工務店・ハウスメーカーの資金繰り表の作り方 月末残高では見えない月中の不足日を見つける

受注が増え、月末には預金が残る見込みでも、その前に来る材料費、外注費、給与を払えるとは限りません。工務店の資金繰り表で答えたいのは、月末にいくら残るかではなく、いつ資金が最も少なくなり、その日にいくら足りず、いつまでに手を打てば間に合うかです。

そのための手順は四つです。確認済みの預金残高から始める。工事番号の付いた入出金を一行一件で集める。それを月別に集計し、直近の月は日別に展開して最低残高を探す。入金遅延などの条件を変えて試算し、実績との差を次の予測へ戻す。

以下の工事、金額、日付、管理下限はすべて架空の説明例です。主な算例は連続するM1月〜M3月、単位は万円で、入金・支出はどちらも正の数で入力し、残高は「直前残高＋入金−支出」で計算します。資金表には実際に口座から出入りする額を置くため、課税取引は消費税等を含む額になります。会計処理、納付日、契約や融資の条件は、自社の資料と経理担当者・税理士・金融機関で確認が必要です。

01.月末残高がプラスでも途中で足りなくなる理由

工事代金は契約時・中間・引渡し時などに分けて入り、材料費や外注費はその間に先に出ていきます。給与、家賃、納税、借入返済は工事の進み具合と関係なく決まった日に出ます。月の合計で入金が支出を上回っていても、大きな入金が月末なら、その前の支払日には残高が足りないことがあります。

後で示す架空の会社では、M1月の月末残高は460万円の見込みです。ところが日付順に並べると、25日の給与支払いで残高は−250万円、27日の材料・外注費、納税、借入返済の後は−740万円になります。月別表だけを見ていた経営者は、この不足に気づけません。

受注・売上・入金は別の日に起きる

受注は仕事を引き受ける契約、売上は自社の会計方針に沿って認識する金額、入金は実際に口座に入る資金です。契約総額3,300万円の工事でも、契約時に入るのが330万円なら、その日に増える資金は330万円だけです。残りの2,970万円は、契約で決めた段階と日付に分けて追います。営業の受注一覧をそのまま資金表へ写すと、まだ受け取れない代金を支払いに使えるように見えてしまいます。

工事の利益が出ていても資金は減る

工事の粗利が確保できていても、材料を先に払い代金を後で受け取るなら、施工の途中で資金は減ります。逆に前受金を受け取った直後は、施工の支払いが残っていても口座残高が増えます。残高の増減だけで工事の好不調を判断せず、工事の採算は案件別採算管理、資金は資金繰り表と、別の表で読みます。両者は同じ工事番号でつなぎます。

中小企業基盤整備機構のJ-Net21「資金繰り表を活用する」も、損益上は黒字でも預金が増えない原因を「入出金のタイミングと、売上・費用の計上タイミングのズレ」と説明し、資金繰りの実績表と予定表を比べて今後の資金の流れを調整することを勧めています。同ページは3〜6か月先を見通せる表を作ることも挙げています。この記事の工事番号による明細の作り方、日別展開、担当の分け方は、その考え方を工務店の業務に当てはめた編集部の提案です。公的資料が特定の下限額や更新頻度を定めているわけではありません。

02.出発点の残高を確かめる

開始残高が100万円ずれれば、その後の残高もすべて100万円ずれます。前回の予定残高を引き継ぐのではなく、基準日時を決めて口座の実残高から始めます。

基準日と口座をそろえる

「M1月の前月末、取引反映後」のように時点を決め、全口座と手元現金を同じ時点で確認します。一つの口座は前月末、別の口座は翌月初の振込後という状態で合算すると、口座間の移動や月をまたぐ取引が重複したり抜けたりします。帳簿と銀行残高が違う場合は、未記帳、未反映、手数料、期間の違いを調べ、理由の分からない差額を「調整」で埋めずに未確認として残します。表の上部に基準日時と対象口座を書いておけば、次回も同じ範囲で比べられます。

振込予約を二重に引かない

銀行で確認した残高が800万円、翌日の振込予約100万円がまだ残高に反映されていないなら、開始残高800万円と翌日の支出100万円を記録します。翌日の残高は700万円です。開始残高を先に700万円へ減らし、さらに翌日の支出100万円を引くと600万円になり、同じ支払いを二度引いたことになります。入金も同様で、相手から「振り込んだ」と連絡があっても、自社口座で着金を確認するまでは予定のままにします。

使えない資金と、まだない資金を足さない

口座にあっても使途や引出しに条件がある預金は、支払いに使える資金と分けて表示します。相談中の融資枠や経営者個人の預金も、会社に入金されるまでは開始残高に入れず、条件付きの調達案として別に試算します。個人資金を会社に入れる場合の手続きと会計処理は経理担当者に確認します。

