数量で計算するなど方法を一つに決めておくと、合計が元の差に戻ります。仕様変更に入れた差を数量の差にも入れるといった重複を避けます。

表計算では入力欄と式の欄を分けます。売上をB5、原価をB9に置くなら、粗利は「=B5-B9」、粗利率は「=IF(B5=0,"",(B5-B9)/B5)」です。百分率の書式を使うなら、式でさらに100を掛けません。売上がゼロの案件は空欄にし、0％の案件と区別します。

05.会計の原価と照合する

管理用の原価は社内の判断に合わせて範囲を決め、会計上の原価は自社の会計方針に沿って区分します。両者は一致するとは限らないので、何を含め、何を含めないかを表の前提に書きます。

案件に入れる原価の範囲を決める

材料費、外注費、社内作業、現場経費について、案件に直接入れる範囲を決めます。材料込みの外注契約なら、同じ材料を別の仕入明細から重ねて足さないようにします。社内の作業時間を原価に含める場合は、時間と社内単価の前提を記録します。たとえば80時間×3,000円／時間＝24万円という配分は管理上の計算で、市場の賃金や顧客への請求単価ではありません。同じ時間を複数の案件に付けたり、すでに原価に入れた給与を再び足したりしないようにします。配分の基準を変えたら適用開始日を残し、実際の費用増と配分の変更による差を分けます。

差額は内訳で説明する

会計と照合するとき、完成原価見込みの全額を当月の会計原価と比べることはしません。基準日、案件、期間、税区分をそろえ、発生済み原価のうち照合できる範囲を切り出します。次は案件Aとは別の架空例です。

この例は差を説明するもので、会計に40万円を足すという意味ではありません。説明できない差が残ったら、「その他」に振り替えて合計を合わせるのではなく、対象の明細、差額、考えられる理由、確認先、回答期限を保留一覧に残します。会議に出す際は、着地見込みに含めた額と、まだ反映できていない額を分けて示します。

06.毎月の更新で決めること

採算表は、一人が全情報を集めるより、情報を持つ人が根拠を渡す形のほうが更新が止まりません。営業・契約担当は契約と変更の合意状態を、現場・設計担当は実施範囲と残工事の見込みを、経理は請求・支払と会計側との照合を受け持ち、経営者は差と未確定の項目を見て対応の順番を決めます。入力するのが経理でも、残工事の数量を判断するのは現場です。更新の記録には「営業に確認済み」ではなく、誰が、何を、どの資料で確かめたかを残します。

月次の更新は、現場確認 → 契約変更の確認 → 原価の状態更新 → 会計との照合 → 差の分解 → 対応の決定、の順で進めると、届いた資料の順に数字を足してしまう事態を避けられます。月末を基準日とするなら、翌月のいつまでに提出し、いつ判断するかを社内で決めます。資料が未着でも、確認できた分と保留を分けて更新し、全項目の確定を待って止まらないようにします。

粗利率の順ではなく、判断の期限で並べる

複数の案件は、粗利率の低い順ではなく、減った金額、未確定の額、次の判断期限を合わせて並べます。案件B・Cも架空です。

Bは売上600万円、原価が420万円から480万円へ、Cは売上80万円、原価が50万円から55万円へ増えた設定です。金額の大きい案件だけでなく、今判断しないと条件が変わる案件を拾います。

粗利率が急に良くなった案件も確認の対象です。施工の工夫で費用が減った可能性もありますが、未着請求、社内作業、発注残が抜けた可能性もあります。「何が減ったか」から根拠をたどります。他の案件との率の比較より先に、同じ案件の前回値と工事範囲を比べます。

予算超過を報告した担当者が責められる運用では、未確定の情報が早く出てこなくなります。会議では「前回から何が変わったか」「未確認の条件は何か」「今回何を決めるか」を扱い、判断できない場合は足りない情報と、次に確認を始める条件を決めます。

採算と資金は別の表で見る

管理上の粗利が残る見通しでも、入金より先に支払いが来れば資金の準備が要ります。採算表の粗利には未入金の売上や未払いの原価、社内人件費の配分が含まれるので、預金の増加額としては読めません。J-Net21「資金繰り表を活用する」も、利益が出ているのに預金が増えない原因を入出金と売上・費用の計上のタイミングのずれとして説明しています。資金は、実際に動く金額と日付を並べた資金繰り表で確認し、採算表とは案件番号でつなぎます。

07.確定して、差を次の見積に戻す

現場の完成と採算の確定は別の欄にします。閉じる前に、最終変更の合意と金額、実施済み作業と請求の対応、発注残が未実施なのか消し忘れなのか、残る手直しの有無、社内作業と立替経費、未請求・未回収の担当を確かめます。発注残を一括でゼロにする前に、未実施の作業や支払条件が残っていないかを見ます。

見込みと確定の差を原因で分ける

案件Aの最新着地見込みは売上3,300万円、原価2,550万円、粗利750万円で、最終照合後は売上3,330万円、原価2,600万円、粗利730万円でした。

3,330−2,600＝730万円で、750−20＝730万円とも一致します。追加変更による差と、見込みの精度による差を分けておけば、最終照合の差30万円はさらに明細へ戻って原因を調べる対象だと分かります。

差を次回の確認項目に変える

「見積精度を上げる」では、誰が何を変えるかが残りません。差を、次の案件で使う確認項目と、それを行う段階・担当に変えます。

一件の費用増を見て、すべての見積単価を一律に上げるのは早すぎます。狭い搬入路、特殊な仕様、限られた作業時間など案件固有の条件なら、その条件がある案件で確認する項目として残します。共通の課題かどうかは、原価の範囲をそろえた似た案件と比べて判断し、件数が少ないうちは平均値を標準として扱いません。

始めるなら、着工前の一件と進行中の一件で四列管理を試すのが現実的です。前者で基準の作り方を、後者で未着請求と残工事の更新を確かめられます。入力にかかった時間と、資料が集まらなかった理由を記録し、発注・変更の情報が普段の業務の中で残るように整えてから対象を広げます。