全社の合計で足りていても、支払いを引き落とす口座に資金がなければ決済できません。A口座600万円、B口座200万円で合計800万円あっても、B口座から350万円を払うなら150万円足りません。A口座から150万円を移すと、A口座450万円、B口座350万円で、手数料がなければ合計は800万円のままです。口座間の振替は全社表の入出金から除き、口座別の補助表で追います。振替手数料だけは外部への支出です。

03.入出金を一行一件の明細で集める

月別表も日別表も、同じ一つの明細から集計します。表ごとに数字を手で打ち直すと、どちらが正しいか分からなくなるためです。

残高の式は「前の残高＋当日の入金−当日の支出」です。支出を負の数で入れたうえでさらに引くと、支払うほど残高が増える誤りになります。

入金予定は契約条件と工程から置く

入金予定は、契約総額を契約で決めた受取段階に分けて作ります。次の工事Aは総額3,300万円を三回で受け取る架空例で、330＋990＋1,980＝3,300万円です。割合を推奨するものではありません。

工事完了日をそのまま入金日にはしません。入金日は、出来高や検査などの請求条件がそろい、請求書が届き、相手方が支払手続きをした後です。工程が変わったら、どの入金明細に影響するかを現場から伝えてもらいます。入金予定の作り方と、延期・部分入金の扱いは入金管理の記事で詳しく説明しています。

支払予定は請求書が届く前から置く

請求書がまだないことを理由に支払予定をゼロにすると、資金表は実際より良く見えます。注文済み・施工済みの分は注文書や出来高から、未発注の分は実行予算と工程から、取引条件に沿って支払日へ置きます。

発注から請求へ進んだら、同じ明細を具体化します。発注総額500万円のうち確認済みの請求が200万円なら、資金表の支払いは「請求済み200万円」と「未請求の残り300万円」で合計500万円です。発注額500万円と請求額200万円を別々の支出として積むと700万円になります。分割請求には枝番号を付け、累計請求と残額が発注総額に合うかを照合します。追加発注や減額で総額そのものが変わる場合は、重複の修正と区別して記録します。

未確定の行には確認する人と期限を付ける

金額や日付が決まっていない行に「見込み」とだけ書いても、誰も更新しません。何が決まっていないか、誰に確認するか、いつまでに更新するかを並べます。

ゼロ、空欄、未確認は別の状態です。発生しないと確認したものだけをゼロにし、分からない金額をゼロに置き換えません。日付が分からない明細を便宜上月末に置くなら、その仮定を表示し、日別の支払原資として当てにしないようにします。

前受金は残工事の支払いと並べて読む

前受金を受け取ると残高は増えますが、その工事にはまだ施工と支払いが残っています。架空の工事Cで、累計受取額600万円、累計支払額200万円なら、受け取った額と払った額の差は400万円です。これに対して、発注・施工済みで未払いの250万円と、未発注の残工事500万円、合わせて750万円の支払いが残っています。今後の受取予定は900万円です。

差400万円と残る支払い750万円を比べると350万円の開きがありますが、それが特定の日の不足額とは限りません。900万円がいつ入り、750万円がいつ出るかを日付で並べて初めて分かります。また、差の400万円が口座にそのまま残っているとも限りません。他の工事や給与に使われていれば、全社の表で残高を見ます。会計上の前受金残高は経理が別に照合するもので、この差から自動的には出せません。

前受金に備えて社内で資金を「取り置く」場合、その取り置き額を支出として引くと、すでに資金表へ入れた将来の工事支出と二重に減らすことになります。取り置きは用途の表示であり、残高計算とは分けます。

条件付きの入金と未契約の商談は別欄にする

契約済みでも、出来高確認や検査などの請求条件がまだ満たされていない入金は「条件付き」と表示し、遅れた場合の試算も並べます。融資も、相談、審査・承認、契約、実行は別の段階です。相談した額を開始残高に足したり、実行日が分からないまま支払日前の入金として置いたりしません。

未契約の商談は基本計画に入れません。1,000万円の入金見込みに成約確率80％を掛けても、800万円が入るわけではないからです。資金の検討では「契約する場合」と「契約しない場合」を分け、契約する場合には契約時の入金だけでなく、完成までの材料・外注・施工の支払いも加えます。入金だけ増やした試算は、受注後の資金負担を小さく見せます。契約が決まったら明細を契約済みの台帳へ移し、同じ案件を両方で数えないようにします。

04.月別表で流れをつかみ、日別表で不足日を探す

ここからは同じ架空会社の連続した算例です。開始残高は800万円です。

固定支出は実際の支払日に置く

工事の材料費・外注費だけでなく、給与、家賃、定期契約、税金や社会保険、借入元金と利息、設備代金を同じ明細に入れます。税金、賞与、年払いの保険などは月平均にならさず、実際に払う月に置きます。納付額と期限は、自社の通知、申告資料、税理士への確認に基づきます。前年と同じ日付・金額を置くなら、仮定であることを表示します。

給与は、従業員への振込額と、天引きした税・社会保険料の納付を分けて置きます。給与総額と天引き分の納付を両方そのまま足すと、同じ金額を二度数えることがあります。また、採算表で工事に配分した人件費と、全社の給与支払いを両方入れないようにします。資金表の支出合計は、外部への実際の支払いの合計と一致させます。

借入金の入金は売上ではなく、元金の返済は費用ではありませんが、どちらも口座残高を動かすので資金表には入れます。減価償却費は口座から出ていかないので入れず、設備は実際に代金を払う日と額を置きます。

月別表：3か月の大きな流れ

以下は新規借入を含まない基本計画です。「給与等」「その他経費」は説明のために集約した数字で、実務では振込・引落しの単位に分けます。

M1月は800＋1,800−2,140＝460万円、M2月は460＋2,400−2,010＝850万円、M3月は850＋1,600−2,030＝420万円です。3か月の入金は5,800万円、支出は6,180万円で、開始時から380万円減っています。月末はすべてプラスですが、これだけでは各支払日に払えるかは分かりません。M3月末の420万円も、翌月以降の工事支出や返済を見るまでは余裕と呼べません。

日別表：M1月の最低残高

同じM1月の明細を、入出金のある日に展開します。

入金合計1,800万円、支出合計2,140万円で、月別表と一致します。最初に不足するのは25日、最も深い不足は27日の740万円です。30日の入金1,200万円は、25日・27日の支払いに間に合いません。マイナスの数字は、何も手を打たずに予定を並べた場合の不足額であり、口座がそのままマイナスで決済されるという意味ではありません。

同じ日の入出金は、日次の最終残高がプラスでも安心できません。入金口座と支払口座が違う、着金が支払いの後になる、振込の受付時刻に間に合わない、といった条件があるためです。同じ日の入金を支払いに充てる計画は、金融機関の取扱いと相手方の支払方法を確認し、間に合わない場合の残高も並べておきます。

05.条件を一つずつ変えて不足額を比べる

基本計画から一つの条件だけを変えて試算すると、どの出来事が資金にどれだけ響くかが分かります。

入金遅延と支出増

開始残高800万円は共通です。入金遅延はM1月30日の1,200万円がM2月へずれるだけ、支出増はM2月に200万円が加わるだけと仮定します。

遅延時のM1月末は800＋600−2,140＝−740万円、M2月末は−740＋3,600−2,010＝850万円です。遅れた入金が期間内に全額入る仮定なので、M2月末は基本計画に戻りますが、途中の不足が解消したわけではありません。M2月の入金日が決まっていなければ、M2月の日別最低残高もまだ分かりません。

社内で「残高を300万円より下げない」という管理下限を置いた場合、M1月の最低残高−740万円との差は300−（−740）＝1,040万円です。ゼロまでの不足740万円とは別の数字です。300万円は架空の社内条件で、業界共通の安全額ではありません。下限との差をそのまま融資の申込額にせず、どの手当てで、どれだけの期間埋めるかと合わせて考えます。

設備支出を翌月へ移した場合

M1月20日の設備支出250万円を、相手方との合意のうえでM2月へ移せたとします。他の入出金は変わらず、変更費用はかからない仮定です。

M1月の最低残高は250万円改善しますが、−490万円の不足が残ります。M2月は月初残高が250万円増え、支出も250万円増えるので、月末は710＋2,400−2,260＝850万円で変わりません。延期は支出の削減ではなく、時期の移動です。延期先のM2月を日別に展開し、大きな支払日と重ならないかも確かめます。「延期」と「中止」は代わりの案なので、同じ250万円の効果を両方足すことはできません。計画期間の外へ支出を移した場合は、期間を延ばして確認します。

受注を増やす前に見る資金の谷

受注を増やす判断にも同じ考え方が使えます。架空の工事Bで、契約時の入金300万円、次の入金までの支払い900万円なら、その区間の工事の入出金差は−600万円です。同じ条件の工事が二件完全に重なれば−1,200万円になります。これは工事だけの差で、会社全体の不足額ではありません。既存工事、固定支出、開始残高と重ねて日別の最低残高を計算します。設計・現場管理・協力会社の手が足りず工程が遅れれば、入金条件にも響きます。受注額の増加を、そのまま資金の改善として扱わないことです。

06.不足日から逆算して判断の期限を決める

M1月の基本計画では、最初に不足する25日より前に手当てが必要です。27日の不足が最大でも、27日までに手当てすればよいわけではありません。逆算は「不足する支払日 ← 資金が使える日 ← 実行の手続き日 ← 合意・承認の日 ← 相談の開始日」の順で、各段階の所要日数は社内の担当者や相手方に確認します。一般的な日数を当てはめると、間に合うように見えて間に合わないことがあります。

まず自社で止まっている入金を動かす

最初に確かめるのは、請求条件を満たしているのにまだ請求していない仕事と、請求書の不備で相手方の処理が止まっている仕事です。入金済みなのに、名義が違う・合算振込である等の理由で消込できていないだけの場合もあるので、未入金と判断する前に銀行明細と請求を照合します。

請求できる条件が成立していないなら、施工・検査・書類を正しく進めるのが先です。実態と違う完了扱いや書類で入金を早めることはできません。

成立していない対策を基本計画に混ぜない

支払時期の調整、設備の延期、融資などの対策は、「未着手」「協議中」「確定」「実行済み」に分けます。基本計画に効果を入れてよいのは確定以降で、協議中のものは条件付きの別案として並べます。確定後も、着金や支払変更の実績を確認するまでは予定です。

対策ごとに、どの日のどの支払いに対する手当てか、必要な金額と使える日、成立の条件、継続か別案へ切り替えるかを決める期限、実行する人を書きます。期限を過ぎても「調整中」のまま残さず、別の相談や代替案に移ります。対策に伴う費用や将来の返済も、当面の改善額と並べて示します。

金融機関や専門家に相談するときに見せるもの

相談では、「売上はあるので大丈夫」という説明より、どの入金より先にどの支払いが来るのかを表で示すほうが話が進みます。用意するのは、確認済みの預金残高、月別・日別の資金繰り表、工事別の入金予定、支払予定、借入と返済の予定、すでに進めた対応と未確認の事項です。決算書や試算表など必要な資料は相談先の案内に従います。すべての資料がそろうまで待たず、判明した事実と未確認の条件を分けて早めに伝えます。

借入を含む案では、契約額と実際の入金額、使える日、費用、元金返済、利息を資金表に置きます。必要な日より後に入る資金は、その前の支払いには使えません。融資の可否や条件は個別の審査で決まり、資金表を整えたことで決まるものではありません。

07.予測と実績の差を次の予測に戻す

更新では、最新残高に合わせる作業と、予測が外れた理由を調べる作業の両方を行います。

予定を消さずに実績へ置き換える

前回の予測は日付付きで保存するか、明細に前回の予定額・予定日を残します。予定を消して最新値だけにすると、何がどれだけ変わったかが追えません。一方で、残高計算では予定と実績を二重に数えません。200万円の支払予定のうち80万円を払ったなら、実績80万円と未払予定120万円に分けます。実績80万円を追加して元の200万円も残すと、合計280万円になります。

銀行明細を取り込むときは、同じ期間の再取込みや、銀行明細と会計データの重複に注意し、計算した残高を銀行の残高と照合します。複数の請求をまとめた入金は、配分の根拠を残し、配分の合計を実際の入金額に合わせます。

差を四つに分けると直す仕事が決まる

入金が翌月へずれただけで契約額が変わっていなければ、売上が減ったわけではありません。支出が増えた場合は、数量、単価、手直しなど原価の原因まで確認する必要があることがあり、その分析は原価差異分析の領域です。資金表にはその支払額と日付を反映します。

残高が予測より多かったときも理由を確かめます。入金が早まったのか、支払いがまだ実行されていないだけなのか、入力が漏れているのかで意味が違います。良い方向の差を確認せずに残すと、未払いを余裕資金と取り違えます。

情報を持つ人が変更を伝える

経理が毎回すべての工事の状況を聞いて回る方式では、現場で分かっている変更が表に届くまで時間がかかります。情報を持つ担当と、表へ反映する担当を決めます。

一人が複数の役割を兼ねる会社でも、どの立場で確認したかは分けて記録します。定例の更新は自社の業務に合わせて決めますが、主要な入金の遅れ、工程変更、大きな追加支出、調達条件の変更は次の定例を待たずに共有します。金額の大小だけでなく、「管理下限を下回るおそれが出た」「予定していた請求条件が成立しない」「対策の判断期限に間に合わない」も共有の条件にします。入金が遅れたからといって支払いも同じだけ遅れるとは限らないので、両方を別々に確認します。

経営者が更新のたびに受け取るべき情報は、全明細ではなく、最も低い残高とその日、その前に必要な判断と期限、未確認の条件、前回から変わった理由です。

初めて作るなら、確認済みの残高、契約済み工事の入金、近い支払予定から始め、まず翌月までの日別の最低残高を出します。そこに残工事や先の固定支出を加えて期間を延ばします。資料がそろわない項目は消さずに、担当と確認期限を付けて残しておきます